Tahsilat, Ödeme & Banka Mutabakatı

9 dk okuma · Bölüm 10/17

Bu bölüm, Mihenk’in Finans modülünü anlatır. Paranın işletmeye girişini (tahsilat) ve çıkışını (ödeme) kaydetmek, bu hareketleri açık faturalara bağlamak, müşteri/tedarikçi bakiyelerini vadeye göre izlemek, çok sayıda tedarikçiye tek seferde ödeme yapmak ve banka ekstrenizle muhasebe kayıtlarınızı karşılaştırmak için kullanılır.

Ne işe yarar

Bir mal sattınız ve fatura kestiniz; müşteri parayı bankaya yatırdı. Ya da bir tedarikçiden mal aldınız, faturasını işlediniz ve şimdi ödemesini yapacaksınız. İşte bu para hareketlerini sisteme girdiğiniz yer Finans modülüdür. Tahsilat girdiğinizde müşterinin size olan borcu azalır; ödeme girdiğinizde sizin tedarikçiye olan borcunuz azalır. Her giriş, arka planda otomatik olarak bir muhasebe fişi (yevmiye kaydı: işletmenin bir para hareketini borç/alacak olarak çift taraflı kaydettiği resmi kayıt) keser; siz ayrıca muhasebe yapmazsınız.

Modül, “müşterim toplam ne kadar borçlu ve bu borcun ne kadarı vadesi geçmiş?” sorusuna cari yaşlandırma (vade analizi) ile cevap verir. Cari, bir müşteri veya tedarikçiyle olan hesabınızın adıdır; yaşlandırma ise açık (ödenmemiş) belgeleri vadelerine göre gruplar (henüz vadesi gelmemiş / 1-30 gün gecikmiş gibi). Böylece kimi aramanız, kimden tahsilat beklemeniz gerektiğini görürsünüz.

Ay sonunda onlarca tedarikçiye ödeme yapacaksanız tek tek ödeme girmek yerine toplu ödeme koşusu ile hepsini bir listede toplar, onaylatır ve tek tıkla çalıştırırsınız. Son olarak, ay kapanışında bankadan aldığınız hesap ekstresini sisteme yükleyip Mihenk’teki banka bakiyenizle mutabakat (iki kaydın birbirini tutup tutmadığının kontrolü) yaparsınız.

Bu modülü genellikle muhasebe/ön muhasebe sorumlusu veya finans personeli kullanır. Toplu ödeme koşusunun onaylanması için ayrı bir yetki gerekir; yani parayı hazırlayan ile onaylayan farklı kişiler olabilir (iş güvenliği için tasarlanmıştır).

Temel kavramlar

  • Tahsilat: İşletmeye giren para (müşteriden alınan ödeme). Banka/kasa bakiyenizi artırır, müşterinin borcunu (cari alacak) azaltır.
  • Ödeme: İşletmeden çıkan para (tedarikçiye yapılan ödeme). Banka/kasa bakiyenizi azaltır, tedarikçiye olan borcunuzu azaltır.
  • Cari: Bir müşteri veya tedarikçiyle olan hesabınız. Tahsilatta müşteri carisi, ödemede tedarikçi carisi seçilir. (“BOTH” tipi cari hem müşteri hem tedarikçi olabilir.)
  • Banka/Kasa hesabı: Paranın girdiği/çıktığı hesap. “Banka” gerçek bir banka hesabı, “Kasa” nakit kasanızdır. Tahsilatta para buraya girer, ödemede buradan çıkar.
  • Yöntem: Para hareketinin şekli — Nakit, Havale/EFT, POS/Kart, Çek veya Senet.
  • Yevmiye / fiş (POSTED): Tahsilat veya ödeme kaydedildiğinde otomatik kesilen kesinleşmiş muhasebe kaydı. “POSTED” durumu, kaydın taslak değil kesin olduğunu gösterir; bakiyeleri ve raporları bu kesin kayıtlar besler.
  • Tahsis (allocation): Bir tahsilatı/ödemeyi hangi faturaları kapattığına dair eşleştirme. Örneğin 5.000 TL tahsil ettiniz; bunu müşterinin iki ayrı faturasına dağıtabilirsiniz. Tahsis muhasebe kaydı oluşturmaz; sadece “hangi para hangi faturayı kapattı” bilgisini tutar.
  • Açık belge / kalan (outstanding): Henüz tamamı tahsil/ödeme edilmemiş fatura. Kalan = fatura tutarı − o faturaya yapılan tahsisler toplamı. Belge durumu: Açık (hiç ödenmemiş), Kısmi (bir kısmı ödenmiş), Kapandı (tamamı ödenmiş).
  • Cari yaşlandırma (vade analizi): Açık faturaları vadeye göre gruplayan rapor. Kovalar: Vadesi Gelmemiş, 1-30 gün, 31-60 gün, 61-90 gün, 90+ gün.
  • Toplu ödeme koşusu: Birden çok açık alış faturasını tek listede toplayıp toplu ödeyen iş akışı. Durumları: Taslak → Onayda → Onaylı → Çalıştırıldı.
  • MT940: Bankaların hesap ekstresini gönderdiği standart bir metin formatıdır. Banka mutabakatında bu metni yapıştırarak ekstrenizi içeri alırsınız.
  • Banka mutabakatı: Banka ekstrenizin kapanış bakiyesi ile Mihenk’teki banka hesabınızın bakiyesini karşılaştırma. Aradaki fark 0 ise hesaplar tutuyor demektir.
  • Avans / depozito: Henüz faturası kesilmeden alınan veya verilen peşin para. İlgili “Avanslar” sekmesinde tutulur; faturası gelince faturaya mahsup edilir (sayılır).
  • Çek / Senet: Vadeli ödeme aracı. Alınan ve verilen çekler “Çek/Senet” sekmesinde portföy olarak izlenir.

