Belgeler

Ne işe yarar

Belgeler modülü, bir sahaya ait teknik ve idari dosyaların (PDF planlar, türbin dokümanları, fotoğraflar, Office dosyaları) tek bir yerde toplanmasını, paylaşılmasını ve sahadan erişilmesini sağlar. Amaç basit: ofiste hazırlanan veya yüklenen bir belge, sahadaki ekibin telefonunda anında ulaşılabilir olsun; sahada çekilen bir fotoğraf veya tutulan kayıt da ofise düzenli bir biçimde aksın.

Modülün iki yüzü var. Web portal (ofis) belgelerin asıl yönetim merkezidir: yöneticiler buradan dosya yükler, klasör düzenini kurar, gereksiz dosyaları siler ve listeyi arar. Mobil uygulama (saha) ise erişim ve çevrimdışı kullanım odaklıdır: teknisyen sahada bir belgeyi açtığında dosya telefona indirilip saklanır, böylece bağlantı koptuğunda bile o belgeye ulaşılabilir.

Belge yükleme ve silme gibi düzenleme işlemleri yetkiyle sınırlıdır. Bir belgeyi yüklemek için kullanıcının ilgili sahanın üyesi olması gerekir; Yönetici (ADMIN), Proje Müdürü (PROJECT_MANAGER) ve İSG (HSE) rolleri ise organizasyon genelinde belgelere erişebilir. Belge ve klasör silme yetkisi yalnızca Yönetici, Proje Müdürü ve Saha Müdürü (SITE_MANAGER) rollerine (ve belgeyi yükleyen kişiye) açıktır.

Bir belge yüklendiğinde, o sahanın diğer üyelerine “Yeni Belge Yüklendi” bildirimi gider. Böylece ekip, paylaşılan yeni dosyalardan haberdar olur.

Temel kavramlar

• Belge: Bir sahaya bağlı, buluta (S3) yüklenmiş tek bir dosya. Adı, türü (PDF/görsel/Office), boyutu, yükleyen kişisi ve yüklenme tarihi tutulur.
• Saha (Site): Her belge bir sahaya aittir. Web portalda belge listesi ve yükleme her zaman bir saha bağlamında çalışır; saha seçilmeden yükleme yapılamaz.
• Klasör: Bir saha içinde belgeleri gruplamak için kullanılan, iç içe geçebilen (alt klasörlü) yapı. Klasör oluşturma ve silme yetkili rollere açıktır. Bir klasör ancak içi boşsa silinebilir; dolu klasör silinmek istenirse önce içeriği boşaltılmalıdır.
• Yükleme limiti: Tek dosya için üst sınır 150 MB’tır (büyük teknik PDF’ler için). Kabul edilen türler: görseller, PDF ve Office dosyaları (Word, Excel).
• Depolama kotası: Her organizasyonun planına bağlı bir toplam depolama sınırı vardır. Bu sınıra ulaşıldığında yeni yükleme reddedilir ve plan yükseltmesi önerilir.
• Son belgeler (mobil): Sahada açtığınız belgelerin kısa geçmişi. Ana ekranda görünür ve tek dokunuşla yeniden açılır.
• İndirilen belgeler / çevrimdışı önbellek (mobil): Açtığınız belgeler telefona indirilip saklanır. Bu sayede bağlantı olmasa da daha önce açtığınız dosyalara ulaşırsınız.
• İmzalı bağlantı (signed URL): Belgeyi indirirken/görüntülerken kullanılan, süreli güvenli bir bağlantı. Süresi dolduğunda mobil uygulama önce telefondaki önbelleğe bakar, gerekirse yeniden indirir.

Adım adım kullanım

Web portalda (ofis)

Belgeleri görüntüleme ve arama

1. Sol menüden Belgeler sayfasını açın. Sayfa, ilgili sahanın belge listesini yükler.
2. Her belge satırında dosya adı, yüklenme tarihi, boyutu ve yükleyen kişi görünür. PDF/Office dosyaları belge simgesiyle, görseller resim simgesiyle gösterilir.
3. Üstteki arama kutusuna yazarak listeyi dosya adına göre anlık olarak süzebilirsiniz.

Belge yükleme

1. Sağ üstteki Belge Yükle düğmesine tıklayın.
2. Açılan dosya seçiciden bir veya birden fazla dosya seçin (görsel, PDF, Word, Excel). Dosyalar paralel olarak yüklenir.
3. Yükleme tamamlanınca başarı bildirimi görünür ve liste yenilenir. Bir dosya çok büyükse (150 MB üstü) veya organizasyonun depolama kotası dolduysa yükleme reddedilir ve hata mesajı gösterilir.

Belge indirme / görüntüleme

1. İlgili satırdaki indir simgesine tıklayın.
2. Belge, güvenli bir bağlantıyla yeni bir sekmede açılır. PDF ve görseller tarayıcıda görüntülenir; diğer türler indirilir.

Belge silme

1. İlgili satırdaki çöp kutusu simgesine tıklayın.
2. Çıkan onay penceresini onaylayın. Belge listeden ve buluttan kalıcı olarak kaldırılır.
3. Silme yetkisi yalnızca Yönetici, Proje Müdürü, Saha Müdürü rollerinde (ve belgeyi yükleyen kişide) vardır; yetkiniz yoksa işlem reddedilir.

