Başlangıç: Giriş, Roller ve Arayüz

7 dk okuma · Bölüm 1/17

Ne işe yarar

Mihenk, küçük ve orta ölçekli işletmeler için bir ön muhasebe ve ERP yazılımıdır (ERP = işletmenin satış, alış, stok, finans gibi süreçlerini tek bir yerden yöneten bütünleşik program). Bu bölüm, programa nasıl giriş yapacağınızı, ekranda ne göreceğinizi ve sizin kullanıcı türünüzün (rolünüzün) hangi işlemlere yetkili olduğunu anlatır. Yani Mihenk’i ilk kez açtığınızda işinize yarayacak temel kullanım rehberidir.

Mihenk çok kiracılı (multi-tenant) bir sistemdir: Aynı program üzerinde birden çok firma çalışır ama her firmanın verisi tamamen ayrıdır. Sizin firmanıza burada organizasyon denir. Giriş yaptığınızda yalnızca kendi organizasyonunuzun verilerini görürsünüz; başka firmaların kayıtlarına erişmeniz mümkün değildir. Bu ayrım yazılımın içinde teknik olarak güvenceye alınmıştır.

Programa giriş yapmak ve hesabınızı yönetmek her kullanıcının ihtiyacı olan ilk adımdır. Saha personelinden ofis çalışanına, muhasebeciden firma sahibine kadar herkes önce buradan başlar. Yeni bir çalışanın hesabını açmak, rolünü değiştirmek veya bir hesabı pasife almak gibi işlemler ise yalnızca yöneticilere (ADMIN rolüne) açıktır.

Bu bölümün ele aldığı işlemler dört başlık altında toplanır: (1) parola ile giriş, (2) parolayı unuttuysanız sıfırlama, (3) size gönderilen daveti kabul ederek hesabınızı etkinleştirme, (4) giriş sonrası sol menü ve üst bar üzerinden modüllerde gezinme.

Temel kavramlar

  • Organizasyon (tenant): Mihenk’te sizin firmanız. Tüm kayıtlarınız (cari, fatura, stok, fiş) bu organizasyona bağlıdır. Verileriniz başka organizasyonlardan tamamen yalıtılmıştır.
  • Organizasyon kodu (orgSlug): Firmanızı temsil eden kısa metin etiketi (örneğin ornek-firma). Yalnızca, e-posta adresiniz birden fazla organizasyonda kayıtlıysa girişte sorulur.
  • Kullanıcı: Programa giriş yapan kişi. Her kullanıcının bir e-postası, bir parolası ve bir rolü vardır.
  • Rol: Kullanıcının ne yapmaya yetkili olduğunu belirleyen yetki türü. Mihenk’te beş rol vardır: SUPER_ADMIN, ADMIN, ACCOUNTANT, CLERK, VIEWER. Aşağıda her birinin yetkisi açıklanmıştır.
  • Davet (invite): Yöneticinin yeni bir çalışan için açtığı hesap. Davet edilen kişi, kendisine gelen özel bağlantıdan parolasını belirleyip hesabını etkinleştirir. Davet edilen hesap, parola belirlenene kadar pasif (giriş yapılamaz) durumdadır.
  • Parola sıfırlama: Parolanızı unuttuysanız, e-postanıza gelen bağlantıyla yeni bir parola belirleme işlemi.
  • Panel (Dashboard): Giriş yaptıktan sonra açılan ana ekran. Yetkili olduğunuz modüllerin kısayol kartlarını ve (yetkiliyseniz) finansal özet rakamlarını gösterir.
  • Modül: Belirli bir işi yapan bölüm; örneğin Muhasebe, Cari, Satış, Envanter. Sol menüde listelenir.
  • Oturum (session): Girişten sonra açık kalan kullanım süreniz. Bir süre sonra veya yetkiniz iptal edilirse oturum otomatik kapanır ve sizi tekrar giriş ekranına yönlendirir.

Roller ve yetkileri

Aşağıdaki yetkiler programın içine gömülüdür. Bir role kapalı olan bir modül, o kullanıcının ekranında hiç görünmez.

  • SUPER_ADMIN — Platform yöneticisi: Mihenk’in genel sahibi. Tüm modüllere ve tüm işlemlere erişir. (Genelde firma içi değil, sistemi işleten taraftadır.)
  • ADMIN — Organizasyon yöneticisi: Firmanızın yöneticisi. Her modüle ve her işleme yetkilidir. Kullanıcı davet etme, rol atama, hesap aktif/pasif yapma yalnızca bu role (ve SUPER_ADMIN’e) açıktır.
  • ACCOUNTANT — Muhasebeci: Finansla ilgili modüllerde (Muhasebe, Cari, Satış faturası, Finans, Bordro, Sabit Kıymet, Envanter, Satınalma, Satış sipariş) kayıt görüntüleme, oluşturma ve düzenleme yetkisine sahiptir. Kullanıcı listesini ve denetim defterini görebilir ama kullanıcı yönetimi yapamaz.
  • CLERK — Veri giriş elemanı: Operasyonel modüllerde (Cari, Satış faturası, Envanter, Satınalma, Satış sipariş, makbuzlar) kayıt görüntüleme ve oluşturma yetkisine sahiptir. Var olan kayıtları düzenleme veya finansal özet görme yetkisi yoktur.
  • VIEWER — Görüntüleyici (salt-okunur): Tüm modülleri yalnızca okuyabilir, hiçbir kayıt oluşturamaz veya değiştiremez. Denetim defterini ise göremez.

