Bordro & Personel

Ne işe yarar

Bordro modülü, personelinizin aylık ücretini yasal kesintileriyle birlikte hesaplar ve bu hesabı muhasebenize otomatik işler. Bir personelin brüt ücretinden SGK primi, gelir vergisi ve damga vergisi düşülerek “eline geçen” net tutarın bulunması; ayrıca bunların ödeneceği vergi dairesi ve SGK borçlarının kayda alınması elle yapıldığında hem zaman alır hem de hata yapmaya çok açıktır. Bu modül tüm bu hesabı, güncel 2026 resmi oranlarıyla sizin yerinize yapar.

Modül, bir ayın bordrosunu tek bir “koşu” (bir aylık toplu bordro işlemi) olarak ele alır. Bir koşu oluşturursunuz, sistem o ayda aktif olan tüm personelinizi hesaplar, sonuçları kontrol ettikten sonra muhasebeye kesinleştirir (tahakkuk) ve son olarak net ücretleri bankadan ödediğinizi kaydedersiniz. Her aşama ayrı bir adımdır; böylece kesinleştirmeden önce rakamları gözden geçirebilirsiniz.

Genellikle bu modülü işletme sahibi, muhasebeci veya İK/ofis sorumlusu kullanır. Hesabın doğru olabilmesi için personelin ve ücret sözleşmesinin (kimin ne kadar ücret aldığı) önceden sisteme tanımlanmış olması gerekir. Bu kurulum şu an arayüzde değil, sistem kurulumu sırasında yapılır (bkz. “İpuçları”). Siz arayüzde esas olarak aylık bordro koşusunu yönetirsiniz.

Önemli: Bu modül bordroyu dahili olarak hesaplar ve muhasebenize işler. SGK e-Bildirge, e-Bordro veya Muhtasar ve Prim Hizmet Beyannamesi’nin resmî kuruma gönderimi bu modülün kapsamında değildir. Modül size beyan için gereken icmal/özet rakamları üretir, ama resmî gönderimi yine ilgili devlet portalından yaparsınız.

Temel kavramlar

• Personel: Maaş ödediğiniz çalışan. Sistemde kodu, ad-soyadı ve (varsa) TCKN, IBAN, görev, departman, işe giriş tarihi gibi bilgileriyle tutulur.
• TCKN: Türkiye Cumhuriyeti Kimlik Numarası (11 hane). Sistem girdiğiniz numarayı resmî algoritmayla doğrular; uydurma/hatalı numarayı kabul etmez.
• IBAN: Personelin banka hesap numarası (TR ile başlayan 26 karakter). Sistem geçerliliğini matematiksel olarak (mod-97) kontrol eder; ücret pusulasında görünür.
• İş sözleşmesi: Personelin ücret bilgisini taşıyan kayıt — ücret tipi (brüt mü net mi), tutar, SGK’ya tabi mi ve aylık SGK gün sayısı. Bir personelin aynı anda yalnızca bir açık (yürürlükteki) sözleşmesi olabilir; yeni sözleşme verdiğinizde öncekisi otomatik kapanır.
• Brüt ücret: Hiçbir kesinti yapılmadan önceki ücret. Net ücret: Tüm kesintiler düşüldükten sonra personelin eline geçen tutar. Sözleşme “NET” tipindeyse sistem net tutardan geriye doğru brütü hesaplar.
• SGK işçi payı / işveren payı: Sosyal güvenlik primi. Bir kısmı personelin ücretinden kesilir (işçi payı), bir kısmını işveren ayrıca öder (işveren payı, işletme maliyetidir).
• Gelir vergisi: Ücretten kesilen, kümülatif (yıl boyunca biriken matraha göre artan dilimli) vergi. Asgari ücrete kadar olan kısım vergiden istisnadır (kesilmez).
• Damga vergisi: Ücret bordrosu üzerinden alınan küçük oranlı (binde 7,59) vergi; asgari ücret kısmı yine istisnadır.
• Bordro parametreleri: Asgari ücret, SGK oranları/taban-tavanı, vergi dilimleri, damga oranı gibi resmî değerler. 2026 yılı için güncel resmî değerlerle gelir; her organizasyona kurulurken yüklenir.
• Bordro koşusu (run): Belirli bir yıl-ay için tüm personelin toplu bordro işlemi. Üç durumdan geçer: Taslak (DRAFT) → Hesaplandı (CALCULATED) → Postalandı (POSTED).
• Tahakkuk: Bir borcun/giderin henüz ödenmeden muhasebeye gider ve borç olarak kaydedilmesi. Bordroyu “Postala” dediğinizde net ücret, vergi ve SGK borçları muhasebeye tahakkuk olarak yazılır.
• Fiş (yevmiye fişi): Muhasebeye işlenen bir kayıt; borç (DR) ve alacak (CR) tarafları daima birbirine eşittir. Postalama ve ödeme birer fiş üretir.
• Ücret pusulası: Tek bir personel için brüt, kesintiler ve net tutarın kalem kalem dökümü. Bordro icmali ise bir koşudaki tüm personelin toplam rakamlarıdır.

Adım adım kullanım

Bordro ekranı, oluşturulmuş koşuları bir tabloda listeler. Her satırda dönem, durum, personel sayısı, brüt, net, ödenip ödenmediği ve o durumda yapılabilecek işlemler görünür. Tipik bir ayın akışı dört adımdır: Yeni Koşu → Hesapla → Postala → Öde.

1. Yeni bordro koşusu oluşturma

1. Bordro ekranının sağ üstündeki Yeni Koşu düğmesine basın.
2. Açılan “Yeni Bordro Koşusu” panelinde Yıl ve Ay alanlarını seçin (ör. 2026 — Ocak).
3. Kaydet ile onaylayın.
4. Koşu, tabloda Taslak (DRAFT) durumuyla görünür. Bu aşamada henüz hiçbir hesap yapılmamıştır; sadece dönem belirlenmiştir.

Not: Aynı yıl-ay için zaten kesinleşmiş (postalanmış) bir koşu varsa, o döneme yeni koşu oluşturamazsınız — dönem kapanmıştır.

2. Koşuyu hesaplama (Hesapla)

1. Listeden ilgili Taslak koşunun satırındaki Hesapla düğmesine basın.
2. Sistem, o dönemde aktif olan ve geçerli bir iş sözleşmesi bulunan tüm personeli ücret motoruyla hesaplar: SGK kesintisi, gelir vergisi, damga vergisi ve net tutarı bulur.
3. İşlem bitince üstte “Hesaplandı: X personel, net …” bilgisi belirir ve koşunun durumu Hesaplandı (CALCULATED) olur. Tablodaki Brüt ve Net sütunları dolar.
4. Rakamlar yanlışsa (ör. bir personel eksik veya ücreti hatalıysa) ilgili düzeltmeleri yapıp tekrar Hesapla diyebilirsiniz; eski sonuçlar silinip yeniden üretilir. Bu, koşu henüz postalanmadığı sürece güvenlidir.

Sözleşmesi olmayan personel bu hesaba dahil edilmez (atlanır). Hesaplama yalnızca muhasebe taslağıdır; bu adımda muhasebeye hiçbir kayıt yazılmaz.

3. Hesabı kontrol etme (Pusulalar)

1. Hesaplandı veya Postalandı durumundaki bir koşunun satırında Pusulalar düğmesine basın.
2. Açılan panelde önce bordro icmali (toplam personel, toplam brüt, toplam kesinti, gelir vergisi, damga, SGK işçi/işveren, toplam net ve toplam işveren maliyeti) görünür.
3. Altta her personel için bir satır vardır (kod, ad, brüt, kesinti, net).
4. Bir personelin tam dökümünü görmek için satırdaki Detay bağlantısına basın. Açılan ücret pusulasında: personel kimliği (TCKN, IBAN, görev, departman), brüt ücret, SGK matrahı, SGK işçi payı, gelir vergisi matrahı ve kümülatif matrah, hesaplanan vergi, asgari ücret istisnası, ödenecek vergi, damga, toplam kesinti, net ödenen ve ayrıca işveren maliyeti kalem kalem yer alır.

Postalamadan önce icmali ve birkaç pusulayı gözden geçirmeniz önerilir; çünkü postalama sonrası koşu değiştirilemez.

4. Koşuyu kesinleştirme (Postala)

1. Hesaplandı durumundaki koşunun satırında Postala düğmesine basın.
2. Çıkan onay kutusunda işlemin sonucunu görürsünüz: “Koşu postalansın mı? (GL tahakkuk + dönem kapanır)”. Postala ile onaylayın.
3. Sistem muhasebeye dengeli bir tahakkuk fişi yazar:
   • Borç (gider): 770 hesabına toplam personel gideri (brüt + işverenin SGK ve işsizlik primleri).
   • Alacak (borçlar): 335 hesabına personele ödenecek net ücret, 360 hesabına ödenecek vergiler (gelir + damga), 361 hesabına ödenecek SGK kesintileri.
4. Koşu Postalandı (POSTED) durumuna geçer ve o ay-yıl dönemi kapanır. Artık koşu yeniden hesaplanamaz veya değiştirilemez.

Postalama, henüz para çıkışı değildir. Sadece “bu ay şu kadar maaş ve vergi/SGK borcumuz doğdu” kaydıdır. Boş bir koşu (hiç personeli olmayan) postalanamaz.

5. Net ücretleri ödeme (Öde)

1. Postalandı ama henüz ödenmemiş bir koşunun satırında Öde düğmesine basın.
2. Açılan “Bordro Ödemesi” panelinde:
   • Banka / Kasa: Ödemenin yapıldığı hesabı listeden seçin (aktif banka veya kasa hesaplarınız gelir).
   • Ödeme Tarihi (opsiyonel): Boş bırakırsanız bugünün tarihi kullanılır.
3. Öde ile onaylayın.
4. Sistem ikinci bir fiş yazar: 335 (personele borçlar) borçlandırılır / seçtiğiniz banka veya kasa hesabı alacaklandırılır. Böylece personele olan net borcunuz kapanır ve banka/kasa bakiyeniz net tutar kadar azalır.
5. Koşunun Ödendi sütununa ödeme tarihi yazılır.

Aynı koşu iki kez ödenemez; ödeme yalnızca postalanmış koşular için açıktır.

Listeleme ve takip

• Ana tablo tüm koşuları gösterir; Dönem sütununa tıklayarak sıralayabilirsiniz.
• Durum etiketinden bir koşunun hangi aşamada olduğunu (Taslak / Hesaplandı / Postalandı) anında görürsünüz.
• Ödendi sütunu, postalanmış bir koşunun net ücretlerinin ödenip ödenmediğini gösterir (”—” henüz ödenmedi demektir).

İpuçları ve sık sorulanlar

• Personel ve sözleşme arayüzde görünmüyor. Personel ekleme, TCKN/IBAN girişi ve ücret sözleşmesi tanımı şu an doğrudan ekrandan yapılmaz; bu kayıtlar sistem kurulumu sırasında oluşturulur. Hesaplama yalnızca aktif personeli ve o aydaki geçerli sözleşmeyi kullanır. Bir personel hesaba girmiyorsa, büyük olasılıkla aktif değildir veya o dönemde açık bir sözleşmesi yoktur.
• NET sözleşme nasıl çalışır? Bir personele “eline net X lira geçsin” diye sözleşme tanımlanmışsa, sistem brütü geriye doğru hesaplar; siz yine net tutarı görürsünüz. Brüt sözleşmede ise kesintiler brütten düşülür.
• Kümülatif gelir vergisi neden ay ay artıyor? Gelir vergisi yıl içinde biriken matraha göre dilim atlar; bu yüzden aynı maaşlı personelin net ücreti yıl ilerledikçe bir miktar düşebilir. Bu doğru ve yasal davranıştır. Önemli: Kümülatif matrah yalnızca postalanmış önceki ayların verisinden toplanır; ayları sırasıyla postalamanız önemlidir.
• Asgari ücretli personelde vergi neden 0? Asgari ücrete kadar olan gelir vergisi ve damga vergisi yasal istisna kapsamındadır; sistem bu istisnayı otomatik uygular, dolayısıyla net tutar tam asgari ücrete çok yakın çıkar.
• Önce hesapla, sonra postala. Postalamadan önce rakamlar serbestçe düzeltilebilir; “Hesapla”yı istediğiniz kadar tekrar çalıştırabilirsiniz. Postaladıktan sonra geri dönüş yoktur ve dönem kapanır — bu yüzden Pusulalar/icmal kontrolünü postalamadan önce yapın.
• Tahakkuk ile ödeme iki ayrı adımdır. “Postala” borcu doğurur (para çıkmaz), “Öde” parayı banka/kasadan çıkarır. İkisini karıştırmayın: bir koşu postalanmadan ödenemez.
• Doğru banka/kasa hesabını seçin. Ödeme panelindeki listede yalnızca aktif hesaplar görünür. Ücretleri TL dışı hesaptan ödeyemezsiniz; bordro TL üzerinden çalışır.
• 2026 oranları hazır gelir. Asgari ücret, SGK oran/taban-tavanı, gelir vergisi dilimleri ve damga oranı güncel resmî değerlerle yüklüdür. Resmî oranlar yıl içinde değişirse, parametre güncellemesi sistem tarafında yapılır; siz koşuyu hesapladığınızda yürürlükteki değerler kullanılır.
• Resmî beyan gönderimi ayrıdır. Modül size SGK ve vergi için gereken kesinti/prim özetlerini (icmal) üretir, ama e-Bildirge / Muhtasar ve Prim Hizmet Beyannamesi gönderimini yine devlet portalı üzerinden yapmanız gerekir.