Cari Hesaplar (Müşteri & Tedarikçi)

7 dk okuma · Bölüm 3/17

Ne işe yarar

Bu modül, iş yaptığınız kişi ve firmaların — yani carilerin — kayıtlarını tutar. “Cari hesap” (kısaca cari), sizinle alışveriş ilişkisi olan bir müşteri veya tedarikçi için açtığınız hesaptır; o kişiyle aranızdaki borç-alacak ilişkisinin takip edildiği yerdir. Mihenk’te bir müşteriye fatura kesmeden ya da bir tedarikçiye ödeme yapmadan önce, o tarafın bir cari kartının olması gerekir.

Cari modülü iki temel soruyu yanıtlar: “Bu müşteri bana ne kadar borçlu?” ve “Ben bu tedarikçiye ne kadar borçluyum?” Her satış faturası, müşterinin size olan borcunu artırır; her tahsilat bu borcu azaltır. Mihenk bu hareketleri arka planda otomatik olarak cari hesaba işler, böylece istediğiniz an güncel cari bakiyeyi (o cariyle aranızdaki net borç/alacak tutarını) görebilirsiniz.

Modül üç bölümden oluşur (ekranın üstündeki sekmeler): Cari Kartlar (müşteri/tedarikçi listesi ve yeni kayıt), Ekstre (bir cariye ait tüm hareketlerin dökümü) ve Yaşlandırma (vadesi geçen alacak/borçların ne kadar geciktiğini gösteren tablo).

Bu modülü genellikle ofis/muhasebe personeli ya da işletme sahibi kullanır. Yeni cari ekleme ve listeleme çoğu kullanıcı rolünde yapılabilir; cari kartı oluşturma yetkisi rolünüze bağlıdır (örneğin yalnızca okuma yetkisi olan bir kullanıcı listeyi görür ama “Yeni Cari” işlemini yapamaz).

Temel kavramlar

  • Cari (cari hesap): İş ilişkiniz olan bir müşteri veya tedarikçi için tutulan hesap. Her cari bir karttır.
  • Müşteri: Size mal/hizmet satın alan ve dolayısıyla size borçlanan taraf (tip: Müşteri).
  • Tedarikçi: Sizin ondan mal/hizmet aldığınız ve dolayısıyla ona borçlandığınız taraf (tip: Tedarikçi).
  • Müşteri + Tedarikçi (BOTH): Hem sizden alan hem size satan taraf; tek kartta iki yönlü ilişki tutulur.
  • Cari Kodu: Cariyi sizin tarafınızdan benimsenen kısa bir kimlik (ör. M001). Aynı firmada tekildir — iki cariye aynı kod verilemez.
  • Ünvan: Carinin resmi adı/firma adı (ör. “Örnek Ticaret A.Ş.”).
  • VKN / TCKN: Vergi Kimlik Numarası (firmalar için 10 haneli) ya da T.C. Kimlik Numarası (gerçek kişiler için 11 haneli). Yalnızca rakamdan oluşur. Faturada ve resmi belgelerde tarafın kim olduğunu belirler.
  • Vergi Dairesi: Carinin bağlı olduğu vergi dairesi (firmalar için, opsiyonel).
  • Cari Bakiye: O cariyle aranızdaki net borç/alacak tutarı. B (Borç) = cari size borçlu; A (Alacak) = siz cariye borçlusunuz; – = bakiye sıfır (kapalı).
  • Cari Ekstresi (hesap hareketleri): Bir carinin tüm fatura ve tahsilat hareketlerinin tarih sırasıyla listesi; her satırda o ana kadarki yürüyen bakiye görünür.
  • Devir / Açılış Bakiyesi: Bakmaya başladığınız tarih aralığından önce oluşmuş hareketlerin net toplamı; ekstrede en baştaki başlangıç tutarıdır.
  • Fatura → borç, Tahsilat → alacak: Müşteriye kesilen satış faturası borcu artırır (borç tarafına yazılır); tahsilat (müşteriden gelen para) borcu azaltır (alacak tarafına yazılır).
  • DRAFT (taslak) / kesinleşmiş belge: Henüz kesinleşmemiş (taslak) faturalar cari ekstresine girmez. Yalnızca kesinleştirilmiş (kesilmiş) faturalar cari bakiyeyi ve ekstreyi etkiler.
  • Yaşlandırma (Aging): Açık (henüz tahsil/ödenmemiş) belgelerin vade tarihine göre kaç gün geciktiğini gruplara (kovalara) ayıran rapor.
  • Vade Kovası: Gecikme süresine göre gruplar — Vadesi Gelmemiş, 1–30 gün, 31–60 gün, 61–90 gün, 90+ gün.
  • e-Fatura Mükellefi: Carinin e-Fatura sistemine kayıtlı olup olmadığı; kayıtlıysa ona e-Fatura, değilse e-Arşiv fatura kesilir.

