e-İrsaliye & Sevkiyat

6 dk okuma · Bölüm 8/17

Ne işe yarar

Bu modül, müşterinize mal gönderirken (sevk ederken) düzenlemeniz gereken sevk irsaliyesini ve bunun elektronik hâli olan e-İrsaliyeyi hazırlayıp göndermenizi sağlar. İrsaliye, “şu malları, şu tarihte, şu araçla, şu müşteriye yola çıkardım” bilgisini taşıyan resmi bir sevk belgesidir; fatura ise paranın/bedelin belgesidir. Yani irsaliye malın hareketini, fatura bedeli belgeler. Bu ikisi çoğu zaman ayrı ayrı düzenlenir.

Modülü genellikle sevkiyat/depo görevlileri, ofis personeli veya işletme sahibi kullanır. Tipik kullanım anı: ürünleri kamyona/araca yüklediğiniz ve müşteriye yola çıkardığınız andır. Mal araçla yola çıkmadan önce irsaliyenin kesilmiş ve (e-İrsaliye mükellefiyseniz) elektronik olarak gönderilmiş olması beklenir.

Önemli bir nokta: Sevk irsaliyesi muhasebe kaydı (fiş) üretmez ve stok miktarınızı düşürmez. Yani irsaliye kesmek cari (müşteri/tedarikçi) bakiyenizi veya kasanızı değiştirmez. Bunun nedeni, satış faturanız kesildiğinde stok düşüşünün ve gelir kaydının zaten o faturada yapılmış olmasıdır; irsaliye yalnızca sevkiyatı belgeler. (Burada “fiş”, muhasebede her işlemin borç/alacak olarak kaydedildiği yevmiye kaydını ifade eder.)

İrsaliyeyi sıfırdan elle oluşturabilir veya daha pratik bir yolla, daha önce kestiğiniz bir satış faturasından otomatik üretebilirsiniz. Faturadan oluşturduğunuzda fatura satırları irsaliyeye olduğu gibi kopyalanır ve iki belge birbirine bağlanır.

Temel kavramlar

  • Sevk irsaliyesi: Malın bir yerden başka yere taşındığını belgeleyen resmi sevk belgesi. Müşteriye gönderdiğiniz malın listesini, miktarını ve sevk tarihini içerir.
  • e-İrsaliye: Kâğıt irsaliyenin elektronik (dijital) hâli. Sistem belgeyi standart bir formata (UBL “TEMELIRSALIYE” senaryosu) çevirip entegratör (gönderim aracısı) üzerinden iletir.
  • Taslak (DRAFT): İrsaliyenin henüz kesinleşmemiş, üzerinde çalışılan hâli. Bu aşamada e-İrsaliye gönderilemez.
  • Kesildi (ISSUED): İrsaliyenin kesinleştirilmiş hâli. Kesilen irsaliye artık değiştirilemez (kilitlenir) ve ancak bu aşamadan sonra e-İrsaliye gönderilebilir.
  • İptal (CANCELLED): İrsaliyenin iptal edilmiş hâli. Taslak veya kesilmiş bir irsaliyeyi iptal edebilirsiniz.
  • İrsaliye No: Sisteme kaydedilirken otomatik verilen, işletmenize özel sıra numarası. Siz girmezsiniz, sistem üretir.
  • Belge Tarihi: İrsaliyenin düzenlenme tarihi.
  • Fiili Sevk Tarihi: Malın gerçekten yola çıktığı tarih. Belge tarihiyle aynı olabilir veya farklı olabilir.
  • Taşıma bilgileri: Taşıyıcı firma, araç plakası, sürücü adı, sürücü TCKN’si ve teslim adresi gibi opsiyonel sevkiyat bilgileri. (TCKN, kişiye ait 11 haneli T.C. Kimlik Numarasıdır.)
  • Birim (unitCode): Sevk edilen malın ölçü birimi (Adet, Kilogram, Litre, Metre, Kutu vb.). Standart kodlarla (örn. C62 = Adet) gönderilir.
  • ETTN: e-Belgeye verilen, dünyada tek olan benzersiz kimlik numarası. Bir irsaliyeyi e-İrsaliye olarak gönderdiğinizde sistem bu numarayı üretir ve belgeye sabitler; aynı irsaliyeyi tekrar göndermeye çalışsanız bile numara değişmez.
  • GİB: Gelir İdaresi Başkanlığı; e-belgelerin gönderildiği resmi kurum.
  • e-Belge durumu: Gönderim aşamasını gösterir: “UBL Hazır”, “Kuyrukta”, “Gönderildi”, “GİB Kabul”, “GİB Red” veya “Hata”.

Adım adım kullanım

Yeni irsaliye oluşturma (elle)

  1. e-İrsaliye / Sevkiyat ekranını açın. Sağ üstteki “Yeni İrsaliye” düğmesine basın.
  2. Açılan “Yeni Sevk İrsaliyesi” panelinde Alıcı (müşteri) alanından malı gönderdiğiniz müşteriyi seçin. Bu liste yalnızca aktif müşterileri gösterir.
  3. Belge Tarihi ve Fiili Sevk Tarihi alanlarını doldurun. İkisi de zorunludur.
  4. İsterseniz Taşıma Bilgileri (opsiyonel) bölümünü doldurun: Taşıyıcı firma, Araç Plakası, Sürücü, Sürücü TCKN (11 hane) ve Teslim Adresi. Bu alanlar zorunlu değildir; boş bırakabilirsiniz.
  5. Satırlar (sevk edilen) bölümünde gönderdiğiniz malları girin:
    • Kalem (opsiyonel): Stok kalemlerinizden birini seçebilirsiniz. Stok kartınızda olmayan bir şey için bu alanı boş bırakıp serbest satır girebilirsiniz.
    • Açıklama: Zorunlu. Sevk edilen malın adı/açıklaması.
    • Miktar: Zorunlu. Sıfırdan büyük olmalıdır.
    • Birim: Ölçü birimini seçin (varsayılan: C62 — Adet).
  6. Birden çok satır eklemek için “Satır ekle” düğmesini kullanın. Bir satırı silmek için satır sonundaki çöp kutusu simgesine basın.
  7. “Taslak Oluştur” düğmesine basın. İrsaliye Taslak (DRAFT) olarak kaydedilir ve size bir İrsaliye No verilir.

Not: Taslak oluşturmak muhasebe kaydı üretmez ve stok düşmez. Henüz e-İrsaliye gönderilmez; önce kesinleştirmeniz gerekir.

Faturadan irsaliye oluşturma

Daha önce kestiğiniz bir satış faturasının mallarını sevk ediyorsanız, irsaliyeyi sıfırdan girmek yerine faturadan üretmek daha hızlıdır.

  1. Üst kısımdaki “Faturadan Oluştur” düğmesine basın.
  2. Açılan pencerede Fatura alanından, kesilmiş (ISSUED durumdaki) bir satış faturası seçin. Yalnızca kesilmiş faturalar listelenir.
  3. İsterseniz Belge Tarihi, Fiili Sevk Tarihi, Taşıyıcı ve Araç Plakası bilgilerini girin. Bunların hepsi opsiyoneldir; boş bırakırsanız sistem uygun varsayılan tarihleri kullanır.
  4. “Oluştur” düğmesine basın. Faturanın tüm satırları (mal adı, miktar, ölçü birimi) irsaliyeye kopyalanır, alıcı faturadaki müşteri olarak ayarlanır ve irsaliye o faturaya bağlanır. İrsaliye Taslak (DRAFT) olarak oluşur.

İrsaliyeyi kesinleştirme (Taslak → Kesildi)

İrsaliye taslak hâldeyken e-İrsaliye gönderilemez. Sevkiyatı kesinleştirmek için:

  1. Listede ilgili irsaliye satırında “Kesinleştir” düğmesine basın.
  2. Çıkan onay kutusunda “Kes” ile onaylayın.
  3. İrsaliye durumu Kesildi (ISSUED) olur. Bu aşamadan sonra irsaliye değiştirilemez ve e-İrsaliye gönderilebilir hâle gelir.

e-İrsaliye gönderme ve durum takibi

  1. Listede irsaliye satırındaki “Detay” düğmesine basın. Sağdan irsaliye detay paneli açılır.
  2. İrsaliye Kesildi (ISSUED) durumundaysa, panelin altında e-İrsaliye bölümü görünür.
  3. “e-İrsaliye Gönder” düğmesine basın. Sistem tek adımda belgeyi standart elektronik formata (UBL TEMELIRSALIYE) çevirir ve entegratöre iletir. Gönderim sonrası durum “Gönderildi” olur ve belgeye bir ETTN atanır.
  4. Gönderim durumunu aynı panelden takip edebilirsiniz: e-belge durumu (örn. “Gönderildi”), ETTN (kopyalanabilir), varsa Entegratör no’su ve bir hata oluştuysa hata mesajı burada görünür.
  5. Gönderim sırasında bir Hata olursa, düğme “Yeniden Gönder” olarak görünür; hatayı düzelttikten sonra tekrar deneyebilirsiniz.

Not: Sevk irsaliyesinde GİB kabul/red bekleme adımı yoktur; “Gönder” işlemi belgeyi üretip iletmeyi tek adımda tamamlar. Bu, irsaliyenin muhasebe veya stok kaydı üretmemesinden kaynaklanır.

Listeleme ve filtreleme

  1. Ana ekranda tüm irsaliyeleriniz tablo hâlinde listelenir: İrsaliye No, Belge Tarihi, Fiili Sevk, Alıcı, Araç ve Durum.
  2. Sol üstteki Durum açılır kutusundan listeyi filtreleyebilirsiniz: Tümü, Taslak, Kesildi veya İptal.
  3. Bir irsaliyenin tüm bilgilerini (alıcı, taşıma bilgileri, satırlar, bağlı fatura, e-belge durumu) görmek için satırdaki “Detay” düğmesini kullanın.

İrsaliyeyi iptal etme

  1. İptal etmek istediğiniz irsaliye satırında “İptal” düğmesine basın. Bu düğme yalnızca Taslak veya Kesildi durumundaki irsaliyelerde görünür.
  2. Çıkan onay kutusunda “İptal Et” ile onaylayın. İrsaliye durumu İptal (CANCELLED) olur.

İpuçları ve sık sorulanlar

  • İrsaliye stok düşürmez, cari bakiyeyi değiştirmez. Bu bilinçli bir tasarımdır: Satış faturanız kesildiğinde stok düşüşü ve gelir kaydı zaten yapılmıştır. İrsaliye yalnızca malın sevkini belgeler, bu yüzden aynı stok iki kez düşmez.
  • Önce kesinleştirin, sonra gönderin. Taslak (DRAFT) bir irsaliye için e-İrsaliye gönderemezsiniz. Detay panelinde “Önce Kesinleştir” uyarısını görürseniz, irsaliyeyi henüz kesmemişsiniz demektir.
  • Kesilen irsaliye değiştirilemez. Bir irsaliyeyi kestikten (ISSUED) sonra satırlarını veya bilgilerini düzenleyemezsiniz. Bu nedenle kesmeden önce satırları ve tarihleri kontrol edin. Hatalıysa irsaliyeyi iptal edip yenisini oluşturun.
  • e-İrsaliye gönderimi için müşterinin VKN/TCKN’si gerekir. Alıcının vergi numarası (10 haneli VKN) veya kimlik numarası (11 haneli TCKN) eksikse gönderim hata verir. Ayrıca işletmenizin 10 haneli VKN’sinin sistemde tanımlı olması gerekir. (VKN = Vergi Kimlik Numarası.)
  • Tekrar gönderim güvenlidir. “Gönder” düğmesine ikinci kez bassanız bile sistem aynı belgeyi ve aynı ETTN’yi kullanır; ikinci bir e-İrsaliye oluşmaz. Zaten “Gönderildi” durumundaki bir belge yeniden iletilmez.
  • Sürücü TCKN’si tam 11 hane olmalı. Bu alanı dolduruyorsanız 11 haneli olmalıdır; aksi hâlde form uyarı verir. Boş bırakmak serbesttir.
  • Miktar sıfırdan büyük olmalı. Her satır için açıklama ve miktar zorunludur; miktar 0 veya negatif olamaz.
  • Kalem seçmek zorunlu değil. Stok kartınızda olmayan bir şeyi sevk ediyorsanız “Kalem” alanını boş bırakıp yalnızca açıklama ve miktar girerek serbest satır oluşturabilirsiniz.
  • Faturadan oluşturmak çift veri girişini önler. Bir faturanın mallarını gönderiyorsanız, satırları elle yeniden yazmak yerine “Faturadan Oluştur” ile kopyalayın; böylece iki belge de birbirine bağlı kalır.
  • Gönderilmiş e-İrsaliyeyi iptal ederken dikkat. Sistemde irsaliyeyi iptal edebilirsiniz; ancak entegratöre/GİB’e gönderilmiş bir e-İrsaliye söz konusuysa bu durumun resmi tarafının da (gerekiyorsa) ayrıca ele alınması gerekir.