Adım adım kullanım

Parola ile giriş yapma

  1. Tarayıcınızda Mihenk adresini açın. Karşınıza Mihenk ERP başlıklı giriş kartı gelir.
  2. E-posta alanına firma e-posta adresinizi yazın (örneğin [email protected]).
  3. Parola alanına parolanızı girin.
  4. Giriş düğmesine basın.
  5. Bilgileriniz doğruysa otomatik olarak Panel ekranına yönlendirilirsiniz.
  6. E-postanız birden fazla organizasyonda kayıtlıysa: Sistem bir uyarı gösterir ve ekrana Organizasyon kodu adlı yeni bir alan açar. Bu alana firmanızın kodunu (orgSlug, örneğin firma-slug) yazıp tekrar Giriş düğmesine basın. Hangi kodu yazacağınızı bilmiyorsanız yöneticinize sorun.
  7. E-posta veya parola hatalıysa ekranda kırmızı bir hata mesajı görürsünüz; bilgileri kontrol edip tekrar deneyin.

Parolayı unuttuysanız sıfırlama

  1. Giriş ekranında parola alanının altındaki Parolamı unuttum? bağlantısına tıklayın.
  2. Açılan Parolanızı mı unuttunuz? ekranında E-posta alanına adresinizi yazın.
  3. Gerekirse (e-postanız birden çok organizasyonda kayıtlıysa) Organizasyon kodu (opsiyonel) alanını doldurun. Çoğu kullanıcı bunu boş bırakır.
  4. Sıfırlama bağlantısı gönder düğmesine basın.
  5. Ekranda her durumda aynı onay mesajı çıkar: “Bu e-posta sistemde kayıtlıysa, parola sıfırlama bağlantısı gönderilecektir.” Bu mesaj, e-postanızın kayıtlı olup olmadığını belli etmez; güvenlik için bilinçli olarak böyledir.
  6. E-postanıza gelen sıfırlama bağlantısına tıklayın. Açılan Yeni parolanızı belirleyin ekranında:
    • Yeni parola alanına en az 8 karakterli yeni bir parola yazın.
    • Parola (tekrar) alanına aynı parolayı bir kez daha yazın.
    • Parolayı güncelle düğmesine basın.
  7. Başarılı olursa giriş ekranına yönlendirilirsiniz ve artık yeni parolanızla giriş yaparsınız.

Not: Sıfırlama bağlantısı tek kullanımlıktır ve belirli bir süre sonra geçersiz olur. Bağlantı çalışmazsa baştan yeni bir talep oluşturun.

Daveti kabul etme (yeni çalışan)

Yöneticiniz size bir hesap açtığında, hesabınız pasif durumda başlar ve giriş yapamazsınız. Önce daveti kabul edip parolanızı belirlemeniz gerekir.

  1. Size iletilen davet bağlantısına tıklayın. Açılan ekranın başlığı Daveti kabul et — parolanızı belirleyin olur.
  2. Yeni parola alanına en az 8 karakterli bir parola yazın.
  3. Parola (tekrar) alanına aynı parolayı tekrar yazın.
  4. Hesabı etkinleştir düğmesine basın.
  5. Başarılı olursa “Hesabınız etkinleştirildi” mesajını görür ve giriş ekranına yönlendirilirsiniz. Artık e-postanız ve yeni belirlediğiniz parolayla Giriş yapabilirsiniz.

Not: Bağlantıyı tam ve eksiksiz kullanın. Bağlantıdaki davet anahtarı eksikse ekran “Geçersiz davet bağlantısı” uyarısı verir; bu durumda yöneticinizden bağlantıyı yeniden göndermesini isteyin.

