Personel ve İş Gücü

Ne işe yarar

Bu modül, sahadaki insan kaynağını tek bakışta görmenizi ve her personelin yasal/teknik evraklarını düzenli tutmanızı sağlar. İki ayrı ama birbirini tamamlayan iş alanı vardır: İş gücü görünümü (hangi sahada kim çalışıyor, kim boşta, gün içinde personel hareketleri ve araç filosu) ve Personel belgeleri (sertifika, ehliyet, sağlık raporu, eğitim belgesi gibi evrakların yüklenmesi, son kullanma tarihi takibi ve kıyafet/ekipman bedenleri).

Ofisteki yönetici için bu modül bir kontrol panelidir: bugün hangi sahalarda kaç teknisyen var, kimin belgesi yaklaşan bir tarihte doluyor, kimin İSG sertifikası süresi geçmiş gibi soruların yanıtını verir. Sahadaki ekip için ise daha sade çalışır: teknisyen, kendisine açık edilmişse yalnızca kendi belgelerini görür ve gerektiğinde açıp indirir.

İş gücü tarafının ağırlıklı kullanıcıları ADMIN (Yönetici), PROJECT_MANAGER (Proje Müdürü) ve SITE_MANAGER (Saha Müdürü) rolleridir; günlük iş gücü raporunu ve araç filosunu bu roller yönetir. Personel belgeleri tarafında ise belge yükleme/silme yetkisi yöneticilerde, belgeleri görüntüleme yetkisi ise yönetim ve denetim rollerinde (Yönetici, Proje Müdürü, Saha Müdürü, HSE (İSG)) bulunur.

İş gücü raporu ve personel kart listesi öncelikle web portalda (ofis) kullanılır, çünkü geniş tablolar, filtreler ve PDF/yazdırma işlemleri burada daha rahattır. Mobil uygulama (saha) ise iki işi üstlenir: yöneticiler için günlük iş gücü raporunu ve araç filosunu sahada görüntüleme, teknisyenler için kendi belgelerine erişim. Saha bağlantısı koptuğunda bile uygulama veriyi göstermeye çalışır; bazı yazma işlemleri ise internet gerektirir (aşağıda belirtilmiştir).

Temel kavramlar

• İş gücü anlık görüntüsü (snapshot): Seçilen bir güne ait personel dağılımı: aktif sahalar, sahalara atanmış teknisyenler ve boştaki teknisyenler. Tarih seçilerek geçmiş günlerin durumu da görüntülenebilir.
• Aktif saha: O gün en az bir teknisyenin atanmış olduğu saha.
• Atanmış / boşta personel: “Atanmış” bir sahaya bağlı teknisyenlerdir; “boşta” ise herhangi bir sahaya atanmamış teknisyenlerdir.
• Personel hareketleri: Gün içinde kimin hangi sahaya atandığı (➕) veya sahadan çıkarıldığı (➖), işlemi kimin yaptığı ve ne zaman olduğu kaydı.
• Personel belgesi (evrak): Bir çalışana ait yüklenmiş dosya: belge adı, düzenlenme tarihi, son kullanma tarihi ve not içerir. Sertifika, ehliyet, sağlık raporu, eğitim belgesi gibi her türlü evrak olabilir.
• Süresi geçmiş / yakında dolacak: Son kullanma tarihi bugünden önce olan belge “süresi geçmiş” (kırmızı); son 30 gün içinde dolacak olan belge “yakında dolacak” (turuncu) işaretlenir.
• Belge görünürlüğü: Teknisyenin kendi belgelerini mobil uygulamada görüp göremeyeceğini belirleyen ayar. İki kademe vardır: tüm organizasyon için genel açma/kapama, veya tek tek personel bazında izin.
• Kıyafet/ekipman bedenleri: Her personelin mont, ayakkabı, pantolon, baret, eldiven ve yelek bedeni. Toplu sipariş ve İSG ekipmanı dağıtımı için kullanılır.
• Araç filosu (mobil iş gücü ekranında): İş gücü ekranının mobil tarafı aynı zamanda araç yönetimini içerir (plaka, kilometre, muayene/sigorta son tarihleri, zimmet ve araç devri). Araçlar ayrıntılı olarak ilgili “Araçlar” bölümünde anlatılır; burada yalnızca iş gücü görünümüyle ilişkisine değinilir.

