e-Belge (e-Fatura / e-Arşiv / e-Defter)

8 dk okuma · Bölüm 9/17

Ne işe yarar

Bu bölüm, kestiğiniz satış faturalarını resmi elektronik belge hâline getirip Gelir İdaresi Başkanlığı’na (GİB) iletmenizi anlatır. 2026 itibarıyla pek çok işletme faturalarını artık kâğıt olarak değil, elektronik ortamda düzenlemek zorundadır. Mihenk bu işi sizin için yapar: faturayı standart bir dijital formata çevirir, gönderir ve gönderim durumunu (gönderildi / kabul / red) takip etmenizi sağlar. (GİB, vergi dairesinin bağlı olduğu, e-belgelerin gönderildiği resmi kurumdur.)

e-belge akışının tamamı Satış Faturaları ekranında, bir faturanın detay panelinde yürütülür. Yani ayrı bir “e-Fatura” ekranı yoktur; önce normal bir satış faturası kesersiniz, sonra o faturanın detayını açıp e-belge düğmelerini kullanırsınız. Bunun nedeni, e-belgenin her zaman gerçek bir faturaya dayanmasıdır.

Burada iki ayrı belge türü vardır ve hangisinin kullanılacağına sistem karar verir: alıcınız (müşteriniz) e-Fatura mükellefiyse belge e-Fatura olarak, değilse e-Arşiv olarak gönderilir. İkisini de elle seçmezsiniz; “Mükellefiyet Sorgula” ve “Yönlendir” düğmeleri bu kararı sizin yerinize verir. (Mükellef, ilgili belgeyi düzenlemekle yükümlü olan/o sisteme kayıtlı olan kişi ya da firma demektir.)

Bu modülü genellikle muhasebeci, ön muhasebe görevlisi veya işletme sahibi kullanır. Faturayı kesinleştirdikten (kestikten) hemen sonra, faturayı müşteriye resmi olarak iletmek için kullanılır. Ayrıca yıl/dönem sonunda yasal e-Defter koşularını da bu altyapı oluşturur.

Temel kavramlar

  • e-Fatura: Alıcısı da e-Fatura sistemine kayıtlı (mükellef) olan firmalara gönderilen elektronik fatura. Sistemden sisteme, kapalı bir devrede iletilir; alıcı bunu kendi e-Fatura hesabında görür.
  • e-Arşiv: Alıcısı e-Fatura mükellefi olmayan kişi/firmalara (ör. nihai tüketici, mükellef olmayan küçük işletme) gönderilen elektronik fatura. 2026 itibarıyla tutar eşiği aranmaz; mükellef değilse belge e-Arşiv olur.
  • Mükellefiyet sorgulama: Müşterinizin e-Fatura sistemine kayıtlı olup olmadığının entegratörden sorulması. Sonuca göre belge e-Fatura mı e-Arşiv mi olacağı belirlenir.
  • Entegratör: GİB ile sizin aranızda belgeyi taşıyan yetkili aracı firma (Mihenk’te bu rol Nilvera gibi bir sağlayıcıyla çalışır). Belgeyi siz değil, entegratör resmi olarak GİB’e iletir. (Mevcut sürümde bu gönderim, gerçek entegratör sözleşmesi tamamlanana kadar test/taklit [“mock”] sağlayıcı ile çalışır.)
  • Kanal (deliveryChannel): Belgenin gideceği yol: EFATURA veya EARSIV. “Yönlendir” adımında belirlenir ve faturaya yazılır.
  • Profil (e-Fatura senaryosu): e-Fatura için belgenin gönderim senaryosunu belirten teknik etiket (ör. ticari / temel). Sistem otomatik atar.
  • UBL / e-belge: Faturanızın GİB’in kabul ettiği standart XML formatına çevrilmiş hâli. “e-Belge Oluştur” adımında üretilir.
  • ETTN: e-belgeye verilen, dünyada tek olan benzersiz kimlik numarası. e-belge oluşturulduğunda üretilir ve faturaya sabitlenir; aynı faturayı tekrar işlemeye çalışsanız bile değişmez (çift belge üretilmez).
  • e-belge durumu (gibStatus): Gönderim aşamasını gösterir: UBL Hazır, Kuyrukta, Gönderildi, GİB Kabul, GİB Red veya Hata.
  • GİB yanıtı (kabul / red): Belgeyi GİB’in onaylaması ya da reddetmesi. Red durumunda fatura iptal edilir ve muhasebe kaydı otomatik geri alınır (bkz. aşağıda).
  • Taslak (DRAFT) / Kesildi (ISSUED): Faturanın durumu. Taslak fatura henüz kesinleşmemiştir ve e-belge gönderilemez; yalnızca kesilmiş (ISSUED) faturadan e-belge yapılabilir.
  • Yevmiye / fiş: Muhasebede her işlemin borç/alacak olarak kaydedildiği resmi kayıt. Faturayı kesinleştirdiğinizde bu kayıt otomatik oluşur; GİB reddinde otomatik ters-fiş (kaydı iptal eden zıt kayıt) kesilir.
  • Kontör (kredi): Her e-belge gönderimi için harcanan bir adet “gönderim hakkı”. İşletmenizin bir kontör cüzdanı vardır; e-belge entegratöre gönderildikçe bu cüzdandan düşülür.
  • e-Defter: Yevmiye defteri ve büyük defterin (kebir) yasal elektronik hâli. Aylık dönemler için oluşturulur, imzalanır ve “berat” alınır (aşağıda).
  • e-Arşiv günlük raporu (icmal): Bir güne ait tüm e-Arşiv faturalarının özet (toplu) raporu. Yasal olarak günlük gönderilmesi gereken bir özettir.

