TurbineDoc Köprüsü

7 dk okuma · Bölüm 17/17

Ne işe yarar

TurbineDoc, sahadaki rüzgâr enerjisi işlerini yöneten ayrı bir uygulamadır: avans ödemeleri, konaklama faturaları, müşteriye kesilen hakedişler orada yapılır. TurbineDoc Köprüsü, sahada gerçekleşen bu finansal olayları otomatik olarak Mihenk’e taşıyıp muhasebe defterinize işlenmesini sağlayan modüldür. Yani saha ekibi bir avans ödediğinde veya bir konaklama faturası girdiğinde, bunu muhasebecinin yeniden elle yazmasına gerek kalmaz; olay köprü üzerinden Mihenk’e akar ve gerekli muhasebe kaydı (fiş) oluşur.

Bu modülün asıl çözdüğü sorun şudur: iki ayrı sistemde aynı kişiyi/firmayı eşleştirmek ve eşleşmeyen kayıtları gözden kaçırmamak. TurbineDoc bir personeli “kullanıcı (USER)” olarak tanır; Mihenk ise aynı kişiyi “Personel” olarak tutar. Köprü, bu iki kimliği bir kez bağladığınızda (eşlediğinizde) sonraki tüm olayları otomatik doğru yere yazar. Eşleme yoksa olay deftere işlenemez; bunun yerine onay/hata kuyruğuna düşer ve sizden müdahale bekler. Köprü size bu kuyruğu gösterir; eksik eşlemeyi tamamlar ve olayı tekrar işletirsiniz.

Modül genellikle muhasebe sorumlusu, mali işler yetkilisi veya ön muhasebeyi yürüten ofis personeli tarafından kullanılır. Günlük iş, çoğunlukla “kuyrukta bekleyen bir şey var mı?” diye bakıp, varsa eksik eşlemeyi tamamlamak ve hakediş taslaklarına tutar girip deftere işlemektir.

Köprü iki ana ekrandan (sekme) oluşur:

  • Dead-Letter Kuyruğu: Otomatik işlenemeyen (genelde kimliği eşleşmemiş) olayların listesi. Buradan kimlik eşler ve olayı tekrar işletirsiniz.
  • Hakediş Taslakları: Müşteriye kesilen hakedişler için tutarı sonradan elle girip deftere işlediğiniz ekran.

