Alış & Satınalma

Ne işe yarar

Bu modül, işletmenizin dışarıdan mal ve hizmet satın alma sürecini baştan sona takip etmenizi sağlar. Tedarikçiye sipariş vermek, gelen malı depoya kabul etmek ve tedarikçiden gelen faturayı kaydetmek — bu üç adımın tamamı tek bir yerde, birbirine bağlı biçimde yürür. Böylece “ne sipariş ettik, ne geldi, ne için fatura kestiler” sorularının cevabı her zaman elinizin altında olur.

Modülün asıl değeri üçlü mutabakattır (sipariş ↔ mal kabul ↔ fatura karşılaştırması): tedarikçinin gönderdiği fatura, gerçekte sipariş ettiğiniz ve teslim aldığınız mal ile satır satır karşılaştırılır. Fiyat veya miktar tutmuyorsa fatura “Sapma” durumuna düşer ve siz onaylamadan muhasebeye işlenemez. Bu, yanlış ya da şişirilmiş faturalara yanlışlıkla ödeme yapma riskini büyük ölçüde ortadan kaldırır.

Modül genellikle satınalma sorumlusu, depo/saha personeli ve muhasebe tarafından birlikte kullanılır: satınalma siparişi açar, depo malı teslim alıp kabul eder, muhasebe de faturayı eşleştirip onaylar. Erişim için kullanıcının ilgili yetkiye (satınalma modülü izni) sahip olması gerekir.

PO’suz, tek seferlik alımlar (danışmanlık, kira gibi hizmet faturaları) için ise siparişe bağlı kalmadan doğrudan Manuel Fatura kesebilirsiniz. Yani modül hem disiplinli sipariş süreçlerini hem de hızlı tek-fatura akışlarını destekler.

Temel kavramlar

• Satınalma siparişi (PO – Purchase Order): Tedarikçiye “şu kalemleri, şu miktarda, şu fiyata istiyorum” demenizin resmî kaydı. Henüz bir muhasebe borcu/fişi doğurmaz; yalnızca bir niyet belgesidir.
• Mal kabul (GRN – Goods Receipt Note): Sipariş ettiğiniz malın depoya fiilen geldiğinin kaydı. Stok bu adımda artar.
• Alış (satıcı) faturası: Tedarikçinin size kestiği fatura. Onaylandığında borç ve KDV muhasebeye işlenir.
• Taslak (DRAFT) → Kesinleşmiş (POSTED): Belgenin iki ana durumu. Taslak üzerinde değişiklik/onay beklenir, muhasebeye yansımaz. POSTED (İşlendi), fatura için yevmiye fişinin kesildiği ve geri alınamayan kesin durumdur.
• Yevmiye fişi (fiş): Bir mali olayın muhasebe defterine “şu hesaba borç, şu hesaba alacak” şeklinde işlenmiş kaydı.
• Üçlü mutabakat: Sipariş, mal kabul ve faturanın miktar/fiyat olarak birbirini tutması kontrolü.
• Faturalanabilir miktar: Bir satır için “teslim alınan − daha önce faturalanan” farkı. Yani henüz fatura kesilmemiş, teslim alınmış mal miktarı. Sadece bu kadarına fatura kesebilirsiniz.
• Kalan miktar: Bir satır için “sipariş edilen − teslim alınan” farkı. Henüz teslim alınmamış miktar.
• Eşleşme durumu (Eşleşti / Eşleşmedi / Sapma): Faturanın siparişle uyum sonucu. Yalnızca Eşleşti (MATCHED) olan PO faturası onaylanabilir; Sapma (EXCEPTION) olan onaylanamaz.
• Cari (tedarikçi hesabı): Bir tedarikçiyle olan borç-alacak ilişkisinin hesabı. Fatura onaylandığında tedarikçiye olan borcunuz (320 – Satıcılar hesabı) bu cariye yansır.
• KDV (Katma Değer Vergisi): Mal/hizmet bedeli üzerinden hesaplanan vergi. Alış faturalarında “İndirilecek KDV” (191) olarak kaydedilir.
• GR/IR askı hesabı (320.GRIR – Mal Kabul Askısı): Mal geldi ama faturası henüz gelmedi durumunu izleyen geçici hesap. Mal kabulde borç yazılır, fatura onaylanınca kapanır. Bu sayede “malı aldık, faturası yolda” durumu muhasebede görünür kalır.
• Stok kalemi türü (STOCKABLE / SERVICE): Stoklanabilir kalemler (mal) mal kabule girer ve stoğu etkiler; hizmet (SERVICE) kalemleri mal kabule dahil edilmez.

Adım adım kullanım

Satınalma ekranı üç sekmeden oluşur: Siparişler, Mal Kabul ve Faturalar. Tipik akış soldan sağa ilerler: önce sipariş açıp onaylarsınız, sonra malı teslim alırsınız, en son faturayı eşleştirip onaylarsınız.

Yeni satınalma siparişi oluşturma

1. Satınalma → Siparişler sekmesine gidin.
2. Sağ üstteki “Yeni Sipariş” düğmesine basın. Sağdan bir form paneli açılır.
3. Üst alanları doldurun:
   • Sipariş No: Siparişinize vereceğiniz numara (örn. PO-2026-01). Aynı numara organizasyonda tekrar kullanılamaz.
   • Tedarikçi: Listeden seçin. Listede yalnızca tedarikçi (SUPPLIER veya BOTH) tipindeki aktif cariler çıkar.
   • Sipariş Tarihi: Zorunlu; varsayılan olarak bugünün tarihi gelir.
   • Beklenen Tarih ve Not: Opsiyoneldir.
4. Sipariş satırları bölümünde her kalem için bir satır girin:
   • Kalem: Listeden seçin (yalnız aktif kalemler).
   • Miktar: Sıfırdan büyük olmalı.
   • B. Fiyat (birim fiyat): Negatif olamaz.
   • KDV%: Opsiyonel; girmezseniz kalemin/PO’nun varsayılanı kullanılır.
   • Birden fazla kalem için “Satır ekle” ile yeni satır açın; gereksiz satırı yanındaki eksi simgesiyle silin. En az bir satır zorunludur.
5. Kaydet ile siparişi oluşturun. Sipariş Taslak (DRAFT) durumunda listeye düşer. Bu aşamada hiçbir muhasebe fişi kesilmez.

Siparişi onaylama ve iptal etme

• Onaylama: Listede taslak siparişin satırındaki “Onayla” düğmesine basın. Sipariş Onaylı (CONFIRMED) olur. Mal kabul ve fatura yalnızca onaylı siparişler üzerinden yapılabilir.
• İptal etme: Taslak ya da onaylı bir siparişin “İptal” düğmesine basıp onaylayın. Sipariş İptal (CANCELLED) olur.
  • Önemli kural: Siparişin herhangi bir satırı için mal kabul ya da fatura başlamışsa (teslim alınan veya faturalanan miktar 0’dan büyükse), sipariş iptal edilemez. Kapalı (CLOSED) sipariş de iptal edilemez.

Sipariş detayını görüntüleme

• Bir siparişin satırındaki “Detay” düğmesine basın. Açılan panelde tedarikçi, durum, tarih, net tutar ve satırlar görünür.
• Satır tablosunda her kalem için Sipariş / Teslim / Fatura miktarları yan yana yer alır. Böylece her kalemin ne kadarının teslim alındığını ve ne kadarına fatura kesildiğini tek bakışta görürsünüz.

Mal kabul (teslim alma) yapma

1. Satınalma → Mal Kabul sekmesine gidin.
2. “Yeni Mal Kabul” düğmesine basın.
3. Alanları doldurun:
   • Mal Kabul No: Bu kabule vereceğiniz numara (örn. GRN-2026-01).
   • Sipariş (onaylı): Listeden seçin. Burada yalnızca onaylı (CONFIRMED) siparişler görünür.
   • Depo: Malın gireceği depoyu seçin.
   • Tarih: Opsiyonel; varsayılan bugündür.
4. Sipariş seçildiğinde alt tabloda teslim alınacak açık satırlar listelenir. Burada yalnız stoklanabilir (STOCKABLE) ve kalan miktarı 0’dan büyük satırlar çıkar. (Hizmet kalemleri mal kabule girmez.)
5. Her satır için “Teslim Al” sütununa o seferde teslim aldığınız miktarı yazın. Bu miktar o satırın kalan miktarını aşamaz; aşırı teslim sistem tarafından reddedilir. Kısmi teslim alabilir, kalanını sonra ayrı bir mal kabulle girebilirsiniz.
6. Kaydet ile mal kabulü oluşturun. Bu adımda otomatik olarak:
   • Depodaki stok artar (stok giriş hareketi oluşur).
   • Muhasebede stok girişi fişi kesilir: ilgili stok hesabına borç (153 – Ticari Mallar), mal kabul askı hesabına alacak (320.GRIR).
   • Sipariş satırlarının “teslim alınan” miktarı güncellenir.
7. Kayıtlı mal kabulü görmek için listedeki “Detay” düğmesini kullanın; satırların miktar, birim maliyet ve oluşan yevmiye işareti görünür.

PO’dan alış faturası kesme (üçlü mutabakat)

Bu akış, mal kabul yapılmış bir siparişe karşı tedarikçi faturasını kaydeder.

1. Satınalma → Faturalar sekmesine gidin.
2. Sağ üstteki “PO’dan Fatura” düğmesine basın.
3. Alanları doldurun:
   • Sipariş (onaylı): Listeden onaylı siparişi seçin.
   • Tedarikçi Belge No: Tedarikçinin fatura numarası (opsiyonel).
   • Fatura Tarihi: Zorunlu. Vade: Opsiyonel.
4. Sipariş seçilince alt tabloda faturalanabilir satırlar (teslim alınan − faturalanan > 0 olanlar) listelenir. Sistem her satır için miktar ve fiyatı PO’dan otomatik doldurur:
   • Miktar: Faturalanabilir miktarı aşamaz.
   • B. Fiyat: Sipariş fiyatı ile birebir aynı olmalıdır. Farklı bir fiyat girerseniz fatura “Sapma” durumuna düşer ve onaylanamaz. (Şu an fiyat toleransı sıfırdır; tam eşleşme aranır.)
5. Kaydet ile faturayı oluşturun. Fatura Taslak (DRAFT) olarak kesilir ve eşleşme sonucu hesaplanır:
   • Eşleşti (MATCHED): Tüm satırlar uyumlu. Fatura onaya hazırdır.
   • Sapma (EXCEPTION): En az bir satır uyumsuz. Ekranda sapma sebepleri listelenir (örn. “fiyat uyuşmuyor”, “faturalanan > faturalanabilir”, “KDV oranı uyuşmuyor”). Bu fatura onaylanamaz.
6. Onaylama: Eşleşti durumundaki taslak faturanın satırındaki “Onayla” düğmesine basıp onaylayın. Onayda:
   • Fatura POSTED (İşlendi) olur ve ona bir fatura numarası atanır.
   • Yevmiye fişi kesilir: mal kabul askısına borç (320.GRIR, net tutar) + İndirilecek KDV’ye borç (191) / Satıcılar hesabına alacak (320, brüt tutar). Böylece mal kabulde açılan GR/IR askısı kapanır ve tedarikçi borcu (cari) oluşur.
   • Sipariş satırlarının “faturalanan” miktarı güncellenir. Siparişin tamamı teslim alınıp faturalandıysa sipariş Kapalı (CLOSED) olur.

Sonradan eşleştirme (Eşleştir)

• Bir PO faturasını siz keserken mal henüz teslim alınmamışsa fatura “Sapma” olabilir. Mal kabul sonradan yapıldığında, taslak faturanın satırındaki “Eşleştir” düğmesine basın. Sistem faturayı yeniden değerlendirir; artık uyumluysa Eşleşti olur ve onaylanabilir hâle gelir.

Manuel (PO’suz) alış faturası kesme

Siparişe bağlı olmayan, doğrudan faturalar (örn. danışmanlık, kira, tek seferlik gider) için kullanılır.

1. Satınalma → Faturalar sekmesinde sağ üstteki “Manuel Fatura” düğmesine basın.
2. Üst alanları doldurun: Tedarikçi, opsiyonel Tedarikçi Belge No, Fatura Tarihi (zorunlu) ve opsiyonel Vade.
3. Satırlar bölümünde her gider/varlık için bir satır girin:
   • Açıklama: Örn. “Danışmanlık”.
   • Hesap: Borçlanacak gider veya varlık hesabını seçin (örn. 770 – Genel Yönetim Giderleri, 153 – Ticari Mallar, 255 – Demirbaşlar). Listede yalnız gider ve varlık tipindeki uygun hesaplar çıkar.
   • Matrah: KDV hariç tutar.
   • KDV%: Varsayılan %20 gelir; değiştirebilirsiniz.
   • Birden fazla satır için “Satır ekle” kullanın.
4. “Taslak Oluştur” ile faturayı kaydedin. Net / KDV / Brüt tutarlar arka planda kuruş hassasiyetiyle hesaplanır. Fatura Taslak olarak listeye düşer; bu aşamada muhasebeye işlenmez.
5. İşleme: Taslak manuel faturanın satırındaki “İşle” düğmesine basıp onaylayın. Fatura POSTED olur ve yevmiye fişi kesilir: her satır için seçtiğiniz gider/varlık hesabına borç (net) + İndirilecek KDV’ye borç (191) / Satıcılar hesabına alacak (320, brüt). Bu işlem geri alınamaz.

Faturaları listeleme ve detay görme

• Faturalar sekmesinde tüm faturalar (hem PO’dan hem manuel) listelenir: fatura no, ilgili sipariş, tarih, brüt tutar, durum (Taslak / İşlendi) ve eşleşme durumu sütunlarıyla.
• Bir faturanın “Detay” düğmesiyle açılan panelde tutarlar (net, KDV, brüt), durum etiketleri ve satırlar görünür. PO faturasında mutabakat satırları, manuel faturada hesap-bazlı satırlar gösterilir.

İpuçları ve sık sorulanlar

• Doğru sıra önemlidir: Önce sipariş açıp onaylayın → sonra mal kabul yapın → en son fatura kesip onaylayın. Mal kabul yapılmamış bir kaleme PO faturası kesemezsiniz (faturalanabilir miktar 0 olur).
• Yalnız onaylı siparişler mal kabul ve fatura ekranlarındaki listede görünür. Bir sipariş listede çıkmıyorsa muhtemelen hâlâ Taslak durumundadır; önce onaylayın.
• Fiyat birebir tutmalı: PO faturasında birim fiyatı sipariştekiyle aynı bırakın. En ufak fark bile faturayı “Sapma” durumuna düşürür ve onaylanmasını engeller. Tedarikçi gerçekten farklı fiyat kestiyse, önce sipariş tarafını gözden geçirin.
• Sapma sebeplerini okuyun: Fatura “Sapma” olduğunda açılan uyarı penceresinde her satırın neden uymadığı yazar (fiyat / miktar / KDV oranı). Sorunu kaynağında çözün; sapma giderilmeden onay yapılamaz.
• Aşırı teslim/aşırı fatura engellenir: Bir satırda kalan miktardan fazlasını teslim alamaz, faturalanabilir miktardan fazlasına fatura kesemezsiniz. Sistem bunları reddeder. Bu, çift kayıt ve fazla borçlanmayı önler.
• Kısmi süreçler desteklenir: Malın bir kısmı geldiyse o kadarını teslim alın, gerisini sonra. Aynı şekilde teslim alınan kadarına fatura kesebilir, kalanı sonraki faturaya bırakabilirsiniz. Sipariş, tamamı teslim alınıp faturalandığında otomatik Kapalı olur.
• POSTED geri alınamaz: Bir fatura “İşle”/“Onayla” ile işlendiğinde yevmiye fişi kesilir ve bu kayıt geri alınamaz. İşlemeden önce tutarları ve hesapları kontrol edin.
• GR/IR askısının anlamı: Mal geldi ama faturası henüz onaylanmadıysa, borcunuz “Mal Kabul Askısı” (320.GRIR) hesabında bekler. Fatura onaylandığında bu askı kapanır ve borç gerçek tedarikçi hesabına (320 – Satıcılar) geçer. Askıda bekleyen tutar, “malını aldık, faturasını bekliyoruz” demektir.
• Hizmet kalemleri mal kabule girmez: STOCKABLE olmayan (hizmet) kalemler için mal kabul yapılmaz. PO faturasında bu satırlar teslim alınmış kabul edilmediğinden ayrıca dikkat gerektirir; tek seferlik hizmet alımlarında Manuel Fatura akışı daha pratiktir.
• Manuel faturada doğru hesabı seçin: “Hesap” alanına borçlanacak gider/varlık hesabını yazarsınız (örn. genel gider 770, demirbaş 255). Yanlış hesap, mali tablolarınızda yanlış sınıflandırmaya yol açar.
• Tedarikçi cariye etkisi: Hem PO hem manuel fatura onaylandığında tedarikçiye olan borcunuz Satıcılar (320) hesabına işlenir; ödeme ve yaşlandırma takibi buradan otomatik beslenir. Faturayı işlemeden cari bakiyenizin değişmediğini unutmayın.