Adım adım kullanım

Önkoşul: e-belge yalnızca kesilmiş (ISSUED) bir satış faturasından yapılır. Önce Satış Faturaları ekranında faturanızı oluşturup “Kesinleştir” ile kesmeniz gerekir. Taslak faturada e-belge düğmeleri görünmez; panelde “e-Belge yalnız kesilmiş (ISSUED) fatura için. Önce ‘Kesinleştir’.” uyarısı çıkar.

e-Fatura / e-Arşiv gönderme (tipik akış)

  1. Satış Faturaları ekranını açın. Listeden ilgili faturanın satırındaki “Detay” düğmesine basın; sağdan fatura detay paneli açılır.

  2. Panelin alt kısmındaki gri “e-Fatura / e-Arşiv” bölümünü bulun. (Bu bölüm yalnızca durumu Kesildi veya İptal olan faturalarda görünür.)

  3. “Mükellefiyet Sorgula” düğmesine basın. Sistem müşterinizin e-Fatura mükellefi olup olmadığını sorgular ve sonucu bildirir:

    • “Cari e-Fatura mükellefi → EFATURA” ya da
    • “Cari e-Fatura mükellefi değil → e-Arşiv”. Bu adım yapılmadan bir sonraki adım açılmaz (zorunludur).

  4. “Yönlendir” düğmesine basın. Sistem, sorgu sonucuna göre belgenin kanalını (EFATURA veya EARSIV) ve profilini belirler; bu karar faturaya yazılır. Sonuç başlıkta küçük etiketler (Kanal / Profil) olarak görünür. Varsa uyarı mesajları ayrıca gösterilir.

  5. “e-Belge Oluştur (UBL)” düğmesine basın. Faturanız GİB’in kabul ettiği standart formata çevrilir ve bir ETTN numarası üretilip faturaya sabitlenir. Durum “UBL Hazır” olur. (Bu adım tekrarlanabilir değildir; fatura başına tek e-belge üretilir, ikinci kez basarsanız “e-Belge zaten mevcut” denir.)

  6. “Entegratöre Gönder” düğmesine basın. Belge entegratöre iletilir ve durum “Gönderildi” olur. Bu adımda işletmenizin kontör cüzdanından bir kontör düşülür.

  7. GİB yanıtını işleyin. Belge gönderildikten sonra iki düğme belirir:

    • “GİB Kabul” → belge onaylanmış sayılır, durum “GİB Kabul” olur. İşlem tamamlanmıştır.
    • “GİB Red” → onay penceresi çıkar. Onaylarsanız fatura iptal edilir ve faturanın muhasebe kaydı otomatik ters-fiş ile geri alınır; cari (müşteri) bakiyesi ve alacak yaşlandırması otomatik düzeltilir. Bu işlem geri alınamaz.

