Makbuzlar (Müstahsil & Serbest Meslek)

7 dk okuma · Bölüm 7/17

Ne işe yarar

Bu modül, faturadan ayrı tutulan iki özel belgeyi düzenlemenizi sağlar: serbest meslek makbuzu (e‑SMM) ve müstahsil makbuzu (e‑MM). Her ikisinin de faturadan ayrı olmasının nedeni, içlerinde stopaj (peşin kesilen vergi) barındırmalarıdır. Makbuzlar ekranında üstte iki sekme görürsünüz: “Serbest Meslek (e‑SMM)” ve “Müstahsil (e‑MM)”. Açılışta serbest meslek sekmesi gelir.

Serbest meslek makbuzu (e‑SMM) bir çıktı/gelir belgesidir: işletmeniz serbest meslek faaliyeti (danışmanlık, mali müşavirlik, avukatlık, mühendislik vb.) yaptığında ve karşı taraf bu hizmet için size ödeme yapacağında düzenlersiniz. Yani belgeyi siz kesersiniz, geliriniz buradan oluşur. Bu makbuzda KDV (mal/hizmette devlete ödenen tüketim vergisi) bulunur ve buna ek olarak hizmet bedeli üzerinden gelir vergisi stopajı (alıcının sizin adınıza peşin kestiği vergi) hesaplanır.

Müstahsil makbuzu (e‑MM) ise tam tersi yönde, bir alış belgesidir ve “kendi kendine düzenlenen” (self‑billed) bir belgedir: işletmeniz, vergi mükellefi olmayan bir çiftçiden/üreticiden (müstahsil) zirai ürün (süt, sebze, canlı hayvan, fındık vb.) satın aldığında, satıcı fatura kesemediği için belgeyi siz düzenlersiniz. Bu makbuzda KDV yoktur; bunun yerine alım bedeli üzerinden zirai stopaj (çiftçi adına peşin kesilen gelir vergisi) hesaplanır.

Genelde bu ekranı muhasebe/ön muhasebe sorumlusu, mali müşavir veya işletme sahibi kullanır. Her iki makbuz da kesildikten sonra e‑Arşiv olarak GİB’e (Gelir İdaresi Başkanlığı) elektronik belge akışından gönderilebilir.

Temel kavramlar

  • Stopaj (tevkifat): Bir ödemeden, alıcı tarafından kesilip vergi dairesine yatırılmak üzere ayrılan peşin vergidir. Burada iki tür vardır: serbest meslek makbuzunda gelir vergisi stopajı (GVK 94/2), müstahsil makbuzunda zirai stopaj (GVK 94/11).
  • Müstahsil: Vergi mükellefi olmayan, fatura kesemeyen üretici/çiftçidir. Onun yerine alıcı işletme makbuz düzenler.
  • Brüt: Stopaj düşülmeden önceki toplam tutardır (müstahsil makbuzunda alım bedeli; serbest meslekte net + KDV).
  • Net: Serbest meslek makbuzunda KDV hariç hizmet bedelidir; stopaj bu tutar üzerinden hesaplanır.
  • KDV (Katma Değer Vergisi): Mal/hizmet bedeli üzerinden hesaplanan tüketim vergisidir. Yalnızca serbest meslek makbuzunda vardır; müstahsil makbuzunda yoktur.
  • Ödenecek tutar: Stopaj düşüldükten sonra karşı tarafa fiilen ödenecek/tahsil edilecek tutardır.
  • Taslak (DRAFT) → Kesilmiş (ISSUED): Yeni oluşturulan makbuz önce taslaktır ve muhasebeye işlenmez; “Kesinleştir” dediğinizde kesilmiş duruma geçer ve geri alınamaz biçimde yevmiyeye (muhasebe kaydına) yazılır.
  • Yevmiye (fiş): Bir işlemin borç/alacak olarak muhasebeye kaydıdır. Makbuz kesilince otomatik üretilir.
  • Cari: Müşteri veya tedarikçi kaydıdır. Serbest meslek makbuzu müşteri cariye, müstahsil makbuzu tedarikçi cariye kesilir.
  • e‑Arşiv / e‑Belge / ETTN: Makbuzun elektronik olarak GİB’e iletilen biçimidir. ETTN, her e‑belgeye verilen tekil takip numarasıdır.
  • GİB Kabul / Red: Gönderilen e‑belgenin idare tarafından onaylanması ya da reddedilmesidir.
  • Boyut (masraf merkezi/proje): İşlemi bir projeye/departmana etiketlemek için kullanılan, opsiyonel raporlama boyutudur.