Temel kavramlar

  • Köprü (bridge): TurbineDoc saha uygulaması ile Mihenk ön muhasebe arasında finansal olayları otomatik aktaran bağlantı katmanıdır.
  • Olay (event): Sahada gerçekleşen ve muhasebeyi ilgilendiren bir hareket. Üç tip olay Mihenk’e akar:
    • Avans ödendi (ALLOWANCE_BATCH_PAID): Personele toplu avans ödemesi. Mihenk’te genel yönetim gideri olarak yazılır.
    • Konaklama faturası (ACCOMMODATION_INVOICE_CREATED): Konaklama tedarikçisinden gelen fatura. Mihenk’te gider ve tedarikçiye borç (satıcı carisi) olarak yazılır.
    • Hakediş kesildi (HAKEDIS_KESILDI): Müşteriye kesilen ilerleme/hakediş. Tutar sahadan otomatik gelmez; Mihenk’te bir taslak olarak açılır, tutarı siz girersiniz.
  • Cari: Bir müşteri veya tedarikçinin Mihenk’teki hesap kartı; o firmayla borç-alacak ilişkinizi tutar.
  • Personel: Mihenk’teki çalışan kartı (avans ve bordro buna bağlanır).
  • Kimlik eşleme (identity map): TurbineDoc’taki bir kaydı (örneğin bir kullanıcı, bir saha, bir konaklama yeri) Mihenk’teki karşılığına (Personel / Tedarikçi / Müşteri) bağlama işlemi. Bir kez yaparsınız, sonrası otomatik çözülür.
  • Kaynak tip (source type): Olayın TurbineDoc tarafındaki türü. USER (kullanıcı/personel), ACCOMMODATION (konaklama yeri), SITE (saha), ORGANIZATION (firma).
  • Hedef tip (target type): Mihenk tarafındaki karşılığı. Personel (EMPLOYEE), Tedarikçi (VENDOR) veya Müşteri (CUSTOMER). Tipik eşleşme: USER→Personel, ACCOMMODATION→Tedarikçi, SITE→Müşteri.
  • Dead-letter (hata/onay kuyruğu): Otomatik işlenemeyen olayların bekletildiği kuyruk. Her kaydın bir sebep kodu vardır.
  • Sebep kodu: Olayın neden işlenemediğini söyler:
    • Eşlenmemiş Kimlik (UNMAPPED_ENTITY): En sık karşılaşılan durum — kaynak kayıt henüz Mihenk’teki bir karta bağlanmamış. Çözümü: kimlik eşleyip tekrar işletmek.
    • Geçersiz Tutar (BLOCKED_INVALID_AMOUNT): Olayın tutarı çözülemedi/okunamadı (örneğin şifreli avans tutarı açılamadı).
    • Çoklu Para (MULTI_CURRENCY_UNSUPPORTED): Birden fazla para birimi içeren olay henüz desteklenmiyor.
    • Dönem Kilitli (PERIOD_LOCKED): Olayın tarihine ait muhasebe dönemi kapatılmış; o döneme yeni fiş işlenemez.
    • İşleyici Hatası (HANDLER_ERROR): İşleme sırasında beklenmeyen bir hata oluştu.
  • Replay (yeniden işleme): Kuyruktaki bir olayı baştan tekrar işletme aksiyonu. Idempotent’tir: aynı olayı 100 kez de işletseniz tek bir muhasebe kaydı oluşur, mükerrer fiş kesilmez. Sonucuna göre olay deftere işlenir, hakediş taslağına dönüşür veya yine kuyrukta kalır.
  • Taslak (DRAFT) → Kesinleşmiş kayıt (POSTED): Bir muhasebe kaydı önce taslak halindedir (henüz deftere işlenmemiş, değiştirilebilir). Postalama/Kesinleştirme ile deftere işlenir (POSTED) ve artık resmî yevmiye kaydı olur. Hakediş taslakları bu mantıkla çalışır.
  • Yevmiye / fiş: Borç (DR) ve alacak (CR) tarafları daima birbirine eşit olan muhasebe kaydı.
  • KDV (Katma Değer Vergisi): Satış/hizmet üzerinden hesaplanan vergi; hakediş postalanırken ayrı bir tutar olarak girilebilir.
  • Tevkifat: KDV’nin bir kısmının alıcı tarafından beyan edilmesi (kesinti) usulü; hakedişte KDV içinden ayrılan, KDV’den büyük olamayan tutardır.

Adım adım kullanım

Modüle TurbineDoc Köprüsü sayfasından girersiniz. Üstte iki sekme görürsünüz: Dead-Letter Kuyruğu ve Hakediş Taslakları. Açılışta Dead-Letter Kuyruğu seçili gelir.

Hata/onay kuyruğunu görüntüleme ve filtreleme

  1. Dead-Letter Kuyruğu sekmesine geçin. Açık (henüz çözülmemiş) tüm kayıtlar bir tabloda listelenir: Sebep, Detay, Deneme (kaç kez denendiği), Olay (olay kimliğinin kısaltması — üzerine tıklayarak kopyalayabilirsiniz), Tarih ve İşlem sütunları.
  2. Sol üstteki Sebep açılır listesinden bir sebep seçerek kuyruğu süzebilirsiniz; örneğin sadece Eşlenmemiş Kimlik kayıtlarını görmek için onu seçin. Tümü seçeneği filtreyi kaldırır.

Kimlik eşleme (eksik bağlantıyı kurma)

Bir olay “Eşlenmemiş Kimlik” sebebiyle kuyruktaysa, önce TurbineDoc kaydını Mihenk’teki kartına bağlamanız gerekir.