    Not: Gerçek kullanımda GİB’in kabul/red bilgisi entegratörden otomatik (webhook ile) gelir. Mevcut sürümde bu yanıtı bu iki düğme ile siz tetiklersiniz.

  8. Belgenin ETTN’sini ve entegratör belge numarasını panelde görebilir, ETTN’yi kopyalayabilirsiniz. Bir hata oluştuysa kırmızı bir hata kutusunda nedeni yazar.

e-Arşiv sureti (okunabilir PDF) alma

  1. Belge bir e-Arşiv (EARSIV) belgesiyse ve durumu “Gönderildi” ise, e-Fatura/e-Arşiv bölümünde “e-Arşiv Sureti” düğmesi görünür.
  2. Düğmeye basın; insan tarafından okunabilir bir PDF üretilir ve yeni sekmede açılır. Bu, e-Arşiv faturasının müşteriye iletilebilecek/yazdırılabilecek görünür kopyasıdır.

Faturanın genel “PDF İndir” düğmesi panelin sağ üstündedir ve her durumda (taslak dâhil) çalışır; taslakta belgenin üstünde “TASLAK” ibaresiyle üretilir. e-Arşiv Sureti ise yalnızca gönderilmiş e-Arşiv belgesi için resmi suret üretir.

İptal edilmiş faturanın görünümü

GİB reddi sonrası fatura İptal (CANCELLED) durumuna geçer. Detay panelinde sarı bir bilgi kutusu çıkar: “Fatura iptal edildi — GİB reddi → GL ters-fiş kesildi; cari ekstresi ve AR yaşlandırma otomatik düşer.” Yani iptal sonrası muhasebe ve müşteri bakiyesi sizin elle düzeltmenize gerek kalmadan otomatik düzeltilmiştir.

e-Defter koşusu oluşturma ve berat alma

e-Defter, aylık dönemler hâlinde yevmiye ve büyük defterin yasal elektronik hâlini üretir. Bu akış muhasebe yetkisi (Muhasebe modülü) gerektirir ve dört aşamadan geçer:

  1. Koşu oluştur: İlgili yıl, ay ve defter tipini (Yevmiye / Büyük Defter) seçerek yeni bir e-Defter koşusu başlatın. Koşu Taslak (DRAFT) durumunda oluşur. (Bir dönemde her defter tipinden yalnızca bir koşu olabilir.)
  2. Üret (XBRL-GL): O aya ait kesinleşmiş (POSTED) muhasebe kayıtları okunarak yasal e-Defter dosyası oluşturulur. Durum GENERATED olur. (Bu adım yeni muhasebe kaydı oluşturmaz, yalnızca var olan kesin kayıtları okur.)
  3. İmzala: Dosya mali mühür ile imzalanır. Durum SIGNED olur. (Mevcut sürümde imza taklit [“mock”] mühürdür; gerçek mali mühür donanımı entegrasyonu sözleşmeyle eklenir.)
  4. Berat: Berat dosyası hazırlanır ve o ay muhasebe açısından kilitlenir (artık geri açılamaz / değiştirilemez). Durum BERAT_READY olur. Bu adım yetki olarak en üst seviyedir (yönetici).

Önemli: Berat alınan ay kapanır; o aya geçmişe dönük kayıt giremezsiniz. Bu yüzden berat almadan önce o ayın tüm faturalarının ve fişlerinin doğru/kesin olduğundan emin olun.

e-Arşiv günlük raporu (icmal) gönderme

Yasal olarak günlük e-Arşiv faturalarının toplu bir özetinin (icmal) iletilmesi gerekir.

  1. e-Arşiv günlük rapor işlemi için ilgili tarihi (GG.AA.YYYY) belirtin.
  2. Sistem o güne ait e-Arşiv belgelerinin özetini üretir ve gönderim kuyruğuna alır. O gün hiç e-Arşiv belgesi yoksa boş rapor üretilmez (“Bu gün için e-Arşiv belgesi yok” bilgisi döner). Aynı gün için tekrar çalıştırsanız bile mükerrer rapor oluşmaz.

