Stok Yönetimi

8 dk okuma · Bölüm 6/17

Ne işe yarar

Stok Yönetimi (uygulamada Envanter olarak görünür) modülü, depolarınızdaki ürünlerin miktarını ve maliyetini takip etmenizi sağlar. Her ürünün hangi depoda kaç adet olduğunu, bu stoğun parasal değerini ve geçmiş hareketlerini buradan görürsünüz. Modül, satışta veya kullanımda stoktan çıkan malların maliyetini (muhasebede SMM/COGS denir, yani “satılan malın size kaça mal olduğu”) otomatik hesaplar ve muhasebe kayıtlarına işler. Böylece “elimde ne kadar mal var ve değeri nedir?” sorusu her an doğru yanıtlanır.

Bu modülü tipik olarak ürün alıp satan veya sahada malzeme kullanan işletmeler kullanır: ticari mal satan bir KOBİ, malzeme tüketen bir saha ekibi ya da deposunda parça/sarf malzeme tutan bir servis firması. Stok sayımı sırasında fiziksel mevcudu sisteme girersiniz; sistem farkı kendisi düzeltir.

Modül, muhasebeyle birebir bağlıdır: her stok girişi, çıkışı ve sayım düzeltmesi ilgili olduğunda otomatik bir yevmiye fişi (muhasebe kaydı) üretir. Yani stok hareketi yaptığınızda muhasebenin de güncel kalması için ayrıca işlem yapmanıza gerek yoktur. Bedelsiz hareketlerde (maliyeti sıfır olan giriş/çıkış) muhasebe kaydı oluşturulmaz; sadece miktar takibi yapılır.

Genelde stok girişi/çıkışı ve sayımı saha veya ofis personeli yapar; değerleme ve hareket raporları ise muhasebeci ve yönetici tarafından izlenir. Hangi işlemi kimin yapabileceği, kullanıcının rolüne göre belirlenir (örneğin sadece okuma yetkisi olan bir kullanıcı yeni kalem ekleyemez).

Temel kavramlar

  • Kalem (Ürün/Hizmet): Takip ettiğiniz her bir ürün veya hizmet. Stoklu kalemler (parça, malzeme, ticari mal) miktar ve maliyet taşır; hizmet kalemleri taşımaz.
  • SKU (stok kodu): Bir kaleme verdiğiniz benzersiz kısa kod (ör. SKU-1). Aynı ürünü her yerde bu kodla tanırsınız.
  • Stoklu / Hizmet (kalem tipi): Stoklu kalem depoda fiziksel olarak bulunur ve maliyetlendirilir. Hizmet kalemi (ör. danışmanlık, işçilik) depoda tutulmaz, stok takibi yapılmaz.
  • Depo: Stoğun fiziksel olarak durduğu yer (ör. Merkez Depo, Şantiye Deposu). Bir kalemin her depodaki miktarı ayrı izlenir.
  • Varsayılan depo: İşlemlerde ön planda gelen ana depo. İlk oluşturduğunuz depo otomatik varsayılan olur; sonradan başka bir depoyu varsayılan yapabilirsiniz.
  • Stok girişi (RECEIPT): Depoya mal eklenmesi (satın alma, iade, devir). Miktarı artırır ve bir maliyet katmanı oluşturur.
  • Stok çıkışı (ISSUE): Depodan mal çıkması (satış, kullanım, sevk). Miktarı azaltır ve maliyetini (COGS) hesaplar.
  • Düzeltme (ADJUSTMENT): Sayım sonucu ortaya çıkan fark için sistemin otomatik yaptığı miktar düzeltmesi (fazla veya noksan).
  • Birim maliyet: Bir adet ürünün size kaça mal olduğu. Girişte siz girersiniz; çıkışta sistem değerleme yöntemine göre hesaplar.
  • KDV %: Kalemin standart Katma Değer Vergisi oranı (ör. %20). Faturalandırmada kullanılmak üzere kalem üzerinde saklanır.
  • Değerleme yöntemi (FIFO / Ağırlıklı Ortalama): Stoktan çıkan malın maliyetinin nasıl hesaplanacağını belirler (aşağıda açıklanıyor). Türk vergi mevzuatı gereği LIFO desteklenmez.
  • FIFO (İlk Giren İlk Çıkar): Çıkışta en eski girilen partinin maliyeti önce kullanılır. Stoğunuzu girdiğiniz sırayla “tüketmiş” sayarsınız.
  • Ağırlıklı Ortalama: Çıkışta, elinizdeki tüm partilerin ortalama birim maliyeti kullanılır. Her yeni giriş ortalamayı günceller.
  • COGS / SMM (Satılan Malın Maliyeti): Çıkan malın size mal oluş tutarı. Sistem çıkış anında hesaplar ve 621 hesabına gider olarak yazar.
  • Yevmiye fişi (yevmiye no): İşlemin muhasebe kaydı. Maliyeti olan her giriş/çıkış/sayım, dengeli (borç=alacak) bir fiş üretir ve size fiş numarasını gösterir.
  • Karşı hesap: Stok girişinde stok hesabının (153) karşılığında alacaklanan hesap; satıcı (320), banka (102) veya bir geçiş (clearing) hesabı olabilir.
  • Stok hesabı (153) / COGS hesabı (621) / Gelir hesabı (600): Stoklu bir kalemin muhasebe bağlantıları. Bunlar yeni kalem oluştururken önerilen değerlerle gelir.

Adım adım kullanım

Envanter ekranı üst kısımda sekmeler halinde açılır: Depolar, Kalemler, Değerleme, Hareketler, Giriş/Çıkış, Sayım. Ekran ilk açıldığında Depolar sekmesi gelir. Tipik kurulum sırası: önce depo, sonra kalem, sonra giriş/çıkış.

Depo oluşturma ve varsayılan yapma

  1. Depolar sekmesine gidin.
  2. Sağ üstteki Yeni Depo düğmesine basın.
  3. Açılan panelde alanları doldurun:
    • Depo Kodu (zorunlu): kısa benzersiz kod, ör. D1.
    • Depo Adı (zorunlu): ör. Merkez Depo.
    • Adres (opsiyonel).
    • Varsayılan depo: bu depoyu varsayılan yapmak isterseniz anahtarı açın.
  4. Kaydedin. İlk oluşturduğunuz depo otomatik olarak varsayılan işaretlenir.
  5. Sonradan başka bir depoyu varsayılan yapmak için, listede o satırdaki Varsayılan yap düğmesine basın. Diğer deponun “Varsayılan” etiketi kalkar.

Yeni kalem (ürün) oluşturma

  1. Kalemler sekmesine gidin.
  2. Sağ üstteki Yeni Kalem düğmesine basın.
  3. Alanları doldurun:
    • SKU (stok kodu) (zorunlu): benzersiz stok kodu.
    • Ad (zorunlu): ürün adı, ör. Civata M8.
    • Tip (zorunlu): Stoklu veya Hizmet. Varsayılan Stoklu gelir.
    • Birim: ölçü birimi, varsayılan adet.
    • KDV %: standart KDV oranı, varsayılan 20.
  4. Tip Stoklu ise ek alanlar görünür:
    • Değerleme yöntemi: Ağırlıklı Ortalama (varsayılan) veya FIFO. Bu seçimi sonradan değiştirmemek en doğrusudur (aşağıdaki ipuçlarına bakın).
    • Stok hesabı (153): önerilen 153 hesabı gelir.
    • COGS hesabı (621): önerilen 621 hesabı gelir.
    • Bu iki hesap stoklu kalemler için zorunludur; sistem hesap tiplerinin uyumlu olduğunu doğrular.
  5. Gelir hesabı (600) — opsiyonel: satış faturalarında kullanılacak gelir hesabı. Boş bırakabilirsiniz.
  6. Kaydedin. Yeni kalem listeye eklenir.

Not: Tip Hizmet seçilirse stok ve COGS hesabı alanları görünmez ve gönderilmez; hizmet kalemleri stok/maliyet taşımaz.

Stok girişi (mal kabulü)

  1. Giriş/Çıkış sekmesine gidin.
  2. Stok Girişi düğmesine basın.
  3. Açılan panelde doldurun:
    • Kalem (zorunlu): yalnızca stoklu kalemler listelenir.
    • Depo (zorunlu).
    • Miktar (zorunlu): 0’dan büyük olmalı.
    • Birim Maliyet (zorunlu): bir adedin maliyeti.
    • Karşı hesap (CR bacağı) (zorunlu): stok hesabının karşılığında alacaklanacak hesap (ör. 320 — SATICILAR, 102 — BANKA veya bir geçiş hesabı).
    • Tarih (opsiyonel) ve Referans (opsiyonel, ör. irsaliye no).
  4. Kaydedin. Sistem DR 153 (stok) / CR karşı hesap şeklinde dengeli bir yevmiye fişi üretir ve size fiş numarasını ve tutarı bildirir. Birim maliyet 0 ise hareket bedelsiz kabul edilir, sadece miktar artar, muhasebe fişi oluşmaz.
  5. Sonuç Değerleme ve Hareketler sekmelerine anında yansır.

Stok çıkışı (kullanım / sevk)

  1. Giriş/Çıkış sekmesinde Stok Çıkışı düğmesine basın.
  2. Doldurun:
    • Kalem (zorunlu, stoklu), Depo (zorunlu), Miktar (zorunlu, 0’dan büyük).
    • Tarih (opsiyonel) ve Referans (opsiyonel).
  3. Çıkışta birim maliyet girmezsiniz — sistem kalemin değerleme yöntemine (FIFO veya Ağırlıklı Ortalama) göre maliyeti kendisi hesaplar.
  4. Kaydedin. Sistem DR 621 (COGS) / CR 153 (stok) fişi üretir ve hesaplanan COGS tutarını ve yevmiye numarasını gösterir.
  5. Depoda yeterli stok yoksa çıkış reddedilir ve hiçbir kayıt yapılmaz; miktarı düzeltip tekrar deneyin.

Stok sayımı ve otomatik düzeltme

Sayım, fiziksel mevcudu girip sistemi gerçeğe eşitlemek içindir.

  1. Sayım sekmesine gidin.
  2. Yeni Sayım düğmesine basın.
  3. Başlık alanlarını doldurun:
    • Sayım No (zorunlu): ör. SAY-2026-01.
    • Depo (zorunlu).
    • Tarih (opsiyonel) ve Not (opsiyonel).
  4. Sayım satırları bölümünde her sayılan kalem için bir satır ekleyin (Satır ekle ile çoğaltın):
    • Kalem (zorunlu, stoklu).
    • Sayılan: depoda fiilen saydığınız fiziksel miktar.
    • B.Maliyet (fazla): yalnızca, mevcut stoğu olmayan bir kalem fazla çıkarsa zorunludur (sistemin fazlayı değerleyebilmesi için). Diğer durumlarda boş bırakın.
  5. Kaydedin. Sistem her satırı sistemdeki miktarla karşılaştırır:
    • Fark 0 ise hiçbir hareket oluşmaz.
    • Noksan (sayılan < sistem) ise düzeltme fişi DR 197 (Sayım Noksanları) / CR 153 yazılır.
    • Fazla (sayılan > sistem) ise düzeltme fişi DR 153 / CR 397 (Sayım Fazlaları) yazılır.
  6. Kaydedildikten sonra sayım listesi, Değerleme ve Hareketler sekmeleri tazelenir; sonuç on-hand (eldeki) miktar = sayılan miktar olur.

Stok değerlemesini görme ve dışa aktarma

  1. Değerleme sekmesine gidin.
  2. İsterseniz üstteki açılır listeden bir depo seçin; seçmezseniz Tüm depolar gösterilir.
  3. Tablo her kalem×depo için Miktar, Değer ve Ort. Maliyet sütunlarını gösterir. Sağ üstteki kartta Toplam Stok Değeri görünür.
  4. Raporu indirmek için Excel veya CSV düğmesine basın.

Stok hareketlerini (hareket defteri) inceleme

  1. Hareketler sekmesine gidin.
  2. Üstten bir Kalem ve bir Depo seçin (ikisi de seçilmeden tablo gelmez).
  3. İsteğe bağlı olarak bir tarih aralığı seçin.
  4. Tablo o kalem×depo için tüm hareketleri listeler: Tarih, Tip (Giriş / Çıkış / Düzeltme), Miktar, Birim Maliyet, Toplam, Yürüyen Bakiye ve Referans. Yürüyen bakiye, her satırdan sonra kalan miktarı gösterir.

Listeleme ve filtreleme

  • Kalemler ve Depolar sekmelerinde tüm aktif kayıtlar listede gelir; sütun başlıklarından sıralayabilirsiniz.
  • Kalem seçim kutuları aranabilir: yazmaya başlayınca SKU veya ada göre süzülür.
  • Değerleme depo bazında, Hareketler kalem+depo+tarih bazında filtrelenir.

İpuçları ve sık sorulanlar

  • Önce depo, sonra kalem. Henüz bir depo yoksa giriş/çıkış yapamazsınız. En az bir depo oluşturup varsayılan belirleyin.
  • Sadece stoklu kalemler stok hareketi alır. Giriş, çıkış ve sayım ekranlarındaki kalem listelerinde hizmet kalemleri görünmez; bu normaldir.
  • Değerleme yöntemini sonradan değiştirmeyin. FIFO ile Ağırlıklı Ortalama, maliyeti farklı hesaplar. Bir kalemde hareket oluştuktan sonra yöntemi değiştirmek geçmişle tutarsızlık yaratır; kalemi oluştururken doğru yöntemi seçin.
  • Çıkışta birim maliyet girilmez. Maliyeti sistem hesaplar. Çıkış için elle maliyet aramayın; yalnızca girişte ve “stoğu olmayan kalemin sayımda fazla çıkması” durumunda birim maliyet istenir.
  • Yetersiz stokta çıkış reddedilir. Eldeki miktardan fazlasını çıkarmaya çalışırsanız işlem hiç yazılmaz (kısmi yazılmaz). Önce stok girişi yapın veya miktarı düşürün.
  • Bedelsiz hareket = muhasebe kaydı yok. Birim maliyeti 0 olan giriş veya maliyeti 0 çıkan çıkış sadece miktarı değiştirir, yevmiye fişi üretmez. Mesaj “bedelsiz — GL yok” derse bu kasıtlıdır.
  • Sayımda “Sayılan” fiziksel miktardır. Fark girmeyin; gerçekte saydığınız adedi yazın. Sistem, sistemdeki miktarla kıyaslayıp farkı kendisi düzeltir.
  • Sayımda fazla için birim maliyet ne zaman gerekir? Yalnızca o kalemin depoda hiç stoğu yokken sayımda fazla çıkması durumunda; çünkü sistemin değerleyeceği mevcut bir maliyet yoktur. Mevcut stoğu olan kalemlerde boş bırakın, ortalama maliyet kullanılır.
  • Karşı hesabı doğru seçin. Stok girişinde satıcıdan veresiye aldıysanız 320, doğrudan ödediyseniz 102 gibi karşı hesabı seçin. Yanlış karşı hesap, muhasebe bakiyelerini yanlış yere yazar.
  • Çift kayıt korkmayın. Kaydet düğmesine birden çok kez basılsa veya ağ takılsa bile, giriş/çıkış işlemleri benzersiz bir kimlikle gönderilir ve sunucu tekrarı tek kayıt olarak işler.
  • Sonuç anında yansır. Bir giriş, çıkış veya sayımdan sonra Değerleme ve Hareketler sekmeleri otomatik tazelenir; ayrıca yenileme yapmanız gerekmez.
  • Yetki uyarısı. “İşlem yapılamadı / yetkiniz yok” benzeri bir hata alırsanız, rolünüz o işleme (ör. kalem/depo oluşturma) izin vermiyor olabilir. Yöneticinizden rol kontrolü isteyin.