Adım adım kullanım

Cari modülüne sol menüdeki Cari bağlantısından girersiniz. Açılan ekranın üstünde üç sekme bulunur: Cari Kartlar, Ekstre, Yaşlandırma.

Yeni cari (müşteri/tedarikçi) oluşturma

  1. Cari Kartlar sekmesine gidin.
  2. Sağ üstteki Yeni Cari düğmesine basın. Sağdan bir form paneli açılır.
  3. Alanları doldurun:
    • Cari Kodu (zorunlu): Kısa kimlik, ör. M001. Aynı kodla başka bir cari varsa kayıt reddedilir.
    • Ünvan (zorunlu): Firma/kişi adı.
    • Tip (zorunlu): Müşteri, Tedarikçi ya da Müşteri + Tedarikçi. Varsayılan Müşteri’dir.
    • VKN / TCKN (opsiyonel): Girerseniz 10 hane (VKN) veya 11 hane (TCKN) ve yalnızca rakam olmalıdır; aksi halde uyarı alırsınız.
    • Vergi Dairesi (opsiyonel).
    • E-posta (opsiyonel): Girilirse geçerli bir e-posta formatında olmalıdır.
    • Telefon (opsiyonel).
    • Adres (opsiyonel).
  4. Kaydet ile formu gönderin. Başarılı olursa “Cari oluşturuldu” mesajı ve carinin kodu görünür; liste otomatik güncellenir.

Not: Bu ekranda yalnızca temel alanlar girilir. Cari kartı oluşturulduğunda aktif durumda başlar. e-Fatura mükellefiyeti gibi bilgiler sistem tarafından sorgulandığında doldurulur (kartı oluştururken bu alanı siz girmezsiniz).

Cari kartının detayını görüntüleme

  1. Cari Kartlar listesinde ilgili satırın sağındaki Detay bağlantısına tıklayın.
  2. Sağdan açılan panelde carinin tüm bilgileri görünür: Kod, Ünvan, Tip, VKN/TCKN, Vergi Dairesi, E-posta, Telefon, Adres, Durum (Aktif/Pasif), e-Fatura Mükellefi durumu ve oluşturulma tarihi.
  3. e-Fatura Mükellefi satırı üç durumdan birini gösterir: Sorgulanmadı (henüz kontrol edilmemiş), Evet (e-Fatura kullanıcısı; varsa alias/etiket parantez içinde) veya Hayır (e-Arşiv).

Cari listeleme ve filtreleme

  1. Cari Kartlar sekmesinde tüm cariler bir tabloda listelenir: Kod, Ünvan, Tip, VKN/TCKN, E-posta, Telefon, Durum.
  2. Sol üstteki Tip açılır menüsünden listeyi daraltabilirsiniz: Tümü, Müşteri, Tedarikçi, Müşteri + Tedarikçi.
  3. Kod sütun başlığına tıklayarak listeyi koda göre sıralayabilirsiniz.

Cari ekstresini (hesap hareketleri) görüntüleme

  1. Ekstre sekmesine geçin.
  2. Üstteki Cari açılır kutusundan bir cari seçin (kutu içinde yazarak arama yapabilirsiniz).
  3. İsterseniz Tarih aralığı seçicisiyle bir başlangıç–bitiş tarihi belirleyin (gün dahildir). Boş bırakırsanız tüm hareketler gösterilir.
  4. Ekran üç özet bilgi gösterir: Devir (Açılış) — seçtiğiniz aralıktan önceki net bakiye, Kapanış Bakiyesi — aralık sonundaki net bakiye, ve her hareketin yanında yürüyen bakiye.
  5. Hareket tablosunda her satırda: Tarih, Tür (Fatura veya Tahsilat), Belge No, Açıklama, Borç, Alacak ve Bakiye (yön etiketiyle: ör. 7.700,00 B) yer alır. En altta dönem Borç/Alacak toplamları görünür.
  6. Ekstreyi indirmek için: Ekstre PDF, Excel veya CSV düğmelerini kullanın. İndirilen dosya, ekranda seçtiğiniz cari ve tarih aralığıyla aynı kapsamı taşır.

Önemli: Şu an ekstre yalnızca satış tarafını (AR) içerir — yani satış faturaları (borç) ve tahsilatlar (alacak). Tedarikçiye yapılan alış/ödeme hareketleri ekstreye henüz yansımaz; ekranda bu konuda bir bilgi uyarısı görürsünüz.