  1. Dead-Letter Kuyruğu sekmesinde sağ üstteki Kimlik Eşle düğmesine basın. Sağdan bir form paneli açılır.
  2. Kaynak Sistem alanı varsayılan olarak turbinedoc gelir; olduğu gibi bırakın.
  3. Kaynak Tip alanından TurbineDoc tarafındaki türü seçin (USER / ACCOMMODATION / SITE / ORGANIZATION).
  4. Kaynak Kimlik (TurbineDoc ID) alanına, eşlemek istediğiniz kaydın TurbineDoc kimliğini girin. (Bu kimliği, kuyruktaki ilgili satırın Olay sütunundan veya olay detayından alabilirsiniz.)
  5. Hedef Tip (Mihenk) alanından Mihenk’teki karşılığını seçin: Personel, Tedarikçi veya Müşteri.
  6. Hedef Entity alanından, seçtiğiniz tipe göre açılan listeden ilgili kartı seçin (liste arama desteklidir; her seçenek “kod — ad” biçiminde gösterilir). Bu liste yalnızca aktif kayıtları getirir.
  7. Eşle düğmesine basın. “Kimlik eşlemesi kaydedildi” mesajını görürsünüz.

Not: Eşlemeyi kaydettikten sonra, aynı kaynağa ait bekleyen “Eşlenmemiş Kimlik” olayları çoğu durumda otomatik tekrar işletilir. Yine de ilgili satır kuyrukta kalmışsa, bir sonraki adımdaki Replay ile elle çözebilirsiniz.

Bir olayı yeniden işletme (Replay)

  1. Kuyruktaki bir satırın İşlem sütununda Replay düğmesine basın. Olay baştan işlenir.
  2. Sonuca göre bir bildirim görürsünüz:
    • Deftere işlendi (POSTED): Olay başarıyla yevmiyeye yazıldı; bir yevmiye numarası gösterilebilir. Satır kuyruktan düşer.
    • Zaten işlenmiş: Olay daha önce işlenmiş; tekrar denemeniz yeni bir kayıt oluşturmaz (idempotent).
    • Hakediş taslağı oluştu: Olay bir hakediş taslağına dönüştü; Hakediş Taslakları sekmesine geçip tutar girmeniz gerekir.
    • Yine dead-letter: Sorun çözülmemiş (örneğin hâlâ eşleme eksik veya dönem kapalı); sebep kodu mesajda belirtilir, ilgili eksiği giderip tekrar deneyin.

Hakediş taslaklarını listeleme

  1. Hakediş Taslakları sekmesine geçin. Müşteriye kesilen ve tutar/işlem bekleyen taslaklar listelenir: Kaynak, Fatura No, Müşteri, Matrah, KDV, Tevkifat, Durum ve İşlem sütunları.
  2. Durum sütunundaki etiketler: Tutar Bekliyor (henüz tutar girilmemiş), Hazır (tutar ve müşteri girilmiş, postalamaya uygun), Postalandı (deftere işlenmiş), İptal.

Hakediş taslağına tutar girme

Sahadan gelen hakediş olayı tutar taşımaz; tutarı burada elle girersiniz.

  1. Durumu Tutar Bekliyor veya Hazır olan satırda Tutar Gir düğmesine basın. Sağdan tutar paneli açılır.
  2. Matrah (net) alanına KDV hariç net tutarı girin (zorunlu; sıfırdan büyük olmalı).
  3. KDV alanı isteğe bağlıdır; varsa KDV tutarını girin.
  4. Tevkifat alanı isteğe bağlıdır; varsa girin. Tevkifat KDV tutarından büyük olamaz (büyükse form hata verir).
  5. Müşteri (cari) alanından ilgili müşteriyi seçin. Bu alan postalama için zorunludur.
  6. İsterseniz Fatura No girin (isteğe bağlı).
  7. Kaydet (Hazır) düğmesine basın. Tutar kaydedilir ve taslak Hazır durumuna geçer. Panelin altında, postalama sırasında hangi hesapların borçlanıp alacaklanacağının özeti gösterilir.