Adım adım kullanım

Her iki sekme de aynı çalışma mantığını izler: önce taslak oluşturursunuz, sonra Kesinleştir ile muhasebeye işlersiniz, ardından dilerseniz e‑belge olarak gönderirsiniz.

Serbest meslek makbuzu (e‑SMM) oluşturma

  1. Makbuzlar ekranında “Serbest Meslek (e‑SMM)” sekmesinde olduğunuzdan emin olun.
  2. Sağ üstteki “Yeni Makbuz” düğmesine basın. Yandan bir form paneli açılır.
  3. Cari (hizmet alıcısı) alanından hizmeti verdiğiniz müşteriyi seçin. (Listede yalnızca aktif müşteri/her‑ikisi tipi cariler çıkar.)
  4. Makbuz Tarihi’ni girin.
  5. GV Stopajı (GVK 94/2) oranını seçin: %20 (serbest meslek), %17 (telif / 18. madde) veya “Stopajsız (%0)”. Varsayılan %20’dir.
  6. İsterseniz Boyut (masraf merkezi/proje) seçin (zorunlu değildir).
  7. Satırlar (hizmet bedeli) bölümünde her hizmet için bir satır doldurun:
    • Açıklama (hizmet) — örn. “Şubat ayı danışmanlık”.
    • Miktar — 0’dan büyük olmalı.
    • B.Fiyat (birim fiyat).
    • KDV% — o satıra uygulanacak KDV oranı (varsayılan %20).
    • Birden fazla hizmet için “Satır ekle” ile yeni satır ekleyebilir, çöp kutusu simgesiyle satır silebilirsiniz (en az bir satır kalmalıdır).
  8. “Taslak Oluştur” düğmesine basın. Net, KDV, GV stopajı ve ödenecek toplamlar sistem tarafından kuruş kesinliğiyle hesaplanır (kendiniz toplamazsınız). Makbuz listede Taslak olarak görünür; henüz muhasebeye işlenmemiştir.

Müstahsil makbuzu (e‑MM) oluşturma

  1. Makbuzlar ekranında “Müstahsil (e‑MM)” sekmesine geçin.
  2. “Yeni Makbuz” düğmesine basın.
  3. Müstahsil (tedarikçi/çiftçi) alanından ürünü aldığınız üreticiyi seçin. (Listede yalnızca aktif tedarikçi/her‑ikisi tipi cariler çıkar.)
  4. Makbuz Tarihi’ni girin.
  5. Zirai Stopaj (GVK 94/11) oranını seçin: %2, %4, %1 veya “Stopajsız (%0)”. Hangi oranın geçerli olduğu ürünün türüne ve borsada tescilli olup olmadığına bağlıdır; seçeneklerin yanında kısa açıklamalar yer alır. Varsayılan %2’dir.
  6. İsterseniz Boyut seçin (opsiyonel).
  7. Satırlar (zirai ürün) bölümünde her ürün için bir satır doldurun:
    • Kalem (opsiyonel) — stok takibi yapmak istediğiniz bir ürünse stok kalemini seçin; seçerseniz kesim sırasında stok girişi yapılır.
    • Depo — stok kalemi seçtiyseniz zorunludur (ürünün hangi depoya gireceği).
    • Açıklama — ürün açıklaması.
    • Miktar ve B.Fiyat.
    • Kalem seçmezseniz (kalemsiz satır) o satır stok değil, kesim aşamasında bir gider/alış hesabına işlenir.
    • “Satır ekle” ile çoğaltabilir, çöp kutusuyla silebilirsiniz.
  8. “Taslak Oluştur” düğmesine basın. Brüt, zirai stopaj ve ödenecek toplamlar sistem tarafından hesaplanır. Müstahsil makbuzunda KDV yoktur. Makbuz listede Taslak olarak görünür.

Makbuzu kesinleştirme (taslaktan kesilmişe)

Kesinleştirme, makbuzu muhasebeye işleyen geri alınamaz adımdır.

Serbest meslek (e‑SMM) için:

  1. Listede ilgili taslak satırında “Kesinleştir” düğmesine basın (veya Detay panelini açıp oradaki “Kesinleştir” düğmesini kullanın).
  2. Çıkan onayı (DRAFT→ISSUED, atomik yevmiye üretilir, geri alınamaz) okuyup “Kes” ile onaylayın.
  3. Makbuza bir makbuz numarası verilir ve otomatik yevmiye üretilir: alacak (tahsil edilecek) tutar ve kesilen KDV kaydedilir, stopaj kısmı peşin ödenen vergi olarak ayrı izlenir. Durum Kesildi olur.

Müstahsil (e‑MM) için:

  1. Listede taslak satırında “Kesinleştir” düğmesine basın. “Müstahsil Makbuzunu Kes” başlıklı bir pencere açılır.
  2. Makbuzda kalemsiz satır varsa, pencerede “Gider/Alış Hesabı (kalemsiz satırlar için)” alanı çıkar ve doldurulması zorunludur; stok kalemi seçilmemiş satırlar bu hesaba borç olarak işlenir.
  3. “Kes” ile onaylayın. Kesim “kendi kendine fatura” (self‑billed) mantığında yevmiye üretir: alımı (kalemli satırlar stok girişi, kalemsiz satırlar seçtiğiniz gider/alış hesabı), satıcıya borcunuzu ve kestiğiniz zirai stopajı kaydeder. Makbuza numara verilir, durum Kesildi olur.

Kesilmiş makbuzu e‑belge olarak gönderme (e‑Arşiv)

Bir makbuz kesildikten sonra Detay panelinin altında “e‑Belge” bölümü görünür. Adımları sırayla, her biri için ilgili düğme ekranda belirdikçe yapın:

  1. Listede makbuzun “Detay” düğmesine basıp paneli açın.
  2. “Yönlendir (e‑Arşiv)” — belgeyi e‑Arşiv kanalına yönlendirir. Bir kez yönlendirildikten sonra kanal kilitlenir.
  3. “e‑Belge Oluştur (UBL)” — belgenin elektronik (UBL) biçimini hazırlar ve bir ETTN (takip numarası) atar. ETTN panelde görünür ve tek tıkla kopyalanabilir.
  4. “Entegratöre Gönder” — belgeyi e‑belge entegratörüne iletir; durum “Gönderildi” olur.
  5. İdarenin yanıtını işleyin:
    • Serbest meslek (e‑SMM): “GİB Kabul” veya “GİB Red” düğmeleri çıkar. Red’i onaylarsanız makbuz iptal edilir ve muhasebede otomatik bir ters‑fiş (kaydı geri alan karşı kayıt) kesilir; cari ekstresi ve alacak bakiyesi otomatik düzeltilir.
    • Müstahsil (e‑MM): Yalnızca “GİB Kabul” düğmesi vardır. Müstahsil makbuzunda GİB reddi gelirse makbuz otomatik iptal edilmez; stok girişi ve çok satırlı kayıt yapıldığı için ters düzeltmeyi (ters‑fiş ve stok düzeltmesi) elle yapmanız gerekir.

Listeleme ve filtreleme

  1. Her sekmenin üstünde bir Durum filtresi vardır: Tümü / Taslak / Kesildi / İptal. Seçtiğinizde liste anında filtrelenir.
  2. Liste sütunları her sekmede ilgili tutarları gösterir:
    • Serbest meslek: Makbuz No, Tarih, Cari, Durum, Net, KDV, GV Stopajı, Ödenecek.
    • Müstahsil: Makbuz No, Tarih, Müstahsil, Durum, Brüt, Zirai Stopaj, Ödenecek.
  3. “Detay” ile makbuzun satırlarını, ödeme/tahsilat özetini, stopaj kırılımını, yevmiye bağını ve (kesilmişse) e‑belge durumunu görebilirsiniz.

Taslağı iptal etme

  • Yalnızca Taslak durumundaki makbuz doğrudan iptal edilebilir. Listede taslak satırındaki “İptal” düğmesine basıp onaylayın; makbuz İptal durumuna geçer. Henüz muhasebeye işlenmediği için bir ters kayıt gerekmez.
  • Kesilmiş bir makbuz “İptal” düğmesiyle iptal edilemez. Serbest meslek makbuzu için iptal yolu GİB reddidir; müstahsil makbuzu için elle düzeltme gerekir (yukarıya bakın).

İpuçları ve sık sorulanlar

  • Hangi makbuzu kullanmalıyım? Siz bir hizmet sunup gelir elde ediyorsanız serbest meslek makbuzu (e‑SMM); vergi mükellefi olmayan bir çiftçiden zirai ürün alıyorsanız müstahsil makbuzu (e‑MM) kullanın.
  • Müstahsil makbuzunda KDV yoktur. KDV alanı bu sekmede bulunmaz; yalnızca zirai stopaj hesaplanır. KDV içeren bir alış için makbuz değil, normal alış faturası kullanılır.
  • Tutarları kendiniz hesaplamayın. Net, KDV, stopaj ve ödenecek toplamlar sistem tarafından kuruş kesinliğiyle hesaplanır. Stopaj, serbest meslekte KDV hariç net üzerinden, müstahsilde brüt üzerinden uygulanır.
  • Taslak ile kesilmiş arasındaki fark önemlidir. Taslak makbuz muhasebeye işlenmez; sadece “Kesinleştir” adımı yevmiye üretir. Bu yüzden taslakları rahatça düzenleyip iptal edebilirsiniz, ama kesim geri alınamaz.
  • Doğru cariye kesin. Serbest meslek makbuzu yalnızca müşteri (CUSTOMER/her‑ikisi) cariye, müstahsil makbuzu yalnızca tedarikçi (SUPPLIER/her‑ikisi) cariye kesilebilir; aksi halde sistem hata verir. Cari pasifse seçilemez.
  • Stok kalemi seçtiyseniz depo zorunludur. Müstahsil makbuzunda kalem seçip depo seçmezseniz taslak oluşturulamaz. Stok takibi istemiyorsanız kalem ve depoyu boş bırakın; o satır kesimde gider/alış hesabına işlenir.
  • Kalemsiz satır varsa kesimde gider/alış hesabı isteyecektir. Müstahsil makbuzunu keserken kalemsiz satırlar için borç‑bakiyeli (gider/varlık) bir hesap seçmeniz gerekir; aksi halde kesim tamamlanmaz.
  • e‑Belge yalnızca kesilmiş makbuzlar içindir. Taslak makbuzda e‑belge adımları görünmez. Önce “Kesinleştir”, sonra e‑Arşiv akışını izleyin.
  • e‑Belge adımları sıralıdır. Yönlendir → e‑Belge Oluştur → Entegratöre Gönder → GİB Kabul/Red. Her adımın düğmesi yalnızca uygun durumda görünür; sırayı atlamaya çalışmayın.
  • GİB reddi iki makbuzda farklı çalışır. Serbest meslek makbuzunda red otomatik ters‑fiş kesip makbuzu iptal eder. Müstahsil makbuzunda red otomatik iptal etmez; stok ve çok satırlı kayıt nedeniyle düzeltmeyi elle yapmanız gerekir. Bu nedenle müstahsil makbuzunu göndermeden önce tutar ve satırları dikkatle kontrol edin.
  • Boyut alanı opsiyoneldir. Masraf merkezi/proje bazlı raporlama yapıyorsanız makbuzu bir boyuta etiketleyebilirsiniz; bu bilgi kesimde muhasebe kaydına taşınır.