Yaşlandırma (vadesi geçen alacak/borç) raporu

  1. Yaşlandırma sekmesine geçin.
  2. Üstteki anahtardan rapor türünü seçin: Alacaklar (AR) — müşterilerden tahsil edilecekler, veya Borçlar (AP) — tedarikçilere ödenecekler.
  3. İsterseniz Tarih (asOf) alanına bir tarih girin; rapor o tarihe göre gecikmeleri hesaplar. Boş bırakırsanız bugün esas alınır (gelecek tarih seçilemez).
  4. Üstte beş vade kovası kartı ve bir Toplam kartı tutarlarıyla görünür: Vadesi Gelmemiş, 1–30 gün, 31–60 gün, 61–90 gün, 90+ gün.
  5. Alttaki tabloda her açık belge satır satır listelenir: Belge No, Cari, Bakiye (kalan açık tutar), Gecikme (gün) ve hangi Kova’ya düştüğü.
  6. Henüz bir belgeye eşleştirilmemiş (avans niteliğinde) tahsilat/ödeme varsa, ekranda bunu açıklayan bir bilgi notu ve “Cari net bakiye (Toplam − Avans)” değeri görünür.

İpuçları ve sık sorulanlar

  • Cari kodu tekildir ve sonradan akılda kalıcı olsun. İki cariye aynı kod veremezsiniz; sade ve tutarlı bir kodlama (ör. müşteriler M001, tedarikçiler T001) ileride aramayı kolaylaştırır.
  • VKN/TCKN’yi doğru hane sayısıyla girin. Firma ise 10, gerçek kişi ise 11 hane; yalnızca rakam. Yanlış uzunlukta girilirse sistem kaydetmez. Bu alan opsiyoneldir ama fatura kesecekseniz girmeniz gerekir.
  • Tip seçimini ilişkiye göre yapın. Hem alıp hem sattığınız bir firma için Müşteri + Tedarikçi seçin; böylece tek kartta her iki yönü de takip edebilirsiniz.
  • Bu ekranda cari silme/düzenleme yoktur. Cari Kartlar sekmesi yeni cari ekleme, listeleme ve detay görüntülemeyi kapsar. Bir cariyi tamamen silmek, üzerine işlenmiş faturalar/tahsilatlar nedeniyle muhasebe açısından sakıncalıdır; bunun yerine kullanılmayan cariler pasif duruma alınır (Durum: Pasif).
  • Taslak faturalar cari bakiyeye girmez. Bir satış faturası ekstreyi ve cari bakiyeyi ancak kesinleştirildikten (kesildikten) sonra etkiler. Ekstrede beklediğiniz bir faturayı göremiyorsanız, faturanın hâlâ taslak (DRAFT) durumda olup olmadığını kontrol edin.
  • Açılış bakiyesini (devir) bu ekrandan elle girmezsiniz. Ekstredeki “Devir (Açılış)” tutarı, seçtiğiniz tarihten önceki hareketlerden otomatik hesaplanır. Mihenk’i kullanmaya başlarken eski bakiyeleri sisteme aktarmak için, ana muhasebe modülündeki toplu içe-aktarım / açılış bakiyesi akışını kullanın; oradan girilen açılış kayıtları bu cari hesaplara yansır.
  • Bakiye yönünü karıştırmayın. B (Borç) carinin size borçlu olduğunu, A (Alacak) sizin cariye borçlu olduğunuzu gösterir. Müşteri ekstresinde tipik olarak bakiye B tarafındadır.
  • Ekstre şu an satış (AR) odaklıdır. Tedarikçilere yaptığınız ödemeler ve alış faturaları henüz cari ekstresine yansımaz. Tedarikçi tarafı için, yaşlandırma ekranında Borçlar (AP) görünümünü kullanabilirsiniz.
  • Yaşlandırmada “asOf” tarihi gecikmeyi kaydırır. Geçmiş bir tarihe göre rapor almak istiyorsanız o tarihi seçin; rapor o güne göre hangi belgenin kaç gün geciktiğini yeniden hesaplar.
  • Avans (tahsis edilmemiş) tutarlar kovalara girmez. Henüz bir faturaya eşleştirilmemiş tahsilat/ödemeler yaşlandırma kovalarında görünmez; bunlar ayrıca “avans” olarak belirtilir ve net bakiye hesabında dikkate alınır.
  • “Cari yüklenemedi/bulunamadı” görürseniz: İlgili cari silinmiş ya da başka bir firmaya ait olabilir. Listeyi yenileyip cariyi yeniden seçin. Sistem her kullanıcıya yalnızca kendi firmasının carilerini gösterir.