Puantaj ve Mesai

7 dk okuma · Bölüm 5/18

Ne işe yarar

Puantaj modülü, sahadaki çalışma saatlerinin kaydını tutar ve bu kayıtların yönetici onayından geçerek aylık özet/hakediş hesabına dönüşmesini sağlar. Bir teknisyen rüzgâr santralinde sabah giriş, akşam çıkış saatini ve öğle molasını girer; bu kayıt önce Saha Müdürü’ne (varsa), ardından Proje Müdürü’ne onaya gider. Böylece “kim, hangi gün, hangi sahada, kaç saat çalıştı” sorusu tek bir yerden, kâğıt çizelge olmadan yanıtlanır.

Modülün iki yüzü vardır. Mobil uygulama saha içindir: teknisyen, takım lideri, İSG ve diğer çalışanlar kendi mesailerini telefondan girer, düzenler, onaya gönderir. Mobil taraf çevrimdışı çalışacak şekilde tasarlanmıştır; santral sahasında internet kopsa bile kayıt telefona yazılır ve bağlantı gelince kendiliğinden sunucuya gönderilir. Web portal ofis içindir: Saha Müdürü ve Proje Müdürü onayları buradan yapar, fazla mesai/yemek/saha primi kurallarını burada tanımlar, aylık raporu burada çıkarır.

Çalışan kendi kaydını hem mobilden hem webden girebilir; ancak onay, kural tanımı ve raporlama esas olarak web portaldadır. Mobil tarafta her çalışan yalnızca kendi mesaisini görür ve yönetir; başkasının kaydını onaylama ekranı mobilde yoktur.

Kısacası bu modül, sahanın gerçeğini (çalışılan saat) ofisin ihtiyacına (onaylı, hesaplanmış, raporlanabilir veri) bağlayan köprüdür.

Temel kavramlar

  • Mesai kaydı (puantaj girişi): Bir güne ait giriş saati, çıkış saati, öğle molası ve giriş türünden oluşan tek bir kayıt. Aynı güne birden fazla kayıt eklenebilir.
  • Giriş türü: Kaydın niteliği. Mevcut türler: Çalışma (WORK), Evde Nöbet (HOME_STANDBY), Yıllık İzin (ANNUAL_LEAVE), Rapor/Hastalık (SICK_LEAVE), Seyahat (TRAVEL), Tatil (HOLIDAY), Hafta Tatili (WEEKLY_HOLIDAY), Otelde Nöbet (HOTEL_STANDBY), Ofis (OFFICE), Eğitim (TRAINING).
  • Toplam saat: Giriş–çıkış arasından öğle molası düşülerek bulunan süre. Saat seçildikçe ekranda canlı hesaplanır. Gece yarısını geçen (örneğin 22:00–06:00) vardiyalar desteklenir.
  • Çalışma saatine dahil türler: Yalnızca belirli giriş türleri çalışma saatine sayılır. Sayılmayan bir tür seçtiğinizde ekran “Bu giriş türü çalışma saatine dahil edilmez” uyarısı gösterir. Bu listeyi Proje Müdürü web portaldan belirler.
  • Durum: Kaydın onay aşaması. Taslak (DRAFT), SM Onayı Bekliyor (PENDING_SM), PM Onayı Bekliyor (PENDING_PM), Onaylandı (APPROVED), Reddedildi (REJECTED).
  • İki kademeli onay: Kayıt önce Saha Müdürü’ne (SM), sonra Proje Müdürü’ne (PM) gider. Kaydın sahasında atanmış bir Saha Müdürü yoksa, kayıt doğrudan PM onayına düşer.
  • Geriye dönük giriş sınırı (backfill): Geçmişe kaç güne kadar kayıt girilebileceğini belirleyen sınır. Varsayılan 7 gündür ve web portaldan değiştirilebilir. İleri tarihli kayıt girilemez.
  • Konaklama: Çalışma, Otelde Nöbet ve Eğitim türlerinde, sahaya bağlı olarak “kendi evi” veya tanımlı bir otel seçilebilir.
  • Fazla mesai kuralları: Hafta içi fazla mesai, cumartesi, pazar, hafta tatili, 7. gün, resmi tatil, gece vardiyası gibi durumlar için katsayı (çarpan) tanımları. Web portalda Proje Müdürü tarafından kurulur.
  • Hakediş tahmini (varsa): Çalışana ücret yapılandırması (aylık maaş veya saatlik) tanımlanmışsa, aylık özet ek olarak tahmini kazanç ve dökümünü gösterir. Bu bir bilgilendirmedir, resmi bordro değildir.

Adım adım kullanım

Mobilde (saha) — mesai girişi

  1. Alt menüden Puantaj ekranını açın. Üstte ay gezgini, altında o ayın takvim görünümü gelir. Sağ üstteki geçişle liste görünümüne de geçebilirsiniz.
  2. Takvimde bir güne dokunun. O güne ait kayıt varsa altta detayı açılır; yoksa “Puantaj Ekle” düğmesi çıkar.
  3. “Puantaj Ekle” (veya bir gün zaten doluysa “Yeni Puantaj Ekle”) düğmesine basın. Giriş ekranı açılır.
  4. Giriş türünü seçin (varsayılan: Çalışma). Çalışma saatine dahil olmayan bir tür seçerseniz uyarı çıkar.
  5. Birden fazla sahaya bağlıysanız sahayı seçin. (İzin, tatil, ofis gibi türlerde saha istenmez.)
  6. Çalışma/Otelde Nöbet/Eğitim türünde, saha seçtiyseniz konaklama sorulur: kendi evi ya da listedeki bir otel.
  7. Giriş ve çıkış saatini seçin. Kaydırmalı saat seçici açılır ve mevcut saate yakın konuma kendiliğinden kayar.
  8. Öğle molasını girin ya da “Mola Yok” düğmesiyle molasız işaretleyin. Geçersiz mola aralığı (bitiş ≤ başlangıç) uyarı gösterir.
  9. Üstteki Toplam Saat kutusu seçimlerinize göre anlık güncellenir. İsterseniz Not ekleyin.
  10. Kaydı tamamlamak için iki seçenek vardır:
    • Taslak Kaydet: Kayıt sizde kalır, henüz onaya gitmez. Daha sonra düzenleyebilirsiniz.
    • Gönder: Kayıt oluşturulur ve onaya gönderilir (önce SM, yoksa doğrudan PM).
  11. Bir kaydı düzenlemek veya silmek için: yalnızca Taslak ve Reddedilmiş kayıtlar değiştirilebilir. Takvimde günün detayındaki “Düzenle”/“Sil” düğmelerini ya da liste görünümünde kayda dokunmayı/uzun basmayı kullanın. Onaya gitmiş veya onaylanmış kayıtlar değiştirilemez.

Çevrimdışı davranış (saha)

  • Saha içinde internet yokken kayıt oluşturma ve düzenleme çalışır: kayıt telefona yazılır, “Kaydedildi — İnternet bağlantısı geldiğinde senkronize edilecek” bilgisi verilir ve bağlantı gelince sunucuya kendiliğinden gönderilir.
  • Onaya gönderme (Gönder) ve silme işlemleri için anlık bağlantı gerekir. Çevrimdışıyken önce taslak olarak kaydedin; bağlantı gelince kayıt sunucuya düştükten sonra “Gönder”i kullanın.
  • Listeler (kayıtlar ve aylık özet) en son çekilen veriyle önbellekten gösterilir; çevrimdışıyken de son durumu görebilirsiniz.

Web portalda (ofis) — kendi kaydını girme

  1. Sol menüden Puantaj sayfasını açın. Çalışan için açılan sekme Genel Bakış’tır.
  2. Üstteki ay gezgini ile ayı seçin. Sayfada o ayın özeti (çalışılan gün, toplam saat, fazla mesai, varsa tahmini kazanç) ve kayıt tablosu görünür.
  3. + Kayıt Ekle düğmesine basın. Açılan formda tarih, giriş türü, saha (gerekiyorsa), konaklama, giriş/çıkış saati, öğle molası ve not alanları vardır; toplam saat anlık hesaplanır.
  4. Taslak Kaydet ile bekletin ya da Gönder ile onaya yollayın. Web tarafında düzenleme akışı mobil kadar geniş değildir; düzenleme/silme ağırlıklı olarak mobilde yapılır.

Web portalda (ofis) — onay akışı (Saha Müdürü / Proje Müdürü)

  1. Puantaj sayfasında, yetkiniz varsa Onaylar sekmesi görünür (Saha Müdürü, Proje Müdürü ve Yönetici). Proje Müdürü ve Yönetici için sayfa açılışında varsayılan olarak Raporlar sekmesine yönlenebilir; Onaylar sekmesine üstten geçebilirsiniz.
  2. Onaylar sekmesinde iki tablo olabilir:
    • SM Onayı: Sizin sahalarınızda SM onayı bekleyen kayıtlar.
    • PM Onayı: (Proje Müdürü/Yönetici için) PM onayı bekleyen kayıtlar.
  3. Üstteki saha filtresi ve çalışan arama kutularıyla listeyi daraltın.
  4. Her satırda çalışan, saha, tarih, giriş türü, giriş/çıkış, mola ve toplam saat görünür. İşlemler:
    • Onayla: Kaydı bir sonraki aşamaya geçirir. SM onayı verildiğinde kayıt PM onayına düşer; PM onayı verildiğinde kayıt Onaylandı olur.
    • Reddet: Açılan pencerede ret nedeni yazmanız zorunludur. Reddedilen kayıt çalışanın ekranında “Reddedildi” olarak görünür; çalışan düzeltip yeniden gönderebilir.
    • Tümünü Onayla: Tablodaki bekleyen kayıtların tümünü tek seferde onaylar (onay penceresiyle teyit istenir).
  5. Kayda dair kendi mesainizi onaylayamazsınız; sistem buna izin vermez.

Web portalda (ofis) — fazla mesai ve kuralların ayarlanması

Aşağıdaki sekmeler yalnızca Proje Müdürü ve Yönetici’ye görünür:

  1. Ayarlar sekmesi: haftalık saat limiti, öğle molası dakikası, zaman dilimi aralığı, geriye dönük giriş sınırı (backfill gün sayısı), denkleştirme dönemi, fazla mesai kuralları (tür + çarpan), gece vardiyası saat aralığı, aylık saat böleni, yemek yardımı (günlük ya da öğün bazlı), saha primine sayılan türler, çalışma saatine sayılan türler ve hatırlatma bildirimleri buradan ayarlanır.
    • Fazla mesai kuralı eklemek için tür (örneğin Hafta İçi Fazla Mesai, Cumartesi, Pazar, Resmi Tatil, Gece Vardiyası) seçin, çarpanı girin (örneğin 1.5) ve + Kural Ekle’ye basın. Aynı tür ikinci kez eklenemez.
    • Kaydetmeden başka sekmeye geçerseniz “kaydedilmemiş değişiklik” uyarısı çıkar.
  2. Ücret (Pay Config) sekmesi: çalışan bazında aylık maaş ya da saatlik ücret, saha primi modu/tutarı, fazla mesai açık/kapalı ve para birimi tanımlanır. Bu bilgiler tanımlandığında, çalışanın aylık özetinde tahmini kazanç dökümü (temel ücret, fazla mesai, yemek, saha primi, gece primi) görünür hale gelir.
  3. Raporlar sekmesi: ay ve saha seçerek özet rapor görüntülenir; rapor Excel (XLSX) olarak indirilebilir.

İpuçları ve sık sorulanlar

  • Onaya gitmiş kaydı düzenleyemiyorum. Bu beklenen davranıştır. Yalnızca Taslak ve Reddedilmiş kayıtlar düzenlenip silinebilir. Onay sürecindeki bir kaydı değiştirmek için Saha/Proje Müdürü’nden reddetmesini isteyin; ret sonrası düzeltip yeniden gönderin.
  • Kaydım kimin onayına gidiyor? Kaydettiğiniz sahada atanmış bir Saha Müdürü varsa önce ona (SM Onayı), sonra Proje Müdürü’ne gider. Sahada Saha Müdürü yoksa kayıt doğrudan PM Onayına düşer.
  • Geçmiş bir günü giremiyorum. Geriye dönük giriş sınırını aşmış olabilirsiniz (varsayılan 7 gün). Sınırı Proje Müdürü web portaldaki Ayarlar > Geriye dönük giriş alanından artırabilir. İleri tarihli (yarın ve sonrası) kayıt hiçbir koşulda girilemez.
  • Giriş ve çıkış saati aynı olamaz. Aynı saatte giriş–çıkış reddedilir; gerçek çalışma süresini girin. Gece yarısını geçen vardiyalar (örn. 20:00–04:00) desteklenir, süre doğru hesaplanır.
  • Öğle molası süreden düşülür. Mola yalnızca vardiyayla kesiştiği kadar düşülür. Molasız çalıştıysanız “Mola Yok” düğmesini kullanın; yanlış mola aralığı toplam saati bozar.
  • Çalışma saatine dahil edilmez uyarısı. Seçtiğiniz giriş türü (örneğin Ofis, Eğitim) o organizasyonda çalışma saatine sayılmıyor demektir. Hangi türlerin sayılacağını Proje Müdürü web portaldan belirler.
  • Fazla mesai 0 görünüyor. Fazla mesai katsayıları tanımlı değilse veya o ay limit aşılmadıysa fazla mesai 0 olur. Kuralları Proje Müdürü Ayarlar > Fazla Mesai Kuralları’ndan ekler.
  • Tahmini kazanç görünmüyor. Çalışana Ücret sekmesinden maaş/saatlik tanımı yapılmamış olabilir. Tanımlandığında aylık özette döküm belirir. Bu rakamlar tahminidir, resmi bordro yerine geçmez.
  • Sahada internet yokken. Çekinmeden kaydedin: oluşturma ve düzenleme çevrimdışı çalışır, bağlantı gelince eşitlenir. Yalnızca onaya gönderme ve silme için anlık bağlantı gerekir; bunları ofise/şebekeye dönünce yapın.
  • Tümünü Onayla yaparken bir kısmı başarısız olursa. Sistem kaç kaydın onaylandığını, kaçının başarısız olduğunu bildirir. Başarısız olanlar listede kalır; tekrar deneyebilir veya tek tek onaylayabilirsiniz.
  • Reddederken neden yazmak zorunlu. Ret nedeni boşken Reddet düğmesi çalışmaz. Çalışanın neyi düzelteceğini anlaması için kısa ve açık bir neden yazın.