Muhasebe: Mizan, KDV ve Dönem Kapanış

8 dk okuma · Bölüm 13/17

Ne işe yarar

Mihenk’te kestiğiniz her satış faturası, aldığınız her alış faturası, yaptığınız her tahsilat ve ödeme arka planda otomatik olarak muhasebe defterine (yevmiye defteri) işlenir. Muhasebe ekranı, bu defterin oluşturduğu tabloları görüntülediğiniz ve dönem işlemlerini (KDV mahsubu, yıl-sonu kapanış) yürüttüğünüz yerdir.

Bu modülün asıl amacı, gün boyu yaptığınız işlemlerin muhasebe açısından doğru ve denk olduğunu görmenizi, mali tablolarınızı (mizan, gelir tablosu, bilanço) anında almanızı ve devlete karşı yükümlülüklerinizi (aylık KDV beyanı, yıl-sonu kapanış) tek tuşla hazırlamanızı sağlamaktır. Muhasebeciniz olsun olmasın, işletmenizin “borçlu mu, alacaklı mı, kâr mı, zarar mı” sorusuna her an cevap verebilirsiniz.

Önemli bir nokta: Bu ekrandaki tabloların neredeyse tamamı salt okunurdur. Yani buradan elle fiş girmezsiniz; fişler fatura/tahsilat/bordro gibi gerçek belgelerden otomatik üretilir. Sizin burada yaptığınız işler görüntüleme/rapor alma (hesap planı, mizan, defter) ile dönem işlemleri (KDV mahsup koşusu, yıl-sonu kapanış) ile sınırlıdır.

Genelde bu ekranı işletme sahibi, mali müşavir veya muhasebeden sorumlu kişi kullanır. Rol bazlı yetkiler vardır: görüntüleme herkese açıkken (yetkisi olanlara), KDV koşusu oluşturma/hesaplama ve yıl-sonu kapanış gibi işlemler muhasebeci/yönetici yetkisi ister. Kapalı dönemi yeniden açma yalnızca yönetici (ADMIN) yetkisiyle yapılabilir.

Temel kavramlar

  • Çift taraflı kayıt (borç/alacak): Muhasebenin temel kuralıdır. Her işlem en az iki hesabı etkiler; bir tarafa borç, diğer tarafa alacak yazılır ve toplam borç her zaman toplam alacağa eşittir. Örneğin müşteriden tahsilat aldığınızda “Kasa/Banka” hesabı borçlanır, “Alıcılar (cari)” hesabı alacaklanır. Bu denge bozulmazsa kayıtlar doğrudur.
  • Hesap planı (TDHP): İşletmenin kullanabileceği tüm muhasebe hesaplarının kodlu listesidir (Türkiye’de standart “Tek Düzen Hesap Planı”). Örnek: 120 Alıcılar, 100 Kasa, 600 Yurtiçi Satışlar, 191 İndirilecek KDV.
  • Başlık hesap / yaprak (fiş kesilebilir) hesap: Hesap planı bir ağaçtır. Başlık hesaplar gruplamak içindir (örn. 12 Ticari Alacaklar), bunlara doğrudan kayıt girilmez. Yaprak hesaplara (örn. 120.01) fiş kesilebilir; gerçek hareket bunlara işlenir.
  • Yevmiye fişi (kayıt): Tek bir işlemin defterdeki karşılığıdır. İçinde borç ve alacak satırları bulunur. Her fişin bir tarihi, açıklaması ve durumu vardır.
  • Taslak (DRAFT) ve Deftere İşlendi (POSTED): Bir fiş önce Taslak olabilir (henüz kesinleşmemiş), sonra Deftere İşlendi durumuna geçer (kesinleşmiş, yevmiye numarası almış, mizana yansır). Sadece “Deftere İşlendi” durumundaki fişler mizanda, defterde ve mali tablolarda görünür.
  • Defter-i Kebir (hesap ekstresi): Tek bir hesabın tüm hareketlerini tarih sırasıyla, yürüyen bakiyesiyle gösteren ekstre. Örneğin bir müşterinin tüm borç/alacak hareketleri ve kalan bakiyesi.
  • Mizan: Tüm hesapların toplam borç, toplam alacak ve bakiyelerini tek tabloda gösteren özet. Çift taraflı kayıt sayesinde toplam borç = toplam alacak olmalıdır (“Denk” rozeti).
  • KDV (Katma Değer Vergisi): Satışta müşteriden tahsil ettiğiniz KDV (391 Hesaplanan KDV) ile alışta ödediğiniz KDV (191 İndirilecek KDV) arasındaki farktır.
    • 360.01 Ödenecek KDV: Hesaplanan KDV indirilecek KDV’den fazlaysa, aradaki fark devlete ödeyeceğiniz tutardır.
    • 190 Devreden KDV: İndirilecek KDV daha fazlaysa, fazla kısım sonraki aya devreder (o ay ödeme çıkmaz).
  • KDV mahsup koşusu: Bir ayın 391 ve 191 hesaplarını netleştirip (mahsup edip) sonucu 360.01 veya 190’a taşıyan, deftere işlenen aylık işlemdir.
  • Gelir tablosu: Belirli bir dönemde toplam gelir, toplam gider ve dönem net kâr/zararını gösterir.
  • Bilanço: Belirli bir tarihteki varlıkları (Aktif) ve kaynakları (Pasif = borçlar + özkaynaklar) gösterir. Aktif her zaman Pasif’e eşittir.
  • Muhasebe dönemi ve dönem kilidi: Her ay bir “dönem”dir ve Açık veya Kapalı olabilir. Kapalı bir aya yeni fiş işlenemez — bu, geçmişi kazara bozmayı önler.
  • Yıl-sonu kapanış / açılış: Yıl sonunda gelir/gider hesaplarının sıfırlanıp kârın özkaynağa taşınması (kapanış) ve yeni yılın açılış fişiyle başlatılmasıdır.