Adım adım kullanım

Tüm bu işlemler Finans ekranındaki sekmeler altındadır: Tahsilat, Ödeme, Toplu Ödeme, Avanslar, Çek/Senet, Banka Mutabakat. Cari yaşlandırma raporu ise Cari (müşteri/tedarikçi) bölümündeki Yaşlandırma ekranındadır.

Tahsilat girme (müşteriden para alma)

  1. Finans → Tahsilat sekmesine gidin.
  2. Sağ üstteki Yeni Tahsilat düğmesine basın. Açılan formda:
    • Cari (müşteri): Parayı ödeyen müşteriyi seçin.
    • Banka/Kasa: Paranın girdiği hesabı seçin.
    • Tarih: Tahsilat tarihi (varsayılan bugün).
    • Tutar: Tahsil edilen tutar.
    • Yöntem: Nakit, Havale/EFT, POS/Kart, Çek veya Senet (varsayılan Havale/EFT).
    • Referans (opsiyonel): Dekont/makbuz numarası gibi bir not.
  3. Tahsil Et düğmesine basın. Sistem kaydı oluşturur ve otomatik bir yevmiye fişi keser (banka/kasa borçlanır, müşterinin 120 Alıcılar borcu azalır). Başarı mesajında tahsilat numarası ve oluşan yevmiye numarası gösterilir.
  4. Listede tahsilatı görürsünüz. Detay düğmesiyle açıp tutar, yöntem, yevmiye bağlantısı ve Tahsis panelini görebilirsiniz.

Nakit tahsilat 30.000 TL’yi aşarsa sistem bir tevsik uyarısı gösterir (belgelendirme zorunluluğu hatırlatması). Bu yalnızca bilgilendirmedir; işlemi engellemez.

Ödeme girme (tedarikçiye para verme)

  1. Finans → Ödeme sekmesine gidin.
  2. Yeni Ödeme düğmesine basın. Form alanları tahsilatla aynıdır; tek fark Cari (satıcı) alanında tedarikçi seçmenizdir.
  3. Öde düğmesine basın. Sistem ödeme kaydını oluşturur ve yevmiye keser (tedarikçinin 320 Satıcılar borcu azalır, banka/kasanız azalır).
  4. Yine 30.000 TL üstü nakit ödemede tevsik uyarısı gösterilir (engellemez).

Bir tahsilatı/ödemeyi faturalara tahsis etme

Bir tahsilatın hangi faturaları kapattığını işaretlemek için:

  1. İlgili tahsilatın (veya ödemenin) Detay düğmesine basın.
  2. Açılan panelin alt kısmında Tahsis bölümü vardır. Üstte tahsilatın Tutar / Tahsis edilen / Kalan özeti görünür.
  3. Açık faturalar listesinde aynı cariye ait, henüz kapanmamış faturalar (belge tutarı, kalanı ve durumu ile) listelenir.
  4. Kapatmak istediğiniz faturanın satırındaki tutar kutusuna tahsis edeceğiniz miktarı girin (sistem öneri olarak makul bir tutar doldurur) ve Tahsis Et düğmesine basın.
  5. Tahsis edildikçe faturanın durumu Açık → Kısmi → Kapandı olarak değişir; tahsilatın “Kalan” tutarı azalır. Kalan 0 olunca panel başka tahsis yapmanızı engeller ve “tamamen tahsis edildi” uyarısı verir.