Giriş sonrası arayüzde gezinme

  1. Giriş yapınca Panel ekranı açılır ve üstte “Hoş geldiniz, [adınız]” yazısı görünür.
  2. Sol menü (Sider): Ekranın solunda koyu renkli bir menü vardır. En üstte Panel (ana ekrana dönüş) bulunur; altında ise rolünüzün yetkili olduğu modüller listelenir (Muhasebe, Cari, Satış, Envanter, Finans, Bordro vb.). Bir modüle gitmek için adına tıklamanız yeterlidir. Yetkiniz olmayan modüller bu listede hiç görünmez.
  3. Panel kartları: Ana ekranın ortasında, sol menüdeki modüllerin aynısı tıklanabilir kartlar halinde de durur. İstediğiniz kartın üzerine tıklayarak da o modüle gidebilirsiniz. “Listelenen modüller yetkinize göre filtrelenir” açıklaması burada görünür.
  4. Finansal Özet (yalnız yetkili roller): ADMIN, ACCOUNTANT veya SUPER_ADMIN iseniz Panel’in üst kısmında bir Finansal Özet bandı görürsünüz: Nakit (Banka/Kasa), Alacaklar (AR), Borçlar (AP), Vadesi Geçen Alacak/Borç kartları ve son 12 ayın ciro grafiği. Sağ üstteki Tarihe kadar seçicisiyle özeti geçmiş bir tarihe göre de görebilirsiniz. CLERK ve VIEWER rolleri bu bandı görmez.
    • AR (Accounts Receivable) = müşterilerinizden olan alacaklar. AP (Accounts Payable) = tedarikçilerinize olan borçlar.
  5. Üst bar (Header) ve çıkış: Ekranın sağ üst köşesinde adınız (veya e-postanız) ve bir kullanıcı simgesi vardır. Üzerine tıkladığınızda açılan menüden Çıkış seçeneğiyle oturumunuzu güvenli biçimde kapatabilirsiniz.

Kullanıcı yönetimi (yalnız yöneticiler)

Sol menüde Kullanıcılar modülü yalnızca ADMIN ve SUPER_ADMIN rollerine görünür. Bu modülden yapılabilen işlemler:

  1. Yeni kullanıcı davet etme: Çalışanın e-postasını ve (varsa) adını girip bir rol seçerek hesabını oluşturursunuz. Davet edilen hesap, kişi daveti kabul edip parola belirleyene kadar pasif kalır.
  2. Kullanıcıları listeleme ve filtreleme: Organizasyonunuzdaki kullanıcıları görüntüler, role göre veya yalnızca aktif olanları gösterecek şekilde süzebilirsiniz. (Parolalar ve davet anahtarları bu listede asla görünmez.)
  3. Rol atama: Bir kullanıcının rolünü değiştirebilirsiniz (örneğin CLERK → ACCOUNTANT).
  4. Aktif/pasif yapma: Bir kullanıcının hesabını pasife alabilir veya yeniden etkinleştirebilirsiniz. Pasif kullanıcı giriş yapamaz.

İpuçları ve sık sorulanlar

  • “Organizasyon kodu” alanı her zaman çıkmaz. Yalnızca e-postanız birden fazla firmada kayıtlıysa görünür. Tek firmada çalışan çoğu kullanıcı bu alanı hiç görmez.
  • Sayfayı yenilersem çıkış yapmış olur muyum? Hayır. Oturumunuz açıksa sayfa yenilense de Mihenk sizi tanır ve kaldığınız yerden devam edersiniz.
  • Oturum kendiliğinden kapanırsa (uzun süre işlem yapmama, parolanızın değişmesi veya yetkinizin iptali nedeniyle) program sizi otomatik olarak giriş ekranına yönlendirir. Bilgilerinizle yeniden giriş yapın.
  • Yeni parola en az 8 karakter olmalı ve “Parola (tekrar)” alanıyla birebir aynı olmalı; aksi halde ekran “Parolalar eşleşmiyor” uyarısı verir ve kaydetmez.
  • Davet veya sıfırlama bağlantısını eksiksiz kopyalayın. Bağlantı kırpılırsa içindeki anahtar bozulur ve “Geçersiz bağlantı” uyarısı alırsınız. Bu durumda yöneticinizden yenisini isteyin.
  • Aradığınız modülü göremiyorsanız muhtemelen rolünüz o modüle yetkili değildir. İhtiyacınız varsa yöneticinizden rolünüzün güncellenmesini talep edin; modüller rolünüze göre otomatik filtrelenir.
  • Parolanızı kimseyle paylaşmayın. Mihenk sizden parolanızı asla e-posta veya telefonla istemez; parola yalnızca giriş, davet kabul ve sıfırlama ekranlarına girilir.
  • Yöneticiler için son yönetici uyarısı: Bir organizasyonda en az bir aktif yöneticinin (ADMIN) kalması zorunludur. Tek aktif yöneticinin rolünü düşürmeye veya hesabını pasife almaya çalışırsanız sistem bu işlemi engeller; böylece firmanız yönetici kalmadan kilitlenmez.
  • Kendi hesabınızı pasife alamazsınız. Bu, yanlışlıkla kendinizi sistemden kilitlemenizi önlemek içindir.
  • Çıkış yapmayı unutmayın. Özellikle ortak bir bilgisayar kullanıyorsanız işiniz bittiğinde sağ üstteki menüden Çıkış yapın.