İpuçları ve sık sorulanlar

  • Önce kesin, sonra gönderin. e-belge yalnızca kesilmiş (ISSUED) faturadan yapılır. Taslakta e-belge düğmeleri çıkmaz. Bir faturayı kesinleştirmek (yevmiye üretir) geri alınamaz bir işlemdir; satırları kontrol edip öyle kesin.
  • Adımların sırası önemli. Akış her zaman şudur: Mükellefiyet Sorgula → Yönlendir → e-Belge Oluştur → Entegratöre Gönder → GİB Kabul/Red. Mükellefiyet sorgulamadan “Yönlendir” düğmesi pasiftir; üstüne gelince “Önce Mükellefiyet Sorgula” uyarısı çıkar.
  • e-Fatura mı e-Arşiv mi? Bunu siz seçmezsiniz. Müşteriniz e-Fatura sistemine kayıtlıysa belge e-Fatura, kayıtlı değilse e-Arşiv olur. Tek belirleyici budur; 2026’da tutar eşiği yoktur.
  • Kontör (kredi) düşümü “Entegratöre Gönder” adımında olur. UBL oluşturmak kontör harcamaz; belge fiilen entegratöre gönderildiğinde bir kontör düşülür. Kontörünüz yetersizse gönderim engellenir (belge gitmez, kontörünüz boşa yanmaz). Cüzdanınızı kontör/kredi ekranından takip edin ve azaldığında yeni paket alın.
  • GİB reddinde kontör geri gelmez. Belge entegratöre fiilen gönderildiği için reddedilse bile o kontör harcanmış sayılır. GİB reddi faturayı iptal eder ve muhasebe kaydını ters-fişle geri alır, ama kontörü iade etmez.
  • GİB Red işlemi geri alınamaz. Reddi uygularsanız fatura iptal olur ve ters-fiş kesilir. Eğer o faturaya bağlı tahsilat (para tahsis edilmiş) varsa sistem reddi engeller; önce tahsilat bağlantısını çözmeniz gerekir.
  • ETTN tektir ve değişmez. Bir faturanın e-belgesini bir kez oluşturdunuz mu, ETTN sabitlenir. Tekrar denemek yeni belge üretmez; “zaten mevcut” denir. Bu, yanlışlıkla aynı faturayı iki kez göndermenizi engeller.
  • Durum etiketlerini takip edin. Paneldeki renkli etiket (UBL Hazır / Kuyrukta / Gönderildi / GİB Kabul / GİB Red / Hata) belgenin nerede olduğunu gösterir. Kırmızı Hata etiketi veya hata kutusu çıkarsa, mesajı okuyup adımı tekrarlayın.
  • PDF İndir her zaman çalışır, e-Arşiv Sureti değil. Faturanın görsel PDF’ini taslakta bile indirebilirsiniz (üstünde TASLAK yazar). “e-Arşiv Sureti” düğmesi ise yalnızca gönderilmiş e-Arşiv belgesinde belirir; e-Fatura belgelerinde bu düğme çıkmaz.
  • Entegratör henüz “mock” olabilir. Mevcut sürümde gönderim ve GİB yanıtı gerçek entegratör (Nilvera) sözleşmesi tamamlanana kadar taklit sağlayıcı ile çalışır; akış ve ekranlar aynıdır, gerçek sağlayıcı bağlandığında değişmez.
  • İade gerekiyorsa GİB reddini bunun için kullanmayın. Müşteriye kesilmiş bir faturayı iade etmek için detay panelindeki “İade / Kredi Notu Kes” düğmesini kullanın (tam veya satır seçerek kısmi iade). GİB reddi, belgenin GİB tarafından geri çevrilmesine özel bir durumdur, iade aracı değildir.
  • e-Defter berattan önce her şeyi netleştirin. Berat alınan ay kilitlenir ve geri açılamaz; o aya sonradan kayıt giremezsiniz. Bir aya ait tüm faturalar kesilip kesinleştikten ve kontrol edildikten sonra berat alın.