Klasörlerle çalışma (yetkili roller)

• Bir sahanın belgeleri klasörlere ayrılabilir; klasörler iç içe alt klasörler içerebilir.
• Klasör oluşturma, klasör silme ve dosyaları belirli bir klasöre yükleme işlemleri Yönetici / Proje Müdürü / Saha Müdürü tarafından yapılır.
• Bir klasörü silmek için içinin boş olması gerekir. Klasörün altında belge veya alt klasör varsa silme reddedilir; önce içeriği taşıyın veya silin.

Mobilde (saha)

Mobil uygulama, belge yönetiminden çok erişim ve çevrimdışı kullanım içindir. Yeni belge yükleme ve klasör düzenleme ofis tarafında (web portal) yapılır.

Bir belgeyi açma

1. Belgeyi açmak istediğinizde uygulama önce telefonunuzdaki önbelleğe bakar; daha önce açtığınız bir dosyaysa anında, bağlantı olmasa bile açılır.
2. Telefonda yoksa ve çevrimiçiyseniz, dosya buluttan indirilip telefona kaydedilir ve açılır. Aynı belge bir daha indirilmez.
3. Açtığınız belge, “Son belgeler” geçmişine eklenir.

Son belgelere erişme

1. Ana ekranda “Son Belgeler” bölümünde, en son açtığınız dosyalar listelenir.
2. Bir öğeye dokunduğunuzda belge yeniden açılır (önce önbellekten, gerekirse indirerek).
3. Henüz hiç belge açmadıysanız bu bölümde “kayıt yok” mesajı görünür.

İndirilen (çevrimdışı) belgeleri yönetme

1. Ayarlar üzerinden İndirilen Belgeler / Depolama ekranını açın. Burada telefona indirilmiş tüm belgeler listelenir.
2. Üstte toplam boyut ve belge sayısı özeti görünür; böylece telefonda ne kadar yer kapladığını görürsünüz.
3. Bir belgeye dokunarak çevrimdışı bile olsa açabilirsiniz.
4. Bir belgeyi telefondan kaldırmak için satırdaki çöp kutusu simgesine dokunup onaylayın. Bu işlem yalnızca telefondaki yerel kopyayı siler; buluttaki belge ve diğer kullanıcıların erişimi etkilenmez.
5. Listeyi güncellemek için aşağı çekerek yenileyin.

Çevrimdışıyken davranış

• Daha önce açtığınız (telefonda önbelleğe alınmış) belgeler bağlantı olmadan da açılır.
• Hiç açmadığınız bir belgeyi çevrimdışıyken açmaya çalışırsanız uygulama, dosyanın çevrimdışı kullanılamadığını belirten bir uyarı gösterir. Bu dosyayı saha öncesinde, bağlantı varken bir kez açıp telefona indirmeniz gerekir.

İpuçları ve sık sorulanlar

• Sahaya çıkmadan önce belgeleri “ısıtın”. İhtiyaç duyacağınız planları/dokümanları, ofiste veya bağlantı varken bir kez açın. Açtığınız her belge telefona iner ve sahada bağlantı olmasa da kullanılabilir hâle gelir.
• “Belge çevrimdışı yok” uyarısı aldım. Bu, o belgeyi telefonunuza hiç indirmediğiniz anlamına gelir. Çevrimiçi olduğunuzda bir kez açın; sonrasında çevrimdışı erişilebilir.
• Yükleme web portalda yapılır. Yeni belge eklemek ve klasör düzeni kurmak ofis tarafının işidir. Sahadaki ekip, paylaşılan belgeleri görüntüler ve çevrimdışı kullanır.
• Yükleme için saha seçili olmalı. Web portalda bir dosya yüklemeden önce bir saha bağlamı gerekir; saha seçilmeden yükleme yapılamaz.
• “Depolama limitine ulaşıldı” hatası. Organizasyonunuzun plan kotası dolmuştur. Gereksiz büyük dosyaları silin veya planı yükseltin. Bir belge silindiğinde kullanılan alan geri açılır.
• Dosya boyutu sınırı 150 MB. Daha büyük dosyaları (örneğin çok ağır çizimler) sıkıştırarak veya bölerek yükleyin.
• Klasör silinmiyor. Klasör boş değilse silinemez. Önce içindeki belgeleri ve alt klasörleri taşıyın ya da silin.
• Bir belgeyi silemiyorum. Silme yetkisi Yönetici, Proje Müdürü ve Saha Müdürü rollerinde (ve belgeyi yükleyen kişide) vardır. Yetkiniz yoksa silme düğmesi işlevsizdir veya işlem reddedilir.
• Telefondaki belgeyi sildim, buluttan da silindi mi? Hayır. Mobildeki “İndirilen Belgeler” ekranından silme, yalnızca telefondaki çevrimdışı kopyayı kaldırır. Belge buluttaki yerinde kalır; istediğinizde yeniden indirebilirsiniz.
• Ofiste sildiğim belge, “Son belgeler” listemde hâlâ görünüyor. Çevrimiçi olduğunuzda uygulama erişimi yeniden denetler ve artık erişiminiz olmayan belgeyi “Son belgeler” listesinden düşürür. Ancak daha önce indirdiğiniz yerel kopya, siz kendiniz silene kadar telefonunuzda kalır.
• İndirme bağlantısı süresi. Web portalda indirme için kullanılan güvenli bağlantı sürelidir; süresi dolarsa indir simgesine yeniden tıklamanız yeterlidir. Mobilde bu durum sizi etkilemez, çünkü uygulama önce telefondaki kopyaya bakar.