Hakediş taslağını deftere işleme (Postalama)

  1. Durumu Hazır olan ve müşterisi seçilmiş satırda Postala düğmesine basın.
  2. Açılan onay kutusunda işlemi doğrulayın ve Postala’ya basın. Taslak deftere işlenir (POSTED), bir yevmiye kaydı oluşur ve bir yevmiye numarası gösterilebilir.
  3. Bu işlemde alıcılar (müşteri carisi) borçlanır; satış geliri ve varsa net KDV alacaklanır. Postalanan bir taslağı tekrar postalamaya çalışırsanız “zaten postalanmış” uyarısı alırsınız (mükerrer kayıt oluşmaz).

İpuçları ve sık sorulanlar

  • En çok takılınan nokta eksik kimlik eşlemesidir. Bir org’da (firmada) köprü ilk kez devreye girdiğinde, henüz hiçbir eşleme yoksa avans ve konaklama olayları topluca “Eşlenmemiş Kimlik” sebebiyle kuyruğa düşer. İlk iş, sık geçen kişi/firma/saha eşlemelerini bir kez kurmaktır; sonrası otomatik akar.
  • Eşlemeyi kaydetmek tek başına olayı işlemez. Eşleme, “bağlantıyı” kurar; bekleyen olay otomatik tekrar işlenmediyse ilgili satırda Replay’e basmanız gerekir.
  • Replay’e çekinmeden basabilirsiniz. İşlem idempotenttir: bir olay defterde zaten varsa Replay yeni fiş kesmez, “zaten işlenmiş” der. Bu yüzden tereddütte tekrar denemek güvenlidir.
  • Hakediş taslakları otomatik deftere yazılmaz. Sahadan gelen hakediş olayı yalnızca taslak açar; tutarı siz girip Hazır yaptıktan ve müşteri seçtikten sonra Postala demeniz gerekir. Tutar/müşteri girilmemiş taslaklar bekler.
  • Müşteri seçmeden postalayamazsınız. “Postala” düğmesi yalnızca durumu Hazır olan ve müşterisi seçili taslaklarda görünür. Tutar girişinde müşteri zorunlu alandır.
  • Tevkifat KDV’den büyük olamaz. Tevkifat, KDV içinden ayrılan kesinti olduğu için form bunu engeller; doğru tutarları girdiğinizden emin olun.
  • “Geçersiz Tutar” görüyorsanız sorun genelde tutarın okunamamasıdır (örneğin avansın şifreli tutarı açılamamış olabilir). Bu, kimlik eşlemeyle çözülmez; sistem yöneticinizle (şifreleme anahtarı uyumu) görüşmek gerekebilir.
  • “Dönem Kilitli” görüyorsanız olayın ait olduğu muhasebe dönemi kapatılmıştır; o döneme yeni kayıt işlenemez. Dönem yeniden açılmadan Replay yine kuyrukta kalır.
  • Hakediş faturası düzeltmesi taslakta yapılır. Sahada bir hakediş faturası yeniden yüklense bile köprüye yalnızca ilk fatura yansır (mükerrer kayıt engellenir). Fatura no veya tutar düzeltmesini doğrudan Mihenk’teki taslakta yaparsınız.
  • Listeler aktif kayıtları getirir. Kimlik eşleme ve hakediş ekranlarındaki müşteri/tedarikçi/personel seçim listeleri yalnızca aktif kartları gösterir; eşlemek istediğiniz kartı bulamıyorsanız önce ilgili kartın oluşturulmuş ve aktif olduğundan emin olun.
  • Müşteri “Bilinmeyen müşteri” görünüyorsa, taslağa bağlı cari pasif olmuş veya müşteri tipinde değildir; doğru, aktif bir müşteri seçerek tutarı güncelleyin.