Toplu İçe Aktarım (Excel/CSV)

7 dk okuma · Bölüm 14/17

Ne işe yarar

Mihenk’i ilk kez kurarken ya da başka bir programdan geçiş yaparken, yüzlerce müşteri/tedarikçi kaydını, stok kalemini ve eski sistemdeki bakiyeleri tek tek elle girmek çok uzun sürer. Toplu İçe Aktarım modülü, bu verileri hazır bir Excel veya CSV dosyasından tek seferde Mihenk’e yüklemenizi sağlar. Dosyayı doldurursunuz, program kontrol eder, hatalar varsa size gösterir, siz de düzeltip onaylarsınız.

Bu ekran özellikle dört türde veriyi yüklemek için kullanılır:

  • Cari kartları (müşteri ve tedarikçileriniz),
  • Stok kalemleri (ürün/hizmet kataloğunuz),
  • Stok açılış bakiyesi (depolarınızdaki mevcut ürün miktarları),
  • Açılış mizanı (eski sistemdeki hesap ve cari bakiyeleri).

Cari: müşteri veya tedarikçi gibi, size borçlu/sizin borçlu olduğunuz hesabı tutulan kişi/firma kaydıdır. Stok kalemi: alıp sattığınız ya da kullandığınız ürün/hizmet tanımıdır. Mizan: tüm hesapların borç ve alacak toplamlarını gösteren listedir; “açılış mizanı” işe başlangıç bakiyelerinizi taşımak için kullanılır.

En önemli güvenlik özelliği şudur: dosyayı yükledikten sonra program önce sadece kontrol eder, hiçbir şey kaydetmez (buna “dry-run” / kuru deneme denir). Verileriniz ancak siz son adımda “İçe Aktar (Commit)” düğmesine bastığınızda gerçekten Mihenk’e işlenir. Bu sayede yanlış bir dosyayla muhasebe kayıtlarınızın bozulması riski ortadan kalkar.

Bu işlem genellikle yönetici (Admin) veya muhasebeci (Accountant) rolündeki bir kullanıcı tarafından, çoğunlukla kurulum/geçiş aşamasında yapılır. Modülün açık (lisanslı) olması gerekir.

Temel kavramlar

  • İçe aktarım türü (kanal): Hangi tür veriyi yüklediğinizdir — Cari, Stok Kalemleri, Stok Açılış Bakiyesi veya Açılış Mizanı. Her türün kendi şablonu ve kendi sütunları vardır.
  • Şablon: Doğru sütun başlıklarını içeren boş Excel dosyasıdır. Her tür için ayrı bir şablon indirilir; verinizi bu şablona doldurmak en güvenli yoldur.
  • Zorunlu alan: Şablonda başlığı yıldız işaretiyle (*) biten sütunlardır; bu sütunlar boş bırakılamaz.
  • Doğrula / Kuru deneme (Dry-Run): Dosyanız okunur ve kontrol edilir, ama veritabanına hiçbir şey yazılmaz. Amaç, içe aktarmadan önce hataları görmektir.
  • Parti / Toplu kayıt (Batch): Yüklediğiniz dosyanın Mihenk’teki karşılığıdır. Bir durumu vardır: Taslak, Doğrulandı, İçe Aktarıldı veya Hatalı.
  • Kesinleştirme (Commit): Doğrulanmış ve hatasız bir dosyayı gerçekten Mihenk’e işleyen son adımdır. Bir parti yalnızca bir kez içe aktarılabilir.
  • Başlık hatası: Dosyanızda zorunlu bir sütun başlığının eksik olması gibi, tüm dosyayı ilgilendiren hatadır. Başlık hatası varken hiçbir satır işlenemez.
  • Satır hatası: Tek bir satırdaki sorundur (ör. zorunlu alan boş, geçersiz değer, var olmayan hesap kodu). Hatalı satırlar önizlemede kırmızı gösterilir.
  • Genel hata (Satır 0): Belirli bir satıra değil, tüm dosyaya engel olan hatadır (ör. açılış mizanı için gerekli 501 hesabının organizasyonunuzda bulunmaması). Bu durumda dosya doğrudan Hatalı olarak işaretlenir.
  • Açılış fişi: Açılış Mizanı içe aktarıldığında oluşturulan, eski bakiyelerinizi muhasebeye taşıyan tek bir kesinleşmiş muhasebe kaydıdır.

    Fiş: borç ve alacak satırlarından oluşan, dengeli (borç toplamı = alacak toplamı) muhasebe kaydıdır.