Tahsis muhasebe kaydı oluşturmaz; sadece eşleştirme bilgisidir. Bir faturaya kalanından fazla tahsis yapmaya veya farklı bir cariye ait faturaya tahsis yapmaya çalışırsanız sistem hata verir.

Cari yaşlandırma (vade analizi) görüntüleme

  1. Cari (müşteri/tedarikçi) bölümündeki Yaşlandırma ekranına gidin.
  2. Üstteki seçici ile Alacaklar (AR) (müşterilerden alacağınız) veya Borçlar (AP) (tedarikçilere borcunuz) arasında geçiş yapın.
  3. İsterseniz Tarih (asOf) seçerek “belirli bir tarih itibarıyla” durumu görebilirsiniz; boş bırakırsanız bugün esas alınır.
  4. Üstteki kartlar tutarları vade kovalarına göre özetler: Vadesi Gelmemiş, 1-30 gün, 31-60 gün, 61-90 gün, 90+ gün ve Toplam.
  5. Alttaki tabloda her açık belge; belge no, cari, kalan bakiye, gecikme gün sayısı ve hangi kovaya düştüğüyle listelenir.

Henüz bir faturaya tahsis edilmemiş (avans niteliğindeki) tahsilat/ödeme varsa, ekran bunu ayrı bir bilgi notu olarak gösterir ve net bakiyeyi (Toplam − Avans) belirtir. Yaşlandırma kovalarına yalnızca faturaya bağlı açık tutarlar girer; tahsis edilmemiş avanslar kovalara girmez.

Toplu ödeme koşusu (çok sayıda tedarikçiye birlikte ödeme)

  1. Finans → Toplu Ödeme sekmesine gidin, Yeni Koşu düğmesine basın.
  2. Banka/Kasa (ödeme kaynağı), Tarih ve Yöntem seçip Oluştura basın. Koşu Taslak durumunda açılır ve doğrudan detayına geçilir.
  3. Kalem Ekle ile ödemek istediğiniz açık alış faturalarını teker teker ekleyin. Fatura seçtiğinizde kalan bakiyesi tutar olarak ön-doldurulur; istediğiniz tutarı (kalanı aşmamak şartıyla) girip Ekleye basın.
  4. Kalemleri ekledikten sonra Onaya Gönder düğmesine basın. Koşu Onayda durumuna geçer. (En az bir kalem olmadan onaya gönderilemez.)
  5. Onay yetkisi olan kişi koşuyu açıp Onayla düğmesine basar. Koşu Onaylı olur.
  6. Çalıştır düğmesine basıldığında sistem onay ister; onayladığınızda her kalem için ayrı bir Ödeme kaydı (tedarikçi 320 Satıcılar borcu azalır, banka/kasanız azalır) oluşturur ve ilgili faturaya tahsis eder. Koşu Çalıştırıldı olur ve her kalemin yanında “Üretildi” etiketi belirir.

Çalıştırma geri alınamaz ve tümüyle ya hep ya hiç çalışır: kalemlerden biri (örneğin bu arada başka bir ödemeyle fatura zaten kapandığı için) geçemezse koşunun tamamı geri alınır ve koşu Onaylı durumuna döner. Bu, çift ödemeyi ve yarım kalmış toplu ödemeyi önler.

Banka ekstresi (MT940) ile mutabakat

  1. Finans → Banka Mutabakat sekmesine gidin.
  2. Üstteki MT940 Ekstre İçe Al kartında Banka hesabını seçin ve bankanızdan aldığınız MT940 metnini kutuya yapıştırın. İçe Al düğmesine basın. Sistem ekstreyi satır satır ayrıştırır; kaç satır ve kapanış bakiyesinin ne olduğunu bildirir, ardından ekstre detayını açar.
  3. Detay ekranında Otomatik Öneri düğmesine basın. Sistem, ekstre satırlarını mevcut tahsilat/ödeme kayıtlarınızla eşleştirebileceği önerileri çıkarır.
  4. Önerisi olan her satırın yanındaki Eşleştir düğmesine basarak satırı ilgili tahsilat veya ödemeye bağlayın. Satır durumu Eşleşmedi → Eşleşti olur; listenin başlığındaki “eşleşme” sayacı (örn. 3/5) ilerler.
  5. Mutabakat Yap düğmesine basın. Sistem ekstre kapanış bakiyesi ile Mihenk’teki banka bakiyenizi ve aradaki Farkı gösterir.
  6. Fark 0 ise Mutabakatı Tamamla düğmesi belirir; ona basarak mutabakatı kapatabilirsiniz. Fark sıfır değilse mutabakat tamamlanamaz; eksik eşleşmeleri veya kaçak kayıtları bulup düzeltmeniz gerekir.