Adım adım kullanım

İş gücü görünümü

Web portalda (ofis)

1. Sol menüden İş Gücü sayfasını açın. Sayfa, varsayılan olarak bugünün anlık görüntüsünü yükler.
2. Üstteki üç özet kartı durumu özetler: Aktif Sahalar, Atanmış ve Boşta personel sayısı.
3. Farklı bir gün görmek için Rapor Tarihi alanından tarih seçin; sayfa o güne ait dağılımı yeniden yükler.
4. Filtre düğmeleriyle görünümü daraltın: “Tümü”, “Sahalar” (yalnızca saha bazlı teknisyen listeleri) veya “Boşta” (yalnızca atanmamış teknisyenler). Filtreyi temizlemek için “Tümü”ne dönün. Özet kartlarına tıklayarak da ilgili filtreye geçebilirsiniz.
5. Her saha kartında o sahadaki teknisyenler, rolleri ve (varsa) zimmetli araç plakaları listelenir.
6. “Tümü” filtresinde, gün içindeki Personel Hareketleri listesini görürsünüz: kimin hangi sahaya atandığı/çıkarıldığı, işlemi yapan kişi ve zaman damgası.
7. Yenile düğmesiyle güncel veriyi tekrar çekebilirsiniz.
8. PDF İndir düğmesi, seçili güne ait iş gücü raporunu yazdırılabilir bir sayfa olarak açar; tarayıcının yazdır penceresi gelir ve buradan PDF olarak kaydedebilir veya çıktı alabilirsiniz. Tarayıcınız açılır pencereyi engellerse bir uyarı görürsünüz; bu durumda site için açılır pencere iznini verin.

Mobilde (saha)

1. Uygulamada İş Gücü ekranını açın. Ekran içeriği rolünüze göre değişir.
2. Yönetici / Proje Müdürü / Saha Müdürü rolündeyseniz iki sekme görürsünüz:
   • Araçlar: Filo listesi, araç ekleme/düzenleme, zimmet ve araç devri işlemleri (ayrıntı “Araçlar” bölümünde).
   • Günlük Rapor: İş gücü anlık görüntüsü — aktif sahalar, atanmış/boşta personel, araç filosu özeti ve gün içindeki personel hareketleri.
3. Günlük Rapor sekmesinde tarih okları (‹ / ›) ile önceki/sonraki güne geçebilirsiniz; seçili gün ekranın ortasında gösterilir.
4. Özet kartları sahaları, atanmış ve boşta personeli; ikinci satır ise toplam araç, bakımı yaklaşan araç ve süresi geçmiş evrak sayılarını gösterir.
5. Raporu PDF olarak paylaşmak için ilgili düğmeyi kullanın; uygulama “Şirket_GünlükRapor_TARİH.pdf” adıyla bir dosya üretir ve telefonun paylaşım menüsünü açar (e-posta, mesajlaşma, kaydetme vb.).
6. Listeyi güncellemek için ekranı aşağı çekerek (pull-to-refresh) yenileyin.

Not: Mobil iş gücü ekranındaki yazma işlemleri (araç ekleme/düzenleme/silme, araç devri, devir kabul/red) internet bağlantısı gerektirir. Çevrimdışıyken ekranın üstünde bir uyarı şeridi belirir ve bu işlemler engellenir; bağlantı gelince tekrar deneyin.

Personel belgeleri

Web portalda (ofis)

1. Sol menüden Personel Evrakları sayfasını açın. Bu sayfaya erişim Yönetici, Proje Müdürü, Saha Müdürü ve HSE (İSG) rollerine açıktır; yetkiniz yoksa bir uyarı görürsünüz.
2. Sayfa sekmelidir:
   • Çalışan: Personeli kart olarak listeler; arama kutusuyla isim, e-posta, rol veya saha üzerinden filtreleyin.
   • Tüm Evraklar: Tüm belgeleri çalışana göre gruplu bir tabloda gösterir.
   • Beden Özeti: Kıyafet/ekipman bedenlerinin toplu özeti ve yazdırma.
   • Görünürlük: Yalnızca Yönetici ve Proje Müdürü için; belgelerin personele açılıp açılmadığını yönetir.
3. Belge görüntüleme: “Çalışan” sekmesinde bir personel kartına tıklayın, açılan detayda Evraklar sekmesine geçin. Her belgede göz (görüntüle) ve indir düğmeleri vardır. Süresi geçmiş belgeler kırmızı, yakında dolacaklar turuncu kenarla işaretlenir.
4. Belge yükleme (yalnızca Yönetici / Proje Müdürü): Personel detayında Evrak Yükle düğmesine basın. Belge adını girin, düzenlenme ve son kullanma tarihlerini (isteğe bağlı) seçin, dilerseniz not ekleyin ve dosyayı seçip yükleyin. Yüklenen belge anında listeye eklenir.
5. Belge silme (yalnızca Yönetici / Proje Müdürü): Belge satırındaki çöp kutusu düğmesiyle silebilirsiniz; onay istenir.
6. Toplu indirme: Personel detayında, o kişinin tüm belgelerini tek seferde ZIP olarak indir düğmesiyle alabilirsiniz.
7. Tüm Evraklar sekmesi: Üstteki hızlı filtrelerle “Tümü”, “Süresi Geçmiş” ve “Yakında Dolacak” belgeleri sayılarıyla birlikte görebilir; arama kutusuyla personel, belge adı veya dosya adında arama yapabilirsiniz. Bu, son kullanma takibi için en pratik görünümdür.
8. Kıyafet/ekipman bedenleri: Personel detayında Kıyafet Bedenleri sekmesine geçin. Yönetici/Proje Müdürü, Düzenle ile mont, ayakkabı, pantolon, baret, eldiven ve yelek bedenlerini girip kaydedebilir. “Beden Özeti” sekmesinden tüm personelin bedenlerini topluca görüp yazdırabilirsiniz.
9. Görünürlük yönetimi (yalnızca Yönetici / Proje Müdürü): “Görünürlük” sekmesinde, tüm organizasyon için belgeleri personele açan genel anahtarı açıp kapatabilir; ya da arama yaparak tek tek personel bazında izni değiştirebilirsiniz. Genel anahtar açıksa herkes kendi belgesini görür; kapalıysa yalnızca bireysel olarak izin verilen personel görebilir.

Mobilde (saha)

1. Teknisyen, uygulamada Belgelerim ekranını açar. Bu ekran kişiye yalnızca kendi belgelerini gösterir.
2. Belgeleriniz açık edilmişse liste gelir; her belge kartında ad, dosya bilgisi, düzenlenme ve son kullanma tarihleri ile (varsa) not görünür. Süresi geçmiş belgeler kırmızı, yakında dolacaklar turuncu işaretlenir.
3. Bir belgeye dokunarak görüntüleyebilir/indirebilirsiniz; uygulama belgeyi tarayıcıda veya uygun bir uygulamada açar.
4. Listeyi aşağı çekerek yenileyebilirsiniz.
5. Belgelerinizin görüntülenmesine izin verilmemişse, ekranda “erişim yok” bilgisi belirir. Bu bir hata değildir; yöneticinizin görünürlük ayarını açması gerekir.

Çevrimdışı not: Belge dosyaları güvenli, süreli bağlantılarla sunulur ve açıldıkları anda indirilir; bu nedenle bir belgeyi açmak için internet gerekir. Bağlantı yoksa veya sunucuya ulaşılamıyorsa ekran, izin reddiyle karıştırılmayacak şekilde ayrı bir “yükleme hatası” bilgisi gösterir ve Tekrar Dene düğmesi sunar.

İpuçları ve sık sorulanlar

• Son kullanma takibini “Tüm Evraklar” sekmesinden yapın. Web portalda “Süresi Geçmiş” ve “Yakında Dolacak” filtreleri, sayıları üzerinde göstererek hangi personelin hangi belgesinin yenilenmesi gerektiğini hızla ortaya koyar. Aynı sayılar mobil günlük raporun özet kartlarında da yer alır.
• 30 gün eşiği sabittir. “Yakında dolacak”, son kullanma tarihine 0–30 gün kalan belgeleri kapsar. Daha erken hatırlatma istiyorsanız belgeleri periyodik olarak gözden geçirin.
• Belge yükleyip silmek yalnızca Yönetici ve Proje Müdürüne aittir. Saha Müdürü ve HSE (İSG) belgeleri görüntüleyebilir/indirebilir ama yükleyemez/silemez. Düğmeleri görmüyorsanız nedeni budur.
• Teknisyen başka personelin belgesini göremez. Mobildeki “Belgelerim” yalnızca kişinin kendi evraklarını gösterir ve bu da ancak görünürlük açıksa mümkündür.
• “Erişim yok” ile “yükleme hatası”nı karıştırmayın. Mobilde belge listesi boş/kapalı görünüyorsa: kilit simgesi → görünürlük kapalı (yöneticiden isteyin); bulut/çevrimdışı simgesi → ağ/sunucu sorunu (Tekrar Dene).
• Geçmiş günü incelemek için tarih seçin. İş gücü raporunda tarih değiştirerek, örneğin dünkü saha dağılımını veya belirli bir günün personel hareketlerini görebilirsiniz. Bu, “o gün kim neredeydi” sorularını yanıtlamak için kullanışlıdır.
• PDF/yazdırma ofiste daha rahattır. Web portalda PDF, tarayıcının yazdır penceresi üzerinden üretilir; açılır pencere engelliyse site için izin verin. Mobilde rapor doğrudan dosya olarak paylaşım menüsüne düşer.
• Bedenleri önceden doldurun. İSG ekipmanı veya iş kıyafeti toplu siparişi öncesinde “Beden Özeti” sekmesi, eksik bedeni olan personeli görmenizi ve listeyi yazdırmanızı sağlar.
• Sahada yazma işlemleri için bağlantı gerekir. Mobil iş gücü ekranındaki araç ve devir işlemleri çevrimdışı çalışmaz; bağlantı kopukken üstteki uyarı şeridini görürsünüz. Belge görüntüleme de açma anında internet ister. Saha bağlantısının zayıf olabileceğini hesaba katarak kritik işlemleri kapsama alanında yapın.
• Görünürlüğü bilinçli yönetin. Genel anahtarı açmak, tüm personelin kendi belgesini görmesini sağlar. Belirli kişilere özel açmak isterseniz genel anahtarı kapalı tutup tek tek izin verin.