Adım adım kullanım

İçe aktarım sihirbazı üç adımdan oluşur: Tür & Şablon → Dosya Yükle → Önizleme & İçe Aktar. Ekranın üst kısmındaki ilerleme çubuğunda hangi adımda olduğunuzu görürsünüz.

Adım 1 — Tür seçme ve şablon indirme

  1. İçe aktarım ekranını açın (üst başlık: “İçe Aktar (Excel/CSV)”).
  2. “İçe aktarılacak veri türü” açılır listesinden yüklemek istediğiniz türü seçin:
    • Cari (müşteri/tedarikçi)
    • Stok Kalemleri
    • Stok Açılış Bakiyesi
    • Açılış Mizanı
  3. “Şablon İndir” düğmesine basın. Seçtiğiniz türe uygun, doğru sütun başlıklarını içeren boş bir Excel dosyası (.xlsx) in, bilgisayarınıza inecektir.
  4. İndirdiğiniz şablonu Excel’de açıp verilerinizi doldurun. İlk satır başlık satırıdır, değiştirmeyin. Başlığı * ile biten sütunlar zorunludur.
  5. Dosyanız hazır olunca “İleri” düğmesine basarak 2. adıma geçin.

Tür seçilmeden “Şablon İndir” ve “İleri” düğmeleri pasiftir.

Şablon sütunları (özet):

  • Cari: code (kart kodu), name (unvan), type (CUSTOMER / SUPPLIER / BOTH), ayrıca isteğe bağlı taxNumber (vergi/TC no), taxOffice, email, phone, address.
  • Stok Kalemleri: sku (stok kodu), name, type (STOCKABLE / SERVICE), uom (ölçü birimi, ör. ADET/KG), vatRate (KDV oranı, ör. 20), isteğe bağlı valuationMethod (FIFO / WEIGHTED_AVERAGE) ve hesap kodları inventoryAccountCode, cogsAccountCode, revenueAccountCode.
  • Stok Açılış Bakiyesi: sku (kalem kodu), warehouseCode (depo kodu), quantity (miktar), unitCost (birim maliyet) — hepsi zorunludur.
  • Açılış Mizanı: accountCode (hesap kodu) veya partyCode (cari kodu) — her satırda yalnızca biri dolu olmalı; cari satırında partySide (AR = alacaklımız / AP = borçlumuz) zorunludur; debit (borç) ve credit (alacak) tutarları.

Adım 2 — Dosya yükleme ve doğrulama

  1. Üstte mavi bilgi notunu göreceksiniz: “Bu adım veritabanına YAZMAZ — yalnızca dosyayı doğrular ve önizler.” Yani bu adımda hiçbir kayıt oluşmaz.
  2. Dosyanızı yükleme alanına sürükleyip bırakın ya da alana tıklayıp seçin. Kabul edilen biçimler: .xlsx, .xls, .csv. Aynı anda yalnızca bir dosya yüklenir.
  3. “Doğrula (Dry-Run)” düğmesine basın. Program dosyayı okur, sütunları kontrol eder ve her satırı doğrular.
  4. İşlem bitince otomatik olarak 3. adıma (Önizleme) geçilir.

Yanlış adıma gittiyseniz “Geri” düğmesiyle tür seçimine dönebilirsiniz.

Adım 3 — Önizleme, hata düzeltme ve içe aktarma

Doğrulama sonrası özet kutusunda dört bilgi görürsünüz: Toplam Satır, Geçerli (yeşil), Hatalı (kırmızı) ve Durum etiketi (Taslak / Doğrulandı / İçe Aktarıldı / Hatalı).

  1. Hataları inceleyin.
    • Başlık (sütun) hataları varsa kırmızı “Başlık hataları” kutusunda listelenir.
    • Satır hataları, “Hatalar” tablosunda satır numarası, alan adı ve açıklamayla gösterilir. Genel (tüm dosyaya ait) hatalar “Genel” etiketiyle işaretlenir.
    • “Önizleme” tablosunda tüm satırlar görünür; hatalı satırlar kırmızı arka planla vurgulanır.
  2. Hata varsa düzeltin. Hatalı dosyada “İçe Aktar” düğmesi pasif kalır ve “Bu dosya içe aktarılamaz — Önce başlık/satır hatalarını düzeltip dosyayı yeniden yükleyin.” uyarısı çıkar. Excel dosyanızda hataları düzeltin, ardından “Baştan” düğmesiyle sihirbazı sıfırlayıp düzeltilmiş dosyayı yeniden yükleyin. (İçe aktarımdan önce dosyada düzeltme yapmak verilerinizi etkilemez, çünkü henüz hiçbir şey kaydedilmemiştir.)
  3. Hatasızsa içe aktarın. Durum “Doğrulandı” ve hatalı satır 0 ise “İçe Aktar (Commit)” düğmesi aktif olur. Bu düğmeye bastığınızda veriler gerçekten Mihenk’e işlenir:
    • Cari ve Stok Kalemleri: geçerli kayıtlar oluşturulur; sistemde zaten var olan kod/SKU’lar atlanır.
    • Stok Açılış Bakiyesi: her satır için ilgili depoya açılış giriş hareketi (ve bunun muhasebe karşılığı) yazılır.
    • Açılış Mizanı: tüm bakiyeler tek bir kesinleşmiş açılış fişine taşınır; borç ve alacak toplamı eşit değilse aradaki fark otomatik olarak 501 açılış hesabına denge satırı olarak yazılır (sessizce yutulmaz, özette gösterilir).
  4. İşlem bitince “İçe aktarım tamamlandı” mesajı çıkar, durum “İçe Aktarıldı” olur ve “İçe Aktarım Özeti” kutusunda kaç kayıt oluştuğu/atlandığı gibi sonuçlar listelenir.
  5. Başka bir dosya yüklemek için “Baştan” düğmesiyle sihirbazı sıfırlayabilirsiniz.

İpuçları ve sık sorulanlar

  • Önce doğrulayın, paniğe gerek yok. “Doğrula (Dry-Run)” adımı kesinlikle hiçbir kayıt oluşturmaz. İstediğiniz kadar dosya yükleyip kontrol edebilirsiniz; veriler ancak “İçe Aktar (Commit)” ile yazılır.
  • Her zaman güncel şablonu indirin. Sütun başlıklarını elle yazmak yerine “Şablon İndir” ile inen dosyayı kullanın. Eksik bir zorunlu sütun başlığı tüm dosyayı “Hatalı” yapar.
  • Bir parti yalnızca bir kez içe aktarılır. Aynı doğrulanmış dosyayı ikinci kez kesinleştiremezsiniz; durum “İçe Aktarıldı” olunca düğme pasif kalır. Bu, mükerrer kayıt ve çift açılış fişi oluşmasını engeller.
  • Sayı yazımı: Tutar ve miktar alanlarında hem Türkçe (1.234,56) hem İngilizce (1,234.56) biçim kabul edilir. Para birimi simgesi (₺) ve boşluklar otomatik temizlenir. Yine de tutarlı bir biçim kullanmanız karışıklığı önler.
  • Negatif sayı kabul edilmez. KDV oranı, miktar, birim maliyet, borç ve alacak alanlarına negatif değer yazmayın. Ters bakiyeyi ifade etmek için (mizanda) ilgili tarafı (AR/AP) veya borç/alacak sütununu doğru kullanın.
  • Açılış Mizanında her satırda yalnızca biri dolu olmalı: ya accountCode (hesap) ya da partyCode (cari). İkisi birden dolu ya da ikisi birden boş satır hatalı sayılır. Ayrıca borç veya alacaktan en az biri sıfırdan büyük olmalıdır.
  • Var olan hesap/kalem/depo şart. Stok açılışında belirttiğiniz sku ve warehouseCode, mizanda belirttiğiniz hesap/cari kodları Mihenk’te önceden tanımlı olmalıdır. Bu yüzden tipik kurulum sırası: önce Cari ve Stok Kalemleri, sonra Stok Açılış / Açılış Mizanı.
  • 501 açılış hesabı uyarısı. Stok açılışı ve açılış mizanı, denge için 501 “Açılış/Bilanço Hesabı”na ihtiyaç duyar. Bu hesap organizasyonunuzda yoksa genel (Satır 0) hata alırsınız; bu durumda yöneticinizle/destekle iletişime geçin.
  • Boş satırlar atlanır. Şablonun altında tamamen boş kalan satırlar dikkate alınmaz, hata üretmez.
  • Dosya boyutu ve satır sınırı. Bir dosyada en fazla 5.000 veri satırı olabilir; daha büyük listeleri parçalara bölerek yükleyin. Bozuk ya da gerçek bir Excel/CSV olmayan dosyalar “Dosya okunamadı” hatası verir.
  • Hata mesajını okuyun. Hatalar tablosundaki “Satır”, “Alan” ve “Hata” sütunları sorunun tam yerini ve nedenini söyler. Düzeltmeyi her zaman Excel dosyanızda yapıp dosyayı yeniden yükleyin.