Avanslar (faturasız peşin para)

  1. Finans → Avanslar sekmesine gidin. Alınan Avans (müşteriden peşin) veya Verilen Avans (tedarikçiye peşin) düğmesiyle yeni avans kaydı açın; cari, banka/kasa, tarih ve tutarı girip kaydedin. Her kayıt otomatik yevmiye keser.
  2. Avansın faturası geldiğinde, listede Açık durumdaki avansın Mahsup Et düğmesine basın ve avansı karşılayan faturayı (alınan avansta satış faturası, verilen avansta alış faturası) seçip mahsubu onaylayın. Avans durumu Mahsup edildi olur. (Bu sürümde tam mahsup desteklenir; avans tutarının tamamı tek faturaya sayılır.)

Çek / Senet portföyü

  1. Finans → Çek/Senet sekmesinde Alınan Çek veya Verilen Çek ile çek girin (cari, çek no, banka, vade, tutar).
  2. Portföy durumundaki bir çekte uygun işlem düğmeleri çıkar: alınan çekte Tahsil (banka/kasa seçip tahsil etme), Ciro (başka cariye devir) veya Karşılıksız (alacağın geri doğması); verilen çekte Öde. Her geçiş otomatik bir yevmiye keser ve çek durumu güncellenir (Portföy / Ciro / Tahsil / Karşılıksız / İade).

İpuçları ve sık sorulanlar

  • Tahsilatta müşteri, ödemede tedarikçi seçilir. Tahsilat ekranı yalnızca müşteri (ve BOTH) carilerini, ödeme ekranı yalnızca tedarikçi (ve BOTH) carilerini listeler. Aradığınız cariyi göremiyorsanız tipi yanlış olabilir.
  • Banka/kasa hesabı listede yoksa önce o hesabı tanımlamış olmanız gerekir; aksi halde “Banka/kasa hesabı yok” uyarısı görünür.
  • Para birimi tek olmalı. Tahsilat/ödeme ile seçtiğiniz banka/kasa hesabının para birimi uyuşmazsa sistem işlemi reddeder.
  • Tahsis muhasebeyi değiştirmez. Bir tahsilatı faturalara tahsis etmek bakiyeleri yeniden hareket ettirmez; muhasebe etkisi zaten tahsilat girildiğinde olmuştur. Tahsis yalnızca “hangi fatura kapandı” takibidir, dolayısıyla yaşlandırmayı doğru tutmak için tahsis yapmak önemlidir.
  • Tahsis yapmadığınız tahsilat avans gibi kalır. Faturaya bağlanmamış tahsilat/ödeme, yaşlandırma kovalarına girmez ve raporda “tahsis edilmemiş” olarak ayrı görünür. Cari bakiyeyi net görmek için açık faturaları kapatmaya özen gösterin.
  • 30.000 TL nakit uyarısı engelleme değildir. Nakit tahsilat/ödeme bu sınırı aşarsa sistem yalnızca hatırlatır; kaydı yine de oluşturabilirsiniz. Belgelendirme yükümlülüğü mevzuata bağlıdır.
  • Toplu ödeme koşusunu çalıştırmadan önce iyi kontrol edin. Çalıştırma geri alınamaz. Bir kalem geçmezse tüm koşu geri sarılır ve “Onaylı” durumuna döner; hatayı (genellikle bu arada kapanmış bir fatura) giderip yeniden çalıştırın.
  • Onaya göndermeden kalem ekleyin. Koşuya kalem yalnızca Taslak durumunda eklenebilir. Onaya gönderdikten sonra kalem ekleyemezsiniz; eksik kalem varsa onay aşamasından geri dönmek yerine gerekirse yeni koşu açın.
  • Mutabakatta “Fark ≠ 0” çıkıyorsa önce tüm önerileri eşleştirdiğinizden emin olun; ardından bankada görünüp Mihenk’e girilmemiş bir tahsilat/ödeme olup olmadığını arayın. Fark sıfırlanana kadar mutabakat tamamlanamaz.
  • MT940 metnini olduğu gibi yapıştırın. Ekstreyi bankanızın internet şubesinden MT940 (SWIFT) formatında indirip metni kutuya yapıştırın; sistem kapanış bakiyesinin açılış + satırlar toplamına eşit olduğunu doğrular, tutmazsa içe almayı reddeder.
  • Karşılıksız çek alacağı geri doğurur. Alınan bir çeki “Karşılıksız” işaretlerseniz müşterinin borcu yeniden açılır; bu geri dönüşü olan bir muhasebe etkisidir, dikkatli kullanın.