Satış Faturaları

Ne işe yarar

Satış Faturaları ekranı, müşterilerinize kestiğiniz satış faturalarını oluşturmak, kesinleştirmek ve (gerekiyorsa) e-Fatura/e-Arşiv olarak Gelir İdaresi Başkanlığı’na (GİB) göndermek için kullanılır. Bir ürün sattığınızda veya hizmet verdiğinizde, müşteriden alacağınızı belgelemek ve yasal kaydını tutmak için burada fatura keserseniz.

Bu ekran iki aşamalı çalışır. Önce bir taslak fatura hazırlarsınız (henüz resmî değildir, istediğiniz gibi yeniden oluşturabilirsiniz). Hazır olduğunuzda “Kesinleştir” dersiniz; fatura artık resmîleşir, bir fatura numarası alır ve muhasebe kayıtları otomatik oluşur. Bu sayede “fatura var ama muhasebe kaydı yok” gibi bir tutarsızlık asla oluşmaz.

Fatura kesildiği anda iki şey otomatik gerçekleşir: müşterinin cari hesabına (o müşteriyle aranızdaki borç-alacak hesabı) faturanın brüt tutarı borç olarak işlenir, yani müşterinin size olan borcu artar. Eğer fatura satırı bir stok kalemine bağlıysa, satılan miktar depodan otomatik düşülür. Ayrıca her şey bir yevmiye fişine (muhasebenin resmî kayıt defterindeki bir kayda) bağlanır.

Bu modülü genelde muhasebe/ön muhasebe sorumlusu veya satış işlemlerini yapan ofis personeli kullanır. Faturayı kesme ve e-belge gönderme gibi adımlar yetki gerektirir; yalnızca görüntüleme yetkisi olan kullanıcılar listeyi ve detayları görebilir ama fatura kesemez.

Temel kavramlar

• Cari (müşteri): Sizinle ticari ilişkisi olan müşteri firması/kişisi. Fatura yalnızca “Müşteri” veya “Her ikisi” tipindeki carilere kesilebilir.
• Cari hesap / cari bakiye: Bir müşteriyle aranızdaki güncel borç-alacak durumu. Fatura kesince müşterinin size borcu (alacağınız) artar.
• Taslak (DRAFT): Henüz kesinleştirilmemiş fatura. Resmî değildir, numarası yoktur, muhasebe kaydı oluşturmaz.
• Kesinleştirme / Kesme (DRAFT → ISSUED): Taslağı resmî faturaya dönüştürme işlemi. Fatura numarası verilir ve muhasebe kaydı otomatik üretilir. Geri alınamaz.
• Kesildi (ISSUED): Kesinleşmiş, resmî, muhasebeye işlenmiş fatura.
• İptal (CANCELLED): GİB reddi sonucu iptal edilmiş fatura.
• KDV (Katma Değer Vergisi): Satış tutarı üzerinden hesaplanan, devlete ait vergi. Her satırda oran olarak (örn. %20) girilir.
• Net tutar: KDV hariç tutar. KDV tutarı: Vergi kısmı. Brüt (genel) toplam: Net + KDV, yani müşterinin ödeyeceği toplam.
• Yevmiye fişi: Muhasebenin resmî defterindeki kayıt. Fatura kesilince otomatik oluşan bu fişte 120 (müşteri alacakları), 600 (yurtiçi satışlar) ve 391 (hesaplanan KDV) hesapları yer alır.
• Vade: Faturanın ödenmesi gereken son tarih (opsiyonel).
• e-Fatura: Alıcı da e-Fatura sistemine kayıtlı (mükellef) ise, faturanın GİB üzerinden elektronik gönderildiği biçim.
• e-Arşiv: Alıcı e-Fatura mükellefi değilse kullanılan elektronik fatura biçimi.
• ETTN: Her e-belgeye verilen benzersiz elektronik kimlik numarası.
• İade / Kredi notu: Kesilmiş bir faturayı kısmen veya tamamen geri alan ayrı bir belge. Muhasebede ters kayıt oluşturur.
• Tevkifat (2 No’lu KDV): Belirli işlemlerde KDV’nin bir kısmının alıcı tarafından devlete yatırıldığı sistem. Yalnızca tevkifatlı faturalarda görünür.
• Satır / belge iskontosu: Tek bir satıra (satır iskontosu) veya faturanın tamamına (belge iskontosu) uygulanan indirim. İndirim, KDV matrahını (verginin hesaplandığı tutarı) düşürür.

Adım adım kullanım

Yeni satış faturası oluşturma (taslak)

1. Satış Faturaları ekranını açın. Liste, faturaları tarihe göre (en yeni üstte) gösterir.
2. Sağ üstteki “Yeni Fatura” düğmesine basın. Sağdan “Yeni Satış Faturası” paneli açılır.
3. Cari (müşteri) alanından faturayı keseceğiniz müşteriyi seçin. Yazarak arama yapabilirsiniz. Listede yalnızca müşteri/her-iki tipindeki cariler çıkar.
4. Fatura Tarihi seçin (zorunlu). İsterseniz Vade tarihi de girin (opsiyonel).
5. Satırlar bölümünde her fatura kalemi için şu alanları doldurun:
   • Açıklama (zorunlu): Ürün/hizmet adı.
   • Miktar (zorunlu).
   • B.Fiyat (birim fiyat, zorunlu): KDV hariç birim fiyat.
   • KDV% (zorunlu): O satırın KDV oranı (varsayılan %20).
6. Daha fazla kalem için “Satır ekle” düğmesine basın. Bir satırı silmek için satırın yanındaki çöp kutusu simgesine tıklayın (en az bir satır kalmalıdır).
7. “Taslak Oluştur” düğmesine basın. Net, KDV ve brüt toplamlar sistem tarafından kuruş hassasiyetiyle otomatik hesaplanır; siz toplam girmezsiniz.

Taslak başarıyla oluşunca onay mesajı ve brüt tutar görünür. Bu fatura listede “Taslak” durumunda, fatura numarası yerine “taslak” yazısıyla görünür. Henüz hiçbir muhasebe kaydı oluşmamıştır.

Not: İskonto (satır/belge), stok kalemine bağlama, tevkifat ve döviz gibi gelişmiş özellikler sistemin altyapısında desteklenir ve detay ekranında (varsa) gösterilir; standart “Yeni Fatura” formunda görünmeyebilir. Bu durumlarda muhasebe sorumlunuzla görüşün.

Faturayı kesinleştirme (DRAFT → ISSUED)

1. Listede taslak faturanın sağındaki “Kesinleştir” bağlantısına basın (yalnız taslak faturalarda görünür).
2. Çıkan onay kutusunu okuyun: “DRAFT→ISSUED: atomik yevmiye üretilir, geri alınamaz.”
3. “Kes” ile onaylayın.

Kesinleştirme sonrası:

• Faturaya kalıcı bir fatura numarası verilir ve durumu “Kesildi” olur.
• Otomatik bir yevmiye fişi oluşur: 120 müşteri hesabına brüt tutar borç, 600 satışlara net tutar alacak, 391’e KDV tutarı alacak kaydedilir. (Brüt = Net + KDV olduğundan kayıt her zaman dengelidir.)
• Müşterinin cari bakiyesi brüt tutar kadar artar (size borcu artar).
• Eğer satırlar bir stok kalemine bağlıysa, satılan miktar depodan otomatik düşer ve satılan malın maliyeti muhasebeye işlenir.

Bu işlem geri alınamaz. Yanlış kesilmiş bir faturayı düzeltmek için iade/kredi notu kesmeniz gerekir (aşağıya bakın).

Fatura detayını görüntüleme ve PDF indirme

1. Herhangi bir faturanın sağındaki “Detay” bağlantısına basın. Sağdan fatura detay paneli açılır.
2. Panelde cari, durum, tarih, vade, kesim zamanı, yevmiye bağı, satır kalemleri ve net/KDV/brüt toplamlar görünür.
3. Tevkifatlı faturalarda ayrıca “Tevkifat (2 No’lu KDV)” kırılımı (toplam KDV, tevkif edilen KDV, tahsil edilen KDV, ödenecek tutar, tevkifat kodu) gösterilir.
4. Sağ üstteki “PDF İndir” düğmesiyle faturanın PDF suretini indirebilirsiniz. Taslak faturalarda da çalışır; PDF üzerinde “TASLAK” rozeti olur.

e-Fatura / e-Arşiv gönderme

e-belge işlemleri yalnızca kesilmiş (ISSUED) faturalarda yapılabilir. Detay panelinde, faturayı kestikten sonra “e-Fatura / e-Arşiv” bölümü görünür. Sıralı şekilde:

1. “Mükellefiyet Sorgula”: Müşterinin e-Fatura mükellefi olup olmadığını sorgular. Mükellefse e-Fatura, değilse e-Arşiv kanalı belirlenecektir. (Bu adım yapılmadan “Yönlendir” çalışmaz.)
2. “Yönlendir”: Faturanın kanalını (EFATURA / EARSIV) belirler ve faturaya yazar.
3. “e-Belge Oluştur (UBL)”: Yasal elektronik belge (UBL-TR formatı) üretilir ve faturaya bir ETTN atanır. Fatura başına tek e-belge oluşur.
4. “Entegratöre Gönder”: Belge entegratöre/GİB’e iletilir; durumu “Gönderildi” olur.
5. “GİB Kabul” / “GİB Red”: GİB yanıtını işler. Kabulde durum “GİB Kabul” olur. Reddedilirse fatura iptal edilir ve otomatik ters yevmiye fişi kesilir (cari ve KDV kayıtları geri alınır). Bu işlem geri alınamaz; faturada tahsis edilmiş tahsilat varsa engellenir.

e-Arşiv kanalına gönderilmiş (Gönderildi durumundaki) faturalarda ayrıca “e-Arşiv Sureti” düğmesiyle okunabilir PDF sureti yeni sekmede açılabilir.

2026 kuralı: Alıcı e-Fatura mükellefiyse EFATURA, değilse e-Arşiv kullanılır; tutar eşiği yoktur.

İade / Kredi notu kesme

1. Kesilmiş (ISSUED) bir satış faturasının (iade/kredi notunun kendisi için bu seçenek çıkmaz) detayını açın.
2. “İade / Kredi Notu Kes” düğmesine basın. İade penceresi açılır.
3. İade tipini seçin:
   • Tam iade (tüm satırlar): Faturanın tamamı iade edilir.
   • Kısmi iade (satır seç): Yalnızca işaretlediğiniz satırlar iade edilir.
4. “Kredi Notu Kes” ile onaylayın.

İade, orijinal faturanın ters muhasebe kaydını üretir (610/391 borç, 120 alacak) ve listede “İade” etiketli ayrı bir belge oluşturur. Müşterinin cari borcu iade tutarı kadar azalır. Bu işlem geri alınamaz ve tahsis edilmiş (bir tahsilatla eşleştirilmiş) faturalar iade edilemez.

Listeleme ve filtreleme

• Liste, faturaları tarihe göre sayfalı gösterir; her satırda fatura no, tarih, vade, cari, durum ve net/KDV/brüt tutarlar yer alır.
• Sol üstteki Durum filtresiyle listeyi daraltabilirsiniz: Tümü / Taslak / Kesildi / İptal.
• Sayfa boyutunu değiştirebilir ve sayfalar arasında gezebilirsiniz.
• İade belgeleri listede mor “İade” etiketiyle ayrılır.

İpuçları ve sık sorulanlar

• Toplamları siz girmezsiniz. Net, KDV ve brüt tutarlar her zaman sistemde kuruş hassasiyetiyle hesaplanır. Sadece miktar, birim fiyat ve KDV oranını doğru girin.
• Taslak ile kesilmiş fatura farkı kritiktir. Taslak resmî değildir ve muhasebeye yansımaz. Bir faturayı “Kesinleştir” demeden müşteriye resmî fatura olarak vermeyin.
• Kesinleştirme geri alınamaz. Yanlış kesilen faturayı silemezsiniz; düzeltmek için iade/kredi notu kesmeniz gerekir.
• Fatura yalnız müşteri carisine kesilir. Listede aradığınız cariyi bulamıyorsanız, cari tipinin “Müşteri” veya “Her ikisi” olduğundan emin olun.
• KDV oranını satır bazında girin. Aynı faturada farklı oranlı satırlar olabilir (örn. bir satır %20, diğeri %10).
• e-belge sırası önemlidir. Önce “Mükellefiyet Sorgula”, sonra “Yönlendir”, sonra “e-Belge Oluştur”, sonra “Entegratöre Gönder”. Sıra atlanırsa işlem hata verir.
• GİB reddi faturayı iptal eder. Red gelince fatura iptal olur ve muhasebe kaydı otomatik ters çevrilir; bu durumda cari ekstresi ve alacak yaşlandırma otomatik düzelir.
• Bir faturaya tek e-belge oluşur. “e-Belge Oluştur” tekrar denenirse mevcut belge kullanılır, kopya üretilmez.
• İade edilmiş veya tahsilatla eşleştirilmiş faturalar tekrar iade edilemez. Bu durumlarda sistem işlemi engeller ve hata mesajı verir.
• Stok kalemine bağlı satışlar depoyu otomatik düşer. Eğer satır bir stok kalemine bağlıysa ve depoda yeterli stok yoksa, kesinleştirme tamamen geri alınır (fatura kesilmez). Stok seviyelerinizi kontrol edin.
• Yetkiniz yoksa “Kesinleştir” veya e-belge düğmeleri görünmez/çalışmaz. Yalnız görüntüleme yetkisiyle fatura kesemezsiniz; yetki için yöneticinizle görüşün.