Adım adım kullanım

Tüm işlemler Muhasebe ekranındaki sekmelerden yürür. Üst kısımda şu sekmeler bulunur: Hesap Planı, Yevmiye Defteri, Defter-i Kebir, Mizan, Gelir Tablosu, Bilanço, KDV Beyanı, Dönemler, e-Defter, Masraf Merkezleri, Döviz Kurları. Bu bölüm Mizan, KDV ve Dönem Kapanış akışlarına odaklanır.

Hesap planını görüntüleme

  1. Muhasebe → Hesap Planı sekmesine gidin.
  2. Hesaplar bir ağaç olarak listelenir: her satırda Kod, Ad, Tip (Varlık / Yabancı Kaynak / Özkaynak / Gelir / Gider / Nazım), Normal Bakiye (Borç/Alacak) ve Fiş Kesilebilir (Yaprak = fiş kesilebilir, Başlık = kesilmez) sütunları bulunur.
  3. Belirli bir hesabı bulmak için üstteki arama kutusuna kod veya ad yazın; liste düzleşip eşleşenleri gösterir. Ağaca geri dönmek için “Ağaca dön” düğmesine basın.
  4. Ağacı tümüyle görmek/gizlemek için “Tümünü genişlet” / “Tümünü daralt” düğmelerini kullanın.

Not: Hesap planı salt okunurdur; buradan hesap eklenmez/değiştirilmez. Standart TDHP hazır gelir.

Bir hesabın ekstresini (Defter-i Kebir) görüntüleme

  1. Muhasebe → Defter-i Kebir sekmesine gidin.
  2. Üstteki hesap seçim kutusundan ekstresini görmek istediğiniz hesabı seçin (kod veya ada göre arayabilirsiniz).
  3. İsterseniz tarih aralığı (başlangıç–bitiş) seçin; boş bırakırsanız tüm hareketler gelir.
  4. Tabloda Açılış bakiyesi, ardından tarih sıralı Borç / Alacak hareketleri ve her satırda Yürüyen Bakiye görünür. Bakiyenin yanındaki B (Borç) veya A (Alacak) harfi bakiye yönünü gösterir.
  5. Üst kutuda hesabın Açılış, Σ Borç / Σ Alacak ve Kapanış özetini görürsünüz.
  6. Çıktı almak için Defter-i Kebir PDF, Excel veya CSV düğmelerini kullanabilirsiniz.

Defter-i Kebir yalnızca “Deftere İşlendi” (POSTED) hareketleri gösterir; bu yüzden mizanla birebir tutar.

Mizanı görüntüleme ve dışa aktarma

  1. Muhasebe → Mizan sekmesine gidin.
  2. Varsayılan olarak bugüne kadarki tüm hareketlerin mizanı gelir. Belirli bir tarihe kadarki durumu görmek için “Tarihe kadar (asOf)” tarih seçicisini kullanın (o günün tamamı dahildir).
  3. Tabloda her hesap için Borç, Alacak, Borç Bakiye, Alacak Bakiye sütunları, en altta da Toplam satırı görünür.
  4. Veri varsa üstte “Denk (Σ Borç = Σ Alacak)” yeşil rozeti çıkar. Bu, defterin tutarlı olduğunu gösterir. (Kırmızı “Denksiz!” rozeti görmemeniz gerekir; görürseniz muhasebecinize danışın.)
  5. Mizan PDF, Excel veya CSV düğmeleriyle raporu indirebilirsiniz.

Yevmiye defterini ve fiş detaylarını inceleme

  1. Muhasebe → Yevmiye Defteri sekmesine gidin.
  2. Fişler tarih sırasıyla listelenir. Durum filtresinden Tümü / Deftere İşlendi / Taslak seçerek listeyi daraltabilirsiniz.
  3. Bir fişin içeriğini görmek için satırdaki “Detay” bağlantısına tıklayın. Açılan panelde fişin tarihi, durumu, açıklaması, borç/alacak satırları, toplamı ve “Denk (Borç = Alacak)” rozeti görünür.
  4. Belirli bir tarih aralığının yevmiye defterini PDF almak için üstte “Defter PDF aralığı” alanından başlangıç ve bitiş tarihini seçin, ardından “Yevmiye Defteri PDF” düğmesine basın. (Tarih aralığı zorunludur.)

Aylık KDV mahsubu (KDV Beyanı)

Bu akış, bir ayın hesaplanan ve indirilecek KDV’sini netleştirip sonucu deftere işler. Bir koşu üç aşamadan geçer: Taslak → Hesaplandı → Postalandı (deftere işlendi).

  1. Muhasebe → KDV Beyanı sekmesine gidin. Mevcut koşular tablo halinde listelenir.
  2. Yeni bir ay için koşu açmak üzere sağ üstteki “Yeni Koşu” düğmesine basın.
  3. Açılan formda Yıl ve Ay seçip “Oluştur” deyin. Koşu Taslak durumunda oluşur.
  4. Koşu satırındaki “Hesapla” düğmesine basın. Sistem o ayın 391 Hesaplanan KDV ile 191 İndirilecek KDV’sini ve önceki aydan devreden tutarı hesaplar. Sonuçlar sütunlarda görünür: Hesaplanan (391), İndirilecek (191), Devreden Giriş (190), Ödenecek (360.01), Devreden Çıkış (190). Durum Hesaplandı olur.
  5. Sonuçları kontrol ettikten sonra “Postala” düğmesine basın. Çıkan onay kutusunda işlemin ne yapacağı yazar (391↔191 netleştirme + 360.01/190 taşıma deftere işlenir; dönem kapatılır). Onaylayınca mahsup fişi kesilir, koşu Postalandı olur ve o ay kapatılır.
  6. İstediğiniz zaman bir koşu satırındaki “Beyan Özeti” düğmesine basarak KDV1 beyan özetini görebilirsiniz: Toplam Matrah, Hesaplanan KDV (391), İndirilecek KDV (191), Önceki Dönemden Devreden (190), Ödenecek KDV (360.01), Sonraki Döneme Devreden (190) ve oran bazlı matrah dökümü.

“Ödenecek (360.01)” tutarı sıfırdan büyükse o ay devlete ödeyeceğiniz KDV’dir. “Devreden Çıkış (190)” doluysa o ay ödeme çıkmaz, fazla indirilecek KDV sonraki aya devreder.

Muhasebe dönemleri: yıl-sonu kapanış ve yeni yılı açma

  1. Muhasebe → Dönemler sekmesine gidin. Tüm aylar yıl/ay, Durum (Açık/Kapalı), Kilit Türü ve Kapanış tarihiyle listelenir.
  2. Kilit Türü sütunu o ayın neden kapalı olduğunu gösterir: Yıl-sonu kapanış, Açılış/devir, e-Defter berat veya Manuel kapatma.
  3. Yıl-sonu kapanışı için üstteki “İşlem yılı” kutusuna ilgili yılı yazın, “Yıl-Sonu Kapat” düğmesine basın. Çıkan onayı kabul edin. Bu işlem geri alınamaz: gelir ve gider hesapları zincirleme kapatılarak dönem net kârı/zararı özkaynağa (590 hesabına) taşınır ve o yılın 12 ayı kapanır.
  4. Yeni yılı başlatmak için (önce o yıl kapatılmış olmalı) “Sonraki Yılı Aç” düğmesine basın ve onaylayın. Önceki yılın net sonucu açılış/devir fişiyle (590→570) yeni yıla taşınır.
  5. Bir kapalı dönemi düzeltme amacıyla yeniden açmak gerekiyorsa, ilgili ay satırındaki “Yeniden Aç” düğmesini kullanın (yalnızca yönetici/ADMIN yetkisi olanlar yapabilir). Yıl-sonu kapanışı veya e-Defter beratı alınmış aylar yeniden açılamaz.

İpuçları ve sık sorulanlar

  • Buradan elle fiş giremem mi? Hayır. Mihenk’te muhasebe fişleri fatura, tahsilat, ödeme, bordro gibi gerçek belgelerden otomatik üretilir. Bu ekranlar görüntüleme ve dönem işlemleri içindir. Bir hareketi düzeltmek için kaynak belgeyi (faturayı, tahsilatı) düzeltin.
  • Sadece “Deftere İşlendi” fişler raporlara yansır. Mizan, defter-i kebir, gelir tablosu ve bilanço yalnızca POSTED (kesinleşmiş) fişleri içerir. Taslak fişler henüz mali tablolara girmez.
  • “Denk” rozetini her zaman görmelisiniz. Mizanda veya bir fiş detayında “Denksiz!” (kırmızı) görürseniz, bu bir veri sorununa işarettir; muhasebeci/mali müşavirinize danışın.
  • KDV mahsubunu doğru sırayla yapın. Önce ilgili ayın tüm satış ve alış faturalarını kesip kesinleştirin, sonra o ayın KDV koşusunu oluşturup Hesapla → Postala yapın. Postaladıktan sonra o ay kapanır.
  • KDV koşusunu Postalamadan önce kontrol edin. “Hesapla” sonrası tutarları (özellikle Ödenecek/Devreden satırlarını) ve Beyan Özetini gözden geçirin. “Postala” işlemi deftere kalıcı fiş keser ve dönemi kapatır.
  • Bir koşu yalnızca bir kez postalanır. Aynı koşuya tekrar “Postala” denemesi sistemce engellenir (çift kayıt olmaz).
  • Devreden KDV otomatik takip edilir. Bir ay 190 Devreden KDV ile sonuçlanırsa, bu tutar sonraki ayın koşusunda “Devreden Giriş (190)” olarak otomatik gelir; ayrıca bir şey yapmanıza gerek yoktur.
  • Kapalı aya işlem giremezsiniz. Bir dönem kapandıktan sonra o tarihe denk gelen yeni fatura/tahsilat deftere işlenemez. Geçmiş bir aya kayıt girmeniz gerekiyorsa, önce o dönemi Dönemler sekmesinden (yetkiniz varsa) yeniden açmanız gerekir.
  • Yıl-sonu kapanış geri alınamaz. “Yıl-Sonu Kapat” işlemini, yılın tüm faturaları, KDV mahsupları ve düzeltmeleri tamamlandıktan sonra yapın. Yanlış yapılırsa düzeltmesi zordur; tereddütteyseniz mali müşavirinize danışın.
  • Yeni yılı açmadan kapatmayı unutmayın. “Sonraki Yılı Aç” işlemi, o yıl kapatılmamışsa hata verir. Önce kapanış, sonra açılış sırasını izleyin.
  • Yetki uyarıları. Bazı düğmeler rol yetkinize bağlıdır: KDV koşusu oluşturma/hesaplama ve yıl-sonu kapanış için muhasebeci/yönetici, kapalı dönemi yeniden açmak için yönetici (ADMIN) yetkisi gerekir. Yetkiniz yoksa işlem “yetkisiz” (403) hatasıyla reddedilir.
  • Tarih filtreleri. Mizan ve bilançoda “Tarihe kadar (asOf)” seçtiğinizde o günün sonuna kadarki durum gelir; gelir tablosunda ise bir başlangıç–bitiş aralığı seçersiniz. İleri (gelecek